Publicystyka - ngo.pl

W skrócie: Dla kogo uproszczona ewidencja?
Z uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPIK) mogą korzystać organizacje pozarządowe nieprowadzące działalności gospodarczej, niemające statusu organizacji pożytku publicznego, których przychody z poprzedniego roku nie przekroczyły określonej kwoty. Decydując się na UEPIK w 2027 roku, będziemy badać przychody z 2026 roku. Żeby móc skorzystać z UEPIK będziemy musieli się zmieścić w milionie złotych.

Uproszczona ewidencja to sposób na uniknięcie części obowiązków, które narzuca ustawa o rachunkowości, a które trudne są do spełnienia w przypadku części organizacji pozarządowych. Na taką „prostszą” księgowość mogą się zdecydować organizacje pozarządowe, ale nie wszystkie: wskazanie, które organizacje uprawnione są do stosowania UEPIK, znajduje się w ustawie o działalności pożytku.

TERMINY z art. 10a ustawy o działalności pożytku

O wyborze prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów jednostka, w terminie do końca trzeciego miesiąca roku podatkowego, w którym rozpoczyna prowadzenie ewidencji, a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność, w terminie 90 dni od dnia rozpoczęcia działalności, zawiadamia naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym.
(ustęp 3 w art. 10a)

Jednostka zawiadamia naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym o:
1) rezygnacji z prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów w terminie 90 dni od końca ostatniego miesiąca, w którym prowadzi tę ewidencję;
2) niespełnianiu warunków, o których mowa w ust. 1, w terminie 90 dni od końca ostatniego miesiąca roku podatkowego, w którym prowadzi uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów.
(ustęp 5 w art. 10a)

Możliwość prowadzenie UEPIK przez organizacje pozarządowe pojawiła się w 2015 roku. Wcześniej NGO-sy nie miały wyboru i musiały w każdym przypadku prowadzić pełną księgowość wg ustawy o rachunkowości. Pełna księgowość jest nadal dla wszystkich organizacji domyślną formą prowadzenia księgowości. Prowadzenie uproszczonej ewidencji wymaga więc odpowiedniego zgłoszenia. 

Jeśli NGO spełnia warunki wskazane w ustawie o pożytku (o nich poniżej), oraz podjęła (odpowiedni organ) decyzję o prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, to musi poinformować o tym urząd skarbowy.

Zgodnie z art. 10a ust. 3 ustawy o pożytku organizacja musi poinformować urząd o wyborze uproszczonej ewidencji "do końca trzeciego miesiąca roku podatkowego, w którym rozpoczyna prowadzenie ewidencji". W przypadku organizacji, których rok obrotowy zgadza się z rokiem kalendarzowym (a jest ich większość) termin zgłoszenia upływa z końcem marca.

Inaczej jest w przypadku organizacji, które dopiero powstały. Jeśli chcą prowadzić uproszczoną ewidencję, muszą zgłosić swoją decyzję do urzędu skarbowego w ciągu 90 dni od daty rozpoczęcia działalności.

Ustawa o działalności pożytku wskazuje, że należy zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego

• w przypadku rezygnacji "w terminie 90 dni od końca ostatniego miesiąca, w którym prowadzi tę ewidencję",
• w przypadku niespełniania warunków "w terminie 90 dni od końca ostatniego miesiąca roku podatkowego, w którym prowadzi uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów".

Warto przy tym zaznaczyć, że od 1 stycznia 2026 roku rezygnacja z prowadzenia UEPIK może nastąpić także w trakcie roku podatkowego. Na taką możliwość wskazuje ustęp 4a artykułu 10a: "Jednostka może zrezygnować z prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów w ciągu roku podatkowego z konsekwencją prowadzenia księgowości zgodnie z przepisami o rachunkowości od początku roku podatkowego, jeżeli decyzję w sprawie rezygnacji z prowadzenia tej ewidencji podejmie organ zatwierdzający w rozumieniu przepisów o rachunkowości".

Z uproszczonej ewidencji musimy zrezygnować jeśli przestaliśmy spełniać warunki zapisane w art. 10a ustawy o pożytku. Możemy też zadecydować o rezygnacji jeśli oceniliśmy, że nie jest to dobra forma prowadzenia księgowości w naszej organizacji.

Obowiązujący od 2025 roku zwiększony do MILIONA limit przychodów spowodował, że uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów może prowadzić znaczna większość organizacji pozarządowych w Polsce. Z UEPIK wyłączone są organizacje które mają status OPP oraz organizacje prowadzące działalność gospodarczą. Tych pierwszych jest w tej chwili mniej niż 10 tys. - z kolei działalność gospodarczą prowadzi ok. 14% organizacji. Biorąc to pod uwagę UEPIK nadal będzie dostępny dla (szacując ostrożnie) znacznie więcej niż połowy trzeciego sektora w Polsce.

To, że formalnie spełniamy warunki do prowadzenia uproszczonej ewidencji nie oznacza jednak jeszcze, że będzie to forma księgowości idealna dla naszej organizacji. Co roku przypominamy, żeby rozważyć przy wyborze lub rezygnacji nie tylko naszą aktualną sytuację (to czy dziś spełniamy określone ustawą warunki), ale również przewidzieć co może wydarzyć się w zbliżającym się okresie. Co należy wziąć pod uwagę zastanawiając się nad formą prowadzenia księgowości?

Rozważmy czy będziemy:

1. Ubiegać się o status OPP. Status pożytku daje nam różne możliwości – np. możemy ubiegać się o 1,5%. Jeśli nasza organizacja zdecyduje się na rejestrację statusu OPP, a będzie prowadzić UEPIK, to z rejestracją musimy poczekać do kolejnego roku obrotowego (lub zrezygnować z UEPIK w trakcie roku, co jest formalnie możliwe, ale może okazać się skomplikowane). Posiadanie statusu OPP przez organizację eliminuje ją z grona podmiotów, które mogą prowadzić UEPIK. Poważnie myślicie o statusie OPP? Nie decydujcie się na prowadzenie uproszczonej ewidencji.

2. Prowadzić działalność gospodarczą. Prowadzenia działalności gospodarczej nie można łączyć z UEPIK. Jeśli nic nie sprzedajecie, nie pobieracie i nie planujecie pobierać opłat za żadną z waszych usług (w ramach działalności gospodarczej), sytuacja jest bezpieczna. Przy UEPIK można prowadzić odpłatną działalność pożytku, trzeba jednak robić to bardzo uważnie i pilnować, żeby nie przemieniła się ona w działalność gospodarczą. Dobrze rozważcie więc ten aspekt zdobywania środków na działania NGO, zastanawiając się nad uproszczoną ewidencją. Zapomnijcie o UEPIK, kiedy w perspektywie roku planujecie rejestrować działalność gospodarczą!

3. Ubiegać się o wysokie dotacje / często startować w konkursach. UEPIK można łączyć z korzystaniem z dotacji, ale nie zawsze będzie to proste. Z pewnością większa liczba projektów (dotacji) i prowadzenie UEPIK może rodzić komplikacje. Przemyślmy więc, gdzie i o jakie środki planujemy ubiegać się w kolejnym roku. Jeśli przewidujemy dużą aktywność na tym polu, to UEPIK może nie być dla nas.

Dla organizacji pozarządowych, które prowadzą uproszczoną ewidencję istotne znaczenia ma kształt rozporządzenia w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego. 

Od 1 stycznia 2026 roku uproszczona ewidencja przychodów i kosztów prowadzona jest według zaleceń nowego rozporządzenia w sprawie UEPIK. Jeśli wybraliście lub planujecie wybrać UEPIK musicie znać rozporządzenie. Na jego podstawie przygotowaliśmy praktyczne FORMULARZE, które możecie wykorzystać do uproszczonej ewidencji.

FORMULARZE do prowadzenia UEPIK. Pliki zostały przygotowane w formacie XLS. Przejdź na stronę w PORADNIK i pobierz formularze [KLIKNIJ].