Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej musi być zatwierdzone
Twoja organizacja sporządziła już i podpisała sprawozdanie finansowe? Gratulacje! Ale to nie koniec obowiązków sprawozdawczych - jesteście dopiero po pierwszym ich etapie. Kolejny to zatwierdzenie sprawozdania. Co oznacza zatwierdzenie i kto go dokonuje w organizacji pozarządowej? Ile mamy czasu na zatwierdzenie sprawozdania? Zbieramy najważniejsze informacje.
Sprawozdanie finansowe najpierw sporządzamy i podpisujemy. To pierwszy etap. Często jest on mylony z drugim - z zatwierdzaniem sprawozdania. Pamiętajmy, że to dwie różne czynności - i dwa różne terminy. A także, bardzo często, różne osoby realizujące obowiązek. Informacji o organie, który zatwierdza sprawozdanie finansowe, szukamy w statucie organizacji pozarządowej.
Przypomnienie
Za sporządzenie sprawozdania odpowiada zarząd NGO. W praktyce na ogół sprawozdanie finansowe sporządza osoba zajmująca się księgowością w organizacji pozarządowej. Sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez osobę je sporządzającą oraz co najmniej jedną osobę z zarządu. Sprawozdania finansowe sporządzaliśmy i podpisywaliśmy do 31 marca 2025 roku. Ten etap powinniśmy mieć więc już za sobą!
Następnie sprawozdanie musi być przyjęte (ZATWIERDZONE] przez właściwe władze w organizacji.
Kiedy trzeba zatwierdzić sprawozdanie finansowe
Terminy sprawozdawcze w 2025 roku
- standardowy termin sporządzenia (i podpisania) sprawozdania finansowego – 31 marca (ten etap powinniśmy mieć już za sobą)
- standardowy termin ZATWIERDZENIA sprawozdania finansowego – 30 czerwca (na tym etapie koncentrujemy się teraz - w maju i czerwcu)
- standardowy termin wysłania sprawozdania finansowego (15 dni od zatwierdzenia sprawozdania) – najpóźniej do 15 lipca
Wskazane terminy to terminy dla podmiotów, które mają rok obrotowy taki sam, jak kalendarzowy (tak jest w większości NGO-sów).
Kto w organizacji pozarządowej ZATWIERDZA sprawozdanie finansowe?
Tej informacji trzeba poszukać w STATUCIE organizacji pozarządowej. W różnych NGO przyjęte są różne rozwiązania. Przyjęcie sprawozdania finansowego to inaczej podjęcie uchwały o jego zatwierdzeniu. Chociaż od 2019 roku sprawozdanie sporządzamy, podpisujemy i wysyłamy elektronicznie, to uchwała je zatwierdzająca może być sporządzana w wersji papierowej.
W fundacji, w której działa tylko zarząd, to zarząd sporządza i przyjmuje sprawozdanie finansowe. Jeśli w fundacji dodatkowo jest rada fundacji, to często ona ma taką kompetencję, jak przyjęcie sprawozdania – musi to jednak być zapisane w statucie.
W stowarzyszeniach rejestrowych często praktykuje się takie rozwiązanie, że zarząd sporządza sprawozdanie finansowe, komisja rewizyjna je opiniuje, a walne zebranie członków zatwierdza. Spotyka się też prostszą procedurę, która nie wymaga corocznego zwoływania walnego zebrania członków stowarzyszenia: zarząd stowarzyszenia sporządza sprawozdanie finansowe, a komisja rewizyjna je zatwierdza. Możliwe jest także, że to zarząd stowarzyszenia sporządza i zatwierdza sprawozdanie finansowe (a komisja rewizyjna je tylko opiniuje). Niezależnie od tego jakie rozwiązanie wybrało dane stowarzyszenie, rozwiązanie to musi być opisane w statucie.
Co, jeżeli statut nie dookreśla, kto ma taką kompetencję w stowarzyszeniu? Wtedy trzeba odwołać się do przepisów ustawy prawo o stowarzyszeniach. Zgodnie z zapisami art. 11, we wszystkich sprawach, które nie są przypisane do innych organów władzy w stowarzyszeniu, DECYDUJE WALNE ZEBRANIE stowarzyszenia – jako najwyższa władza w stowarzyszeniach.
PRZYPOMINAMY: Zatwierdzenie sprawozdania to UCHWAŁA
Organ zatwierdzający sprawozdanie w organizacji pozarządowej przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu. Jest ona podpisywana przez osoby z organu zatwierdzającego (np. przewodniczącego i protokolanta walnego zebrania - w przypadku stowarzyszenia).
Uchwała może być w wersji papierowej - składamy na niej wtedy podpisy osobiste na papierze, bądź w wersji elektronicznej - wtedy stosujemy podpisy elektroniczne (np. podpis zaufany).
Sporządzenie i podpisanie oraz zatwierdzenie to nie to samo
Kolejność działań przy realizacji obowiązków sprawozdawczych jest ważna. Nie należy mylić pierwszego zasadniczego etapu - sporządzenia i podpisania sprawozdania, etapu który jest przypisany do księgowości NGO i do zarządu - od zatwierdzenia (które - jak wskazaliśmy powyżej - może być obowiązkiem różnych ciał).
Zależności między sporządzaniem, podpisywaniem, zatwierdzaniem i wysyłaniem ilustruje film 👇
Informacje o zatwierdzaniu sprawozdania znajdziesz ponadto w następujących materiałach dotyczących realizacji obowiązków sprawozdawczych:
- Jak w 2025 r. wysłać do KRS elektronicznie podpisane sprawozdanie finansowe NGO z działalnością gospodarczą? [INSTRUKCJA]
- Jak w 2025 r. wysłać do KAS elektronicznie podpisane sprawozdanie finansowe NGO bez działalności gospodarczej? [INSTRUKCJA]
- Sprawozdanie finansowe - informacje ogólne
- Sprawozdanie finansowe NGO za 2024 rok - to musisz wiedzieć [film]
Śledź, zamów!
✔️ wątek SPRAWOZDANIA (zebrane najnowsze informacje dotyczące sprawozdań, ukazujące się na bieżąco w portalu ngo.pl)
✔️ PDF: „Poradnik o sprawozdaniu finansowym za 2024 r. Jak przygotować, podpisać i złożyć sprawozdanie Twojej organizacji” (od EduNGO)
Dodaj informację do portalu ngo.pl!
Czekamy na Twój artykuł, komentarz, wywiad czy relację. Dotrzyj ze swoją informacją do tysięcy osób, które czytają ngo.pl.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
-
●Dorota Setniewska, ngo.pl
-
●Anna Mucha, Stowarzyszenie MOST
-
●Anna Mucha, Stowarzyszenie MOST
-
●Iwona Danilewicz