Twoja organizacja sporządziła już i podpisała sprawozdanie finansowe? Gratulacje! Ale to nie koniec obowiązków sprawozdawczych - jesteście dopiero po pierwszym ich etapie. Kolejny to zatwierdzenie sprawozdania. Co oznacza zatwierdzenie i kto go dokonuje w organizacji pozarządowej? Ile mamy czasu na zatwierdzenie sprawozdania? Zbieramy najważniejsze informacje.
Sprawozdanie finansowe najpierw sporządzamy i podpisujemy. To pierwszy etap. Często jest on mylony z drugim - z zatwierdzaniem sprawozdania. Pamiętajmy, że to dwie różne czynności - i dwa różne terminy. A także, bardzo często, różne osoby realizujące obowiązek. Informacji o organie, który zatwierdza sprawozdanie finansowe, szukamy w statucie organizacji pozarządowej.
Przypomnienie
Za sporządzenie sprawozdania odpowiada zarząd NGO. W praktyce na ogół sprawozdanie finansowe sporządza osoba zajmująca się księgowością w organizacji pozarządowej. Sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez osobę je sporządzającą oraz co najmniej jedną osobę z zarządu. Sprawozdania finansowe sporządzaliśmy i podpisywaliśmy do 31 marca 2024 roku. Ten etap powinniśmy mieć więc już za sobą!
Następnie sprawozdanie musi być przyjęte (ZATWIERDZONE] przez właściwe władze w organizacji.
Kiedy trzeba zatwierdzić sprawozdanie finansowe
Terminy sprawozdawcze w 2025 roku
- standardowy termin sporządzenia (i podpisania) sprawozdania finansowego – 31 marca (ten etap powinniśmy mieć już za sobą)
- standardowy termin ZATWIERDZENIA sprawozdania finansowego – 30 czerwca (na tym etapie koncentrujemy się teraz - w maju i czerwcu)
- standardowy termin wysłania sprawozdania finansowego (15 dni od zatwierdzenia sprawozdania) – najpóźniej do 15 lipca
Wskazane terminy to terminy dla podmiotów, które mają rok obrotowy taki sam, jak kalendarzowy (tak jest w większości NGO-sów).
Kto w organizacji pozarządowej ZATWIERDZA sprawozdanie finansowe?
Tej informacji trzeba poszukać w STATUCIE organizacji pozarządowej. W różnych NGO przyjęte są różne rozwiązania. Przyjęcie sprawozdania finansowego to inaczej podjęcie uchwały o jego zatwierdzeniu. Chociaż od 2019 roku sprawozdanie sporządzamy, podpisujemy i wysyłamy elektronicznie, to uchwała je zatwierdzająca może być sporządzana w wersji papierowej.
W fundacji, w której działa tylko zarząd, to zarząd sporządza i przyjmuje sprawozdanie finansowe. Jeśli w fundacji dodatkowo jest rada fundacji, to często ona ma taką kompetencję, jak przyjęcie sprawozdania – musi to jednak być zapisane w statucie.
W stowarzyszeniach rejestrowych często praktykuje się takie rozwiązanie, że zarząd sporządza sprawozdanie finansowe, komisja rewizyjna je opiniuje, a walne zebranie członków zatwierdza. Spotyka się też prostszą procedurę, która nie wymaga corocznego zwoływania walnego zebrania członków stowarzyszenia: zarząd stowarzyszenia sporządza sprawozdanie finansowe, a komisja rewizyjna je zatwierdza. Możliwe jest także, że to zarząd stowarzyszenia sporządza i zatwierdza sprawozdanie finansowe (a komisja rewizyjna je tylko opiniuje). Niezależnie od tego jakie rozwiązanie wybrało dane stowarzyszenie, rozwiązanie to musi być opisane w statucie.
Co, jeżeli statut nie dookreśla, kto ma taką kompetencję w stowarzyszeniu? Wtedy trzeba odwołać się do przepisów ustawy prawo o stowarzyszeniach. Zgodnie z zapisami art. 11, we wszystkich sprawach, które nie są przypisane do innych organów władzy w stowarzyszeniu, DECYDUJE WALNE ZEBRANIE stowarzyszenia – jako najwyższa władza w stowarzyszeniach.
PRZYPOMINAMY: Zatwierdzenie sprawozdania to UCHWAŁA
Organ zatwierdzający sprawozdanie w organizacji pozarządowej przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu. Jest ona podpisywana przez osoby z organu zatwierdzającego (np. przewodniczącego i protokolanta walnego zebrania - w przypadku stowarzyszenia).
Uchwała może być w wersji papierowej - składamy na niej wtedy podpisy osobiste na papierze, bądź w wersji elektronicznej - wtedy stosujemy podpisy elektroniczne (np. podpis zaufany).
Sporządzenie i podpisanie oraz zatwierdzenie to nie to samo
Kolejność działań przy realizacji obowiązków sprawozdawczych jest ważna. Nie należy mylić pierwszego zasadniczego etapu - sporządzenia i podpisania sprawozdania, etapu który jest przypisany do księgowości NGO i do zarządu - od zatwierdzenia (które - jak wskazaliśmy powyżej - może być obowiązkiem różnych ciał).
Zależności między sporządzaniem, podpisywaniem, zatwierdzaniem i wysyłaniem ilustruje film 👇
Informacje o zatwierdzaniu sprawozdania znajdziesz ponadto w następujących materiałach dotyczących realizacji obowiązków sprawozdawczych:
- Jak w 2025 r. wysłać do KRS elektronicznie podpisane sprawozdanie finansowe NGO z działalnością gospodarczą? [INSTRUKCJA]
- Jak w 2025 r. wysłać do KAS elektronicznie podpisane sprawozdanie finansowe NGO bez działalności gospodarczej? [INSTRUKCJA]
- Sprawozdanie finansowe - informacje ogólne
- Sprawozdanie finansowe NGO za 2024 rok - to musisz wiedzieć [film]
Śledź, zamów!
✔️ wątek SPRAWOZDANIA (zebrane najnowsze informacje dotyczące sprawozdań, ukazujące się na bieżąco w portalu ngo.pl)
✔️ PDF: „Poradnik o sprawozdaniu finansowym za 2024 r. Jak przygotować, podpisać i złożyć sprawozdanie Twojej organizacji” (od EduNGO)
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
