Publicystyka - ngo.pl

W wielu przypadkach nie musisz opierać przetwarzania danych darczyńców na zgodzie. Stowarzyszenia i fundacje mogą legalnie przetwarzać dane darczyńców, opierając się na podstawie: umowy, obowiązku prawnego lub prawnie uzasadnionego interesu.

Przetwarzając dane darczyńców, realizujesz różne cele – dlatego podstaw przetwarzania danych osobowych może być kilka. Nie opieraj się automatycznie na zgodzie – w wielu przypadkach istnieją bardziej adekwatne podstawy. W zależności od celu przetwarzania rozważ inne podstawy. Może to być:

• Umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Jeśli przetwarzasz dane darczyńcy w celu zawarcia i realizacji umowy darowizny (przekazania pieniędzy) oraz zapewnienia technicznej obsługi wpłaty.

Pamiętaj, że samo wykonanie przelewu to realizacja umowy darowizny. Nie potrzebujesz podpisywać osobnego dokumentu. Dobrą praktyką jest przygotowanie regulaminu darowizn.

• Obowiązek prawny organizacji (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

Jeśli przetwarzasz dane w celu spełnienia obowiązków wynikających z przepisów np. podatkowych, rachunkowych (np. NGO musi przechowywać dokumentację o darowiznach).

• Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Z tej podstawy możesz skorzystać, gdy przetwarzasz dane darczyńców w celu przesyłania im – mailowo, listownie – podziękowań za darowiznę lub informacji o bieżącej działalności statutowej organizacji (np. osiągnięciach, realizowanych projektach, możliwościach wsparcia). Taka komunikacja powinna być proporcjonalna i nie może być uciążliwa dla odbiorcy.

Organizacja nie może udostępniać danych osobowych darczyńców beneficjentom (np. innym uczestnikom projektu), nawet w celu umożliwienia złożenia podziękowań, bez uprzedniego wyraźnego wyrażenia zgody przez darczyńcę. Takie udostępnienie danych wymaga podstawy prawnej, którą w tym przypadku może być jedynie dobrowolna zgoda darczyńcy.

Uwaga! Jeśli planujesz wysyłać informacje o działalności lub prośby o dalsze wsparcie, upewnij się, że nie naruszasz przepisów ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Jeśli przesyłane informacje mają charakter informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, ich przesyłanie drogą elektroniczną (e-mail, SMS) lub telefoniczną wymaga uzyskania od odbiorcy osobnych zgód (art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej).

Pamiętaj o przestrzeganiu zasady minimalizacji i ograniczonego przechowywania danych. Przetwarzaj tylko dane niezbędne do celu i nie dłużej, niż to konieczne (ustal okres ich przetwarzania).

• Zapewnij dostęp do klauzuli informacyjnej w momencie pozyskiwania danych osobowych darczyńcy (np. na stronie internetowej, na której znajduje się prośba o przekazanie darowizny).
• Klauzula informacyjna powinna zawierać wszystkie wymagane przez RODO elementy, w tym cele i podstawy przetwarzania danych osobowych. Jeśli planujesz przesyłać podziękowania za darowiznę lub informacje o działalności statutowej, musisz to wprost wskazać w klauzuli.
• Pamiętaj, aby klauzula była zrozumiała, napisana prostym językiem i szczegółowa – darczyńca powinien mieć jasność, kto, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarza jego dane.

Przykład:

Na stronie internetowej, gdzie zbierasz darowizny umieść (jak np. tutaj przy przekazywaniu darowizn dla Stowarzyszenia Klon/Jawor):

☑  checkbox z akceptacją regulaminu przekazywania darowizn, kampanii (jeśli taki stosujesz)

☑  checkbox potwierdzający zapoznanie się z klauzulą informacyjną  z linkiem do jej treści