Publicystyka - ngo.pl

Autor: Krzysztof Martyniak – ekspert ds. równego traktowania. Stan prawny: 5 listopada 2026 r.

Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 2026 poz. 1046) wchodzi w życie 5 listopada 2026 r. Dodany nią art. 94³ᵃ Kodeksu pracy nakazuje pracodawcy zatrudniającemu co najmniej 10 pracowników ustalić w regulaminie reguły, procedury oraz częstotliwość działań przeciwdziałających naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracownika, naruszaniu zasady równego traktowania, dyskryminacji oraz mobbingowi. Nie musi tego robić, jeśli te zasady są już określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Treść regulaminu pracodawca uzgadnia z zakładową organizacją związkową (gdy działa ich kilka – ze wszystkimi, a jeśli to niemożliwe – z organizacjami reprezentatywnymi), a gdy związków nie ma – z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Jeśli w ciągu 30 dni od przedstawienia projektu nie dojdzie do uzgodnienia, pracodawca ustala treść regulaminu sam, uwzględniając ustalenia z rozmów (art. 94³ᵃ § 2–5 KP). Pracodawcy, u których regulamin jest wymagany, mają na jego wprowadzenie – albo na dostosowanie regulaminu pracy – sześć miesięcy od wejścia w życie ustawy (art. 4 ustawy nowelizującej), czyli czas do 5 maja 2027 r. Ten obowiązek sformalizowanej polityki antydyskryminacyjnej obejmuje także małe firmy. Dla porównania: regulamin pracy jest obowiązkowy dopiero od 50 pracowników (art. 104 § 1¹ KP), a u pracodawcy zatrudniającego od 20 do 49 pracowników – na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 104 § 3 KP).

Co musi być w regulaminie: cztery obszary

Ustawa wymaga, by regulamin określał reguły, procedury oraz częstotliwość działań w czterech obszarach przeciwdziałania (art. 94³ᵃ § 1 KP):

1. naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika;
2. naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu;
3. dyskryminacji;
4. mobbingowi.

Ustawa nie podaje gotowej listy rozdziałów. Z obowiązku systematycznego przeciwdziałania – przez działania prewencyjne, wykrywanie, właściwe reagowanie, działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych (art. 18³ᵍ i 94³ § 1 KP) – wynika jednak, co regulamin powinien opisywać w praktyce. Są to: tryb zgłaszania i rozpatrywania zgłoszeń, terminy, ochrona osób zgłaszających i udzielających wsparcia, działania naprawcze i wsparcie. „Częstotliwość działań” oznacza, że trzeba też wpisać, jak często podejmujesz poszczególne działania – na przykład szkolenie raz w roku, przegląd regulaminu co dwa lata. Gdy w firmie obowiązuje regulamin pracy, zasady te powinny się w nim znaleźć, chyba że pracodawca wydał odrębny regulamin (art. 104¹ § 1 pkt 10 KP). Zasady mogą też wynikać z układu zbiorowego pracy (art. 94³ᵃ § 1 KP) – wtedy odrębny regulamin nie jest potrzebny. Nowelizacja dopisała też do obowiązków każdego pracodawcy – niezależnie od wielkości firmy – przeciwdziałanie nierównemu traktowaniu, dyskryminacji i mobbingowi oraz naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracownika (art. 94 pkt 2b–2c KP). Innymi słowy: regulamin jest obowiązkowy od 10 pracowników, ale obowiązek przeciwdziałania – od pierwszego.

Dlaczego firma dziewięcioosobowa też powinna mieć zasady: cztery powody

1. Ciężar dowodu. Od 5 listopada 2026 r. pracownik, który uprawdopodobni dyskryminację, przerzuca ciężar dowodu na pracodawcę – także w postępowaniu wewnętrznym (art. 18³ᶠ KP). Pracodawca bez procedury nie ma czym się bronić: nie ma protokołu, nie ma daty zgłoszenia, nie ma zapisanej reakcji.
2. Koszt. Zadośćuczynienie za dyskryminację nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie – 4 806 zł brutto w 2026 r., 4 950 zł brutto od 1 stycznia 2027 r. Przy wielokrotnym naruszeniu wynosi co najmniej trzykrotność minimalnego wynagrodzenia (14 850 zł w 2027 r.), a za mobbing – co najmniej sześciokrotność (w 2026 r. co najmniej 28 836 zł (6 × 4 806 zł), od 2027 r. co najmniej 29 700 zł). W każdym z tych przypadków pracownik może też dochodzić odszkodowania (art. 18³ᵈ, 94³ § 11 KP). Pracodawca, który wypłacił zadośćuczynienie lub odszkodowanie z tytułu mobbingu, może dochodzić od sprawcy wyrównania szkody w wysokości odpowiadającej stopniowi winy sprawcy i pracodawcy (art. 94³ § 12 KP). Udokumentowane przeciwdziałanie pomaga wtedy wykazać, że wina leży po stronie sprawcy.
3. Łatwiejsza droga do sądu. Od 5 listopada 2026 r. sprawy o mobbing i naruszenie zasady równego traktowania rozpoznają sądy rejonowe (art. 461 § 1¹ KPC), a sąd nie oddali powództwa tylko dlatego, że pracownik wskazał inną podstawę – na przykład mobbing zamiast dyskryminacji (art. 477⁶ᵃ KPC). Próg dla pracownika jest niższy.
4. Mała firma, większe ryzyko. Procedura w firmie, gdzie „wszyscy się znają”, jest ważniejsza, a nie mniej ważna: właściciel jest zwykle jednocześnie przełożonym, świadkiem i jedyną osobą, do której można zgłosić sprawę.

Wersja minimalna dla firmy do 9 pracowników: sześć punktów na jednej stronie

Wystarczy sześć punktów:

1. Zasada – nie tolerujemy dyskryminacji, molestowania, molestowania seksualnego i mobbingu (z definicjami z Kodeksu pracy w brzmieniu od 5 listopada 2026 r.).
2. Do kogo zgłosić – właściciel oraz druga, wskazana osoba, na wypadek gdy sprawa dotyczy właściciela.
3. W jakiej formie – ustnie, e-mailem, na piśmie; anonimowo – z zastrzeżeniem, że ogranicza to możliwość wyjaśnienia sprawy.
4. Co się dzieje po zgłoszeniu – rozmowa w ciągu 7 dni, notatka, wyjaśnienie w ciągu 30 dni, informacja zwrotna dla zgłaszającego.
5. Zakaz odwetu – wobec zgłaszających, świadków i osób udzielających wsparcia (art. 18³ᵉ KP).
6. Pomoc z zewnątrz – Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), Rzecznik Praw Obywatelskich (RPO), sąd pracy.

Do tego podpis pracowników, że zapoznali się z dokumentem, i przypomnienie raz w roku. Wzór takiej wersji zawiera załącznik D do Kodeksu Równości i Inkluzywności wydanego w projekcie „STOP DYSKRYMINACJI”; można go bezpłatnie pobrać i dostosować.

Firma 10–20 osób: siedem kroków do maja 2027 r.

1. Krok 1: policz pracowników (umowy o pracę, nie zlecenia) i sprawdź, czy próg 10 jest osiągnięty – także w perspektywie planowanych zatrudnień.
2. Krok 2: wybierz formę – zasady mogą znaleźć się w odrębnym regulaminie albo w regulaminie pracy, jeśli go masz (art. 94³ᵃ § 1, art. 104¹ § 1 pkt 10 KP). W firmie, która nie ma regulaminu pracy, naturalnym wyborem jest odrębny regulamin.
3. Krok 3: wyłoń przedstawicieli pracowników, jeśli w firmie nie działa związek zawodowy – w trybie przyjętym u pracodawcy, na przykład na zebraniu z głosowaniem i protokołem (art. 94³ᵃ § 5 KP).
4. Krok 4: przygotuj projekt na podstawie wzoru; uzupełnij pola przeznaczone do dostosowania: kto przyjmuje zgłoszenia, w jakich terminach, kto prowadzi wyjaśnienie, jak je dokumentuje i jak często podejmujesz działania zapobiegawcze.
5. Krok 5: uzgodnij treść z przedstawicielami lub związkiem – spotkanie, uwagi, protokół uzgodnienia. Jeśli w ciągu 30 dni nie dojdzie do uzgodnienia, ustalasz treść sam, uwzględniając ustalenia z rozmów (art. 94³ᵃ § 4–5 KP).
6. Krok 6: ogłoś regulamin w sposób przyjęty w firmie i zbierz potwierdzenia zapoznania się. Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników (art. 104³ w zw. z art. 94³ᵃ § 6 KP). Nowe osoby zapoznaj z nim przed dopuszczeniem do pracy.
7. Krok 7: przeszkol osoby przyjmujące zgłoszenia – godzina, nie dzień – i zaplanuj przegląd regulaminu po roku.

Najczęstsze błędy przy pisaniu regulaminu

1. Definicje sprzed nowelizacji. Definicja mobbingu od 5 listopada 2026 r. jest inna: uporczywe nękanie, czyli nękanie powtarzalne, nawracające lub stałe, bez wymogu długotrwałości i rozstroju zdrowia (art. 94³ § 2–3 i 11 KP). Kopiowanie starych wzorów z internetu to błąd.
2. Właściciel jako jedyny adresat zgłoszeń – bez alternatywy dla spraw, które dotyczą właściciela.
3. Brak terminów. „Niezwłocznie” nie jest terminem. Źle: „Zgłoszenia rozpatrywane są niezwłocznie”. Dobrze: „Osoba przyjmująca zgłoszenie kontaktuje się ze zgłaszającym w ciągu 7 dni, a wyjaśnienie kończy w ciągu 30 dni”.
4. Brak ochrony świadków i osób udzielających wsparcia, choć nowelizacja chroni ich wprost (art. 18³ᵉ § 3 KP).
5. Brak częstotliwości działań – ustawa jej wymaga, a regulamin bez kalendarza szkoleń i przeglądów jest niepełny.
6. Procedura, której nikt nie przeczytał – regulamin w segregatorze nie chroni nikogo.
7. Regulamin napisany „na wszelki wypadek”, bez rozmowy z ludźmi – to błąd najdroższy. Uzgodnienie z przedstawicielami pracowników nie jest formalnością, lecz jedyną okazją, by dowiedzieć się, czy ktoś w ogóle odważy się z procedury skorzystać.

Jak chronić obie strony

Co zrobić jutro

Policz pracowników. Wyznacz drugą osobę do przyjmowania zgłoszeń. Pobierz wzór i zaznacz pola do dostosowania. Jeśli masz co najmniej 10 pracowników, zaplanuj na styczeń 2027 r. spotkanie z przedstawicielami pracowników – tak, by przed 5 maja 2027 r. zmieściło się 30 dni na uzgodnienie i dwa tygodnie do wejścia regulaminu w życie. Wzór regulaminu i wersji minimalnej znajdziesz w Kodeksie Równości i Inkluzywności wydanym w projekcie „STOP DYSKRYMINACJI”.

Gdzie szukać pomocy

• Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) – Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu, ul. Marcelińska 90, 60-324 Poznań, tel. 61 628 40 00, [email protected]; porady prawne (także dla pracodawców): pn 9–18, wt–pt 9–15; infolinia: 801 002 006 (z telefonów stacjonarnych), 459 599 000 (z telefonów komórkowych); oddziały: Piła (tel. 61 628 42 50), Ostrów Wielkopolski (tel. 61 628 42 00), Leszno (tel. 61 628 41 50), Konin (tel. 61 628 41 00).
• Nieodpłatna pomoc prawna – punkty w każdym powiecie; zapisy przez starostwo lub np.ewidencja.gov.pl.
• Projekt „STOP DYSKRYMINACJI” – opisz swoją sytuację w formularzu na stronie stopdyskryminacji.pl/potrzebuje-pomocy (bezpłatnie i poufnie); samoocena firmy: stopdyskryminacji.pl/samoocena.

Stan prawny na dzień 5 listopada 2026 r. Autor: Krzysztof Martyniak. Tekst zawiera informacje ogólne i nie jest poradą prawną w indywidualnej sprawie.

Pełna wersja tekstu i PDF: https://stopdyskryminacji.pl/artykuly/regulamin-antydyskryminacyjny-od-10-pracownikow-maj-2027/

Projekt „STOP DYSKRYMINACJI” nr FEWP.06.10-IP.01-0136/25 jest dofinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w ramach programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021–2027. Realizatorzy: Stowarzyszenie Edukacyjne „Nieskończoność” (lider) i Stowarzyszenie na rzecz Zrównoważonego Rozwoju „Pro Ukraina” (partner). Więcej: stopdyskryminacji.pl. 

Tekst na licencji CC BY-NC-ND 4.0.