Publicystyka - ngo.pl

Sprawozdanie finansowe sporządzane jest w formie elektronicznej. Pod sprawozdaniem składamy elektroniczne podpisy. Mogą to być podpisy elektroniczne kwalifikowane (płatne) - można też wykorzystać bezpłatny profil zaufany (rekomendujemy).

Podpisanie sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej może być skomplikowane szczególnie przy bardzo licznym zarządzie NGO. Z myślą o takich dużych zarządach przygotowano kilka lat temu przepisy, które miały ułatwić im pracę. Część podpisów mogą zastąpić oświadczenia. 

Zbieramy informacje, które pomogą Ci prawidłowo i świadomie wybrać optymalny dla Twojej organizacji sposób podpisywania sprawozdania finansowego.

Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest "kierownik jednostki", czyli jedno lub wieloosobowy organ zarządzający organizacją – najczęściej jest to zarząd. W praktyce, sporządzającym sprawozdanie finansowe będzie osoba odpowiedzialna za księgowość lub zewnętrzna firma, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przygotowane sprawozdanie w pierwszej kolejności podpisuje właśnie osoba, która je sporządziła. Następnie pod sprawozdaniem podpisuje się "kierownik jednostki" - ZARZĄD.

Sposób pierwszy - podpisy wszystkich członków zarządów pod sprawozdaniem finansowym organizacji pozarządowej - funkcjonował od kiedy wprowadzono obowiązek elektronicznego sporządzania i podpisywania sprawozdań finansowych. Zebranie elektronicznych podpisów od wszystkich członków zarządu nadal dla wielu organizacji jest sporym kłopotem. Jednak organizacje z niewielkimi zarządami (dwu-trzy osobowymi) nie powinny rezygnować z tego sposobu. W ich przypadku zebranie wszystkich podpisów może okazać się znacznie prostsze niż właściwe zebranie i przygotowanie oświadczeń.  

W przypadku większych zarządów warto ustalić czy członkowie mają odpowiednie podpisy (kwalifikowane lub zaufane), czy będą w odpowiednim czasie mogli z nich skorzystać i na ile to jest dla nich wygodne/kłopotliwe. Drugi sposób z co najmniej jednym członkiem zarządu wydaje się oczywisty przy zarządach wieloosobowych, ale sami musicie ocenić, jak to jest w waszym konkretnym przypadku. Może się okazać, że w licznych, ale dobrze czujących się w elektronicznym świecie zarządach, zebranie wszystkich podpisów będzie mniej uciążliwe niż właściwa dokumentacja całego procesu (oświadczenia).

Teoretycznie prostszy wariant, z co najmniej jednym członkiem zarządu, też wymaga pewnego skupienia i staranności. Poniżej opisujemy bezpieczny w naszym przekonaniu sposób postępowania z jednym podpisem i oświadczeniami.

KOLEJNOŚĆ DZIAŁAŃ

1. Osoba sporządzająca przygotowuje sprawozdanie i jednocześnie (zobacz sposoby podpisywania wyżej) musi się pod nim podpisać.
2. Sporządzone i podpisane przez osobę sporządzającą sprawozdanie trafia do zarządu, który może zobaczyć co w nim jest i ocenić czy w takim kształcie będzie chciał się pod nim podpisać.
3. Zbieramy od tych członków zarządu, którzy nie będą podpisywać sprawozdania, oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy.
4. Na końcu wybrany członek zarządu ("co najmniej jeden" - jak mówi ustawa) składa swój elektroniczny podpis pod sprawozdaniem.

OŚWIADCZENIA

Najłatwiej i najbezpieczniej będzie przygotować oświadczenia papierowe. Trzeba pamiętać, żeby miały one datę ustaloną pomiędzy datą podpisania sprawozdania przez osobę sporządzającą a datą podpisania sprawozdania przez wybranego członka. Może to być również ta sama data dla wszystkich wskazanych tu czynności (podpisu osoby sporządzającej, oświadczeń i podpisu członka). Ponieważ na oświadczeniach papierowych nie podajemy godziny podpisania, unikamy komplikacji, która mogłaby wystąpić na oświadczeniach podpisywanych elektronicznie (na takich oświadczeniach zapisuje się data podpisu co do sekundy). Oświadczenia papierowe dają nam więc nieco większą swobodę i nie trzeba tak bardzo uważać. Oczywiście podpisane oświadczenia papierowe muszą zostać następnie zapisane elektronicznie (np. zeskanowane). Będziemy je w tej formie wysyłali razem ze sprawozdaniem finansowym do KRS lub KAS.

Pamiętajcie: sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej to dopiero zamknięcie pierwszego etapu prac. Kolejne etapy i kolejne czynności omawiamy np. tu 👇(zobacz film). Kolejność ma znaczenie!

Pobierz bezpłatny fragment, kup tutaj – Poradnik o sprawozdaniu finansowym za 2025.

Polecamy też wzory uchwał:
– Zatwierdzenie sprawozdania finansowego fundacji. Wzór uchwały,
– Zatwierdzenie sprawozdania finansowego stowarzyszenia. Wzór uchwały.