Publicystyka - ngo.pl

Wzór
Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej jest sporządzane zgodnie z załącznikiem numer 6 do ustawy o rachunkowości.

Podpisy
Sprawozdanie podpisywane jest elektronicznie. Możliwe są dwa sposoby podpisania sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej: 

• sposób pierwszy - sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu.
• sposób drugi - sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz jedna osoba z zarządu. Pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu składają oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.

Terminy sprawozdawcze
Terminy sporządzania, podpisywania, zatwierdzania i wysyłania sprawozdań w 2026 są następujące: 

• standardowy termin sporządzenia (i podpisania) sprawozdania finansowego – 31 marca
• standardowy termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego – 30 czerwca
• standardowy termin wysłania sprawozdania finansowego (15 dni od zatwierdzenia sprawozdania) – najpóźniej do 15 lipca.

Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (najczęściej księgowy, księgowa) robi sprawozdanie finansowe według załącznika nr 6 (bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa). W 2026 r. roku sprawozdanie finansowe musi być zrobione w tzw. strukturze logicznej. 

Do stworzenia pliku w strukturze logicznej można wykorzystać bezpłatną aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów
https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2

Technicznie oznacza to wpisanie po kolei w poszczególne pola aplikacji informacji o naszych przychodach, kosztach, wyniku, aktywach, pasywach, itd. Po wpisaniu trzeba wygenerować plik (ma rozszerzenie .xml) i zapisać do na swoim komputerze. 

Uwaga! Plik .xml jest “nieczytalny” a warto, żeby przed podpisaniem sprawozdania osoby z zarządu mogły się z nim zapoznać. Dlatego warto wygenerować plik z wersji “czytanej”. W tym celu można skorzystać z funkcji "Wizualizacje sprawozdań” dostępnej w aplikacji e-Sprawozdania. Technicznie trzeba wczytać plik .xml ze sprawozdaniem po czym zapisać ten plik w pdf. Plik sprawozdania w pdf nie jest sprawozdaniem, służy tylko do odczytania informacji zawartych w sprawozdaniu. W takiej formie można go przesłać do osób z zarządu.

Sprawozdanie finansowe podpisuje się podpisem elektronicznym. Może to być bezpłatny podpis zaufany (profil zaufany) albo płatny podpis kwalifikowany albo podpis osobisty (dla osób posługujących się elektronicznym dowodem osobistym).  

Sposób pierwszy 
Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu. 

Sposób drugi
Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz jedna osoba z zarządu (co najmniej jedna - tak mówi ustawa o rachunkowości). Pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu składają oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.

Wszystkie osoby, które będą podpisywały sprawozdanie finansowe muszą mieć podpis elektroniczny. Najprościej i najtaniej jest założyć SWÓJ osobisty profil zaufany.

Profil zaufany to forma internetowego potwierdzenia tożsamości danej osoby fizycznej. Dzięki niemu osoba fizyczna może przez internet podpisywać dokumenty składane do różnych urzędów publicznych. 

Szczegółowe informacje o tym, jak założyć konto i potwierdzić profil zaufany są dostępne tutaj: https://pz.gov.pl/pz/index.

Usługa podpisywania sprawozdania finansowego profilem zaufanym dostępna jest w aplikacji e-Sprawozdania pod hasłem “Podpisz sprawozdanie”.  

Przed podpisaniem warto sprawdzić czy podpisujemy właściwy plik. Można to zrobić np. sprawdzając czy ma inicjały osoby, która go podpisała przed nami (jeśli nie jesteśmy pierwszą osobą podpisującą) albo czy po “wczytaniu” pliku pokazuje się informacja o wcześniejszych podpisach. 

Podpisany dokument należy pobrać. Warto dodać do nazwy pliku swoje inicjały - będzie wiadomo, że to ten podpisany przez ciebie. W zależności od wybranego sposobu podpisywania sprawozdania finansowego (wybrana osoba lub wszystkie osoby z zarządu), przekazujemy plik dalej (kolejnym osobom do podpisu), lub zostawiamy podpisany - mamy już sporządzone i podpisane sprawozdanie.

Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone. Ostateczny termin zatwierdzenia sprawozdania dla organizacji, których rok obrotowy jest taki jak kalendarzowy, mija 30 czerwca.

Kto zatwierdza sprawozdanie? To zależy od zapisów statutu. W przypadku stowarzyszenia, klubu sportowego to najczęściej walne zebranie członków. W przypadku fundacji rada fundacji albo zarząd.

Organ zatwierdzający przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Uchwała może mieć wersję papierową (z odręcznymi podpisami) albo elektroniczną (z elektronicznymi podpisami). Uchwałę warto zapisać np. w specjalnym folderze „sprawozdanie_finansowe_2025”.

W zależności od tego czy organizacja prowadzi czy nie prowadzi działalność gospodarczą składa sprawozdanie albo do szefa KAS albo do KRS. 

Organizacja bez działalności gospodarczej - sprawozdanie do szefa KAS
Elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe oraz (jeśli były robione) oświadczenia o prawidłowości sprawozdania trzeba przekazać (przesłać) do szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Termin na przesłanie to 15 dni od daty zatwierdzenia. Sprawozdanie wysyła się również korzystając z aplikacji e-Sprawozdania - “Wyślij dokument” https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2. 

Zgodnie z przepisami nie trzeba wysyłać uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego do KAS. My jednak polecamy, by ją przesyłać, bo jest to dokument potwierdzający zatwierdzenie sprawozdania wraz z datą zatwierdzenia. Pozwala to na ustalenie, że złożenie sprawozdania nastąpiło w określonym przepisami czasie 15 dni od daty zatwierdzenia.

Organizacja z działalnością gospodarczą - sprawozdanie do Krajowego Rejestru Sądowego
Elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą o zatwierdzeniu oraz (jeśli były robione) z oświadczeniami o prawidłowości sprawozdania trzeba przekazać (przesłać) do Krajowego Rejestru Sądowego. Termin na przesłanie to 15 dni od daty zatwierdzenia. 

Sprawozdanie wysyła się za pomocą systemu https://prs.ms.gov.pl/krs.

Wysyłka sprawozdania do KAS i do KRS jest bezpłatna.