Organizacja pozarządowa zatrudniająca pracowników lub współpracowników ma na początku roku ważny obowiązek wysłania do urzędów skarbowych deklaracji PIT. W 2023 r. (podobnie jak w kilku ostatnich latach) wszystkie NGO sporządzają, wysyłają i podpisują deklaracje elektronicznie. Przypominamy o terminie wysyłki i opowiadamy jak ją wykonać.
Organizacje zatrudniające pracowników i współpracowników (na umowy o pracę, o dzieło, umowy-zlecenia) są traktowane tak samo, jak pozostałe podmioty zatrudniające (np. firmy). Organizacje-pracodawcy muszą więc przestrzegać wielu przepisów, np. Kodeksu pracy, odprowadzać składki i podatki, a także przesyłać deklaracje (o czym poniżej). Obowiązki NGO związane z zatrudnianiem opisujemy w PORADNIK.NGO.PL, w dziale Zatrudnianie w NGO i wolontariat.
Roczne deklaracje PIT - dla pracowników i dla US
Organizacja pozarządowa (płatnik) zatrudniająca pracowników (na etat) albo współpracowników (na umowę-zlecenie, umowę o dzieło) przez cały rok, na bieżąco odprowadza do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od umów zawartych z pracownikami i współpracownikami.
Po zakończeniu roku NGO sporządza deklaracje PIT zawierające informacje o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Najczęściej są to:
- PIT-4R – roczna zbiorcza deklaracja o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych (Deklaracja roczna o zaliczkach na podatek dochodowy)
- PIT-8AR – roczna zbiorcza deklarację o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na zryczałtowany podatek od osób fizycznych (Deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym)
- PIT-11 – roczna deklaracja dla każdej zatrudnionej osoby zawierającą informacje o podatku dochodowym od osób fizycznych (Informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy).
Terminy wysłania deklaracji: do US w STYCZNIU
Termin złożenia deklaracji PIT (PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11) elektronicznie do urzędu skarbowego mija 31 stycznia.
Terminy wysłania deklaracji: do pracowników w LUTYM
NGO wysyła też PIT-11 swoim pracownikom i współpracownikom. W tym przypadku nie obowiązuje forma elektroniczna – deklarację można też przekazać na papierze (dogodną formę ustalają zainteresowane strony). Termin przekazania deklaracji pracownikowi mija 28 lutego.
PIT-y pracownicze wysyłamy w STYCZNIU do urzędu skarbowego TYLKO w formie ELEKTRONICZNEJ
Co to jest forma elektroniczna deklaracji?
Organizacja pozarządowa może wysłać deklarację elektronicznie poprzez:
- używany program księgowy, mający moduł wysyłania deklaracji elektronicznie
- system e-Deklaracje (https://www.podatki.gov.pl/pit/e-deklaracje-pit)
Zobacz informacja o sposobach wysyłania elektronicznych deklaracji na stronie Ministerstwa Finansów - https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/jak-zlozyc-e-deklaracje/
Podpis elektroniczny (kwalifikowany) na deklaracji
Do wysyłania deklaracji PIT w formie elektronicznej konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Koszt „wyrobienia” takiego podpisu to ok. kilkaset zł.
Wysyłając deklaracje NIE MOŻEMY stosować innych form podpisów elektronicznych dostępnych powszechnie i bezpłatnych (jak np. ePUAP - profil zaufany).
O wysłanie elektronicznych PIT-ów można też poprosić biuro księgowe (zlecić). Koszty mogą okazać się mniejsze niż przy wykupieniu podpisu.
NGO wysyła PIT-y ze wsparciem biura księgowego
Co zrobić gdy organizacja rozlicza się samodzielnie, nie ma podpisu elektronicznego, a ma tylko kilka PIT-ów do wysłania? Rozsądnym wyjściem w takiej sytuacji wydaje się skorzystanie z usług biura księgowego, w którym zwykle są osoby mające płaty podpis kwalifikowany.
Możliwe są tu dwie możliwości:
- biuro na podstawie przekazanych przez organizację informacji, z pomocą używanego przez nie oprogramowania, sporządza deklaracje PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11 i korzystając z podpisu kwalifikowanego wysyła jej do fiskusa.
- organizacja sama sporządza deklaracje PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11 używając formularzy z portalu podatkowego, przekazuje je wypełnione do biura i biuro wysyła je (https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/jak-zlozyc-e-deklaracjeotwiera się w nowej karcie), podpisując posiadanym płatnym podpisem kwalifikowanym.
Druga opcja powinna być tańsza: praca biura sprowadza się tu do wysyłki dostarczonych dokumentów. W pierwszej dochodzi użycie profesjonalnego oprogramowania i praca polegająca na wpisaniu danych zatrudnionych osób i składowych wynagrodzeń.
W jednym i drugim przypadku wysyłka musi być poprzedzone upoważnieniem konkretnej osoby z biura, która podpisze i wyśle deklaracje organizacji. Upoważnienie takie trzeba złożyć w urzędzie skarbowym. Można to zrobić w formie tradycyjnej – papierowej lub elektronicznie z wykorzystaniem platformy ePUAP (druk UPL-1). Wysyłka musi być dokonana do końca stycznia (zobacz terminy poniżej), a trzeba się liczyć się z tym, że rejestracja upoważnień w systemie fiskusa może potrwać. Procedury tej nie powinniśmy więc odkładać do ostatniej chwili!
Upoważnienie do wysyłki elektronicznej: https://www.podatki.gov.pl/pelnomocnictwa/formularze-pelnomocnictwa/
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
