Ocena merytoryczna. Kto, jak i według jakich kryteriów ocenia ofertę organizacji?
Pisaliśmy już, na czym polega ocena formalna oferty na realizację zadania publicznego, czas na ocenę merytoryczną. Kto jej dokonuje, co jest brane pod uwagę, na co zwrócić uwagę, przygotowując wniosek o dotację.
Na biurku rozłożone są laptopy i dokumenty. Widoczne są dłonie trzech osób, które wskazują na to, że osoby te dyskutują na temat dokumentów.
Ocena merytoryczna – ogólnie mówiąc – polega na przyznawaniu punktacji w zależności od stopnia spełniania wybranego kryterium, opisanego w ogłoszeniu konkursowym.
Oceny merytorycznej wniosków dokonuje komisja konkursowa. O posiedzeniu komisji konkursowej jej członkowie i członkinie są informowani z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. Jeśli członkowie i członkinie komisji jednogłośnie uznają, że spotkanie komisji może się odbyć wcześniej – 7-dniowy termin nie musi być dochowany.
CZYTAJ WIĘCEJ: Jak jest powoływana komisja konkursowa? Kto wchodzi w jej skład? Jak pracuje? >
Dwa rodzaje oceny merytorycznej
Komisja konkursowa może oceniać wnioski w dwojaki sposób: z Indywidualną Kartą Oceny Oferty lub bez niej. Decyzję o trybie oceny podejmuje biuro lub dzielnica, ogłaszające konkurs. Informacja o wybranym trybie oceny oraz wzory Indywidualnej Karty Oceny Oferty i Protokołu Oceny Oferty są zamieszczone w ogłoszeniu konkursowym.
Członkowie i członkinie komisji konkursowej najpierw zapoznają się z wnioskami o dotacje (ofertami). Najczęściej odbywa się to przez internet, za pomocą generatora witkac.pl. W uzasadnionych przypadkach możliwy jest dostęp w innej ustalonej indywidualnie formie.
Przepisy nie precyzują, ile czasu mają członkowie i członkinie komisji na przeczytanie wniosków. W Procedurze zapisano jedynie, że „oferty udostępniane są w terminie umożliwiającym rzetelne zapoznanie się z nimi”.
Po zapoznaniu się z ofertami, które wpłynęły na konkurs, komisja się spotyka i dyskutuje nad każdą z ofert. Spotkanie może się odbyć online.
Członkowie i członkinie komisji przyznają punkty za poszczególne kryteria/podkryteria opisane w ogłoszeniu konkursowym. Maksymalna liczba punktów dla poszczególnych kryteriów/podkryteriów ustalana jest przez biuro w zależności od tematyki konkursowej.
Kryteria, według których oceniane są oferty (ze wzoru ogłoszenia konkursowego)
Proponowana jakość wykonania zadania:
- uzasadnienie potrzeby realizacji zadania, w tym przeprowadzona diagnoza sytuacji i potrzeb odbiorców zadania (np. badania, ankiety, opracowania);
- zgodność odbiorców zadania z wymaganiami zawartymi w ogłoszeniu konkursowym; opis odbiorców zadania oraz metody i narzędzia ich rekrutacji;
- zgodność założonych rezultatów z celami zadania określonymi w ogłoszeniu konkursowym;
- realność osiągnięcia rezultatów i sposób monitoringu;
- spójność, realność oraz szczegółowość opisu działań;
- atrakcyjność (różnorodność) i jakość form realizacji zadania;
- harmonogram realizacji zadania – spójny, adekwatny do poziomu złożoności i liczby zaplanowanych działań;
- cykliczność/trwałość/potencjał kontynuacji działań; analiza wystąpienia ryzyka w trakcie realizacji zadania oraz planowany sposób minimalizacji ryzyka;
Kwalifikacje osób, przy udziale których oferent będzie realizować zadanie:
- kwalifikacje, kompetencje i doświadczenie osób zaangażowanych w realizację zadania;
Możliwość realizacji zadania publicznego przez oferenta, w tym:
- zgodność oferty z rodzajem zadania publicznego wskazanym w ogłoszeniu konkursowym:*
- prowadzenie działalności statutowej zgodnej z rodzajem zadania wskazanym w ogłoszeniu konkursowym*
- dysponowanie odpowiednią bazą lokalową do realizacji zadania*
- komplementarność zadania z innymi działaniami organizacji lub lokalnych instytucji*
Przedstawiona kalkulacja kosztów realizacji zadania publicznego, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania, w szczególności:
- racjonalność i niezbędność przedstawionych kosztów z perspektywy założonych działań*
- prawidłowa kwalifikacja kosztów do poszczególnych kategorii kosztów*
- szczegółowy opis pozycji kosztorysu*
- adekwatność i realność wysokości przyjętych w kalkulacji stawek*
Udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na realizację zadania publicznego
Udział wkładu rzeczowego, osobowego, w tym świadczenia wolontariuszy i pracy społecznej członków:
- wkład rzeczowy, w szczególności dysponowanie odpowiednimi zasobami materialnymi adekwatnymi do realizacji zadania*
- wkład osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków*
*dopuszcza się możliwość modyfikacji, usuwania oraz dodawania podkryteriów. Niezmienne zostają kryteria z ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Jeśli jest to konkurs, w którym nie stosuje się Indywidualnej Karty Oceny Oferty – punkty są przyznawane w wyniku dyskusji wspólnie przez członków i członkinie komisji, a następnie komisja głosuje, czy udzieli ofercie rekomendacji do dofinansowania, czy nie. Punktacja i wyniki głosowania są wpisywane w protokół oceny oferty.
Głosowania członków komisji są jawne, decyzje podejmowane zwykłą większością głosów, a w przypadku równej liczby głosów za i przeciw, decyduje głos przewodniczącego/cej komisji.
Jeśli w konkursie stosowana jest Indywidualna Karta Oceny Oferty, członkowie komisji konkursowej oceniają oferty – przed spotkaniem komisji – za pomocą kryteriów z karty, w generatorze, przypisując punkty. Termin, do którego należy dokonać oceny indywidualnej, wyznacza przewodniczący komisji. Z punktów przyznanych przez wszystkich członków komisji jest wyciągana średnia, widoczna w Protokole Oceny Oferty, co umożliwia powstanie listy rankingowej ofert.
Komisja konkursowa pracuje na takich samych zasadach jak w przypadku stosowania trybu oceny bez Indywidualnej Karty Oceny Oferty.
- Jeżeli członek lub członkini komisji konkursowej ocenił/ła wszystkie oferty w Generatorze, ale był nieobecny na spotkaniu komisji konkursowej (z przyczyn innych niż z powodu braku możliwości złożenia oświadczenia o bezstronności), jego lub jej oceny wliczają się do średniej punktowej.
- Jeżeli członek lub członkini komisji konkursowej nie ocenił/ła ofert w Generatorze, a jest obecny na spotkaniu komisji konkursowej, ma prawo głosu, ale średnia punktowa wyliczana jest tylko z ocen osób, które oceniły indywidualnie w Generatorze w terminie wskazanym przez przewodniczącego lub przewodniczącą komisji.
- Jeżeli członek lub członkini komisji konkursowej ocenił/ła tylko część ofert we wskazanym terminie i jest obecny na spotkaniu komisji konkursowej, ma prawo głosu, ale jego oceny nie są brane pod uwagę przy wyliczeniu średniej punktowej.
Wyjaśnienia
W trakcie prac komisja konkursowa może poprosić projektodawcę (oferenta) o dodatkowe informacje. Dlatego tak ważne jest podanie w ofercie kontaktu do osoby, która jest dostępna i dobrze zna złożoną ofertę. Oferenci są informowani o terminie posiedzenia komisji konkursowej poprzez generator witkac.pl.
Ponadto przewodniczący komisji może przerwać posiedzenie i zlecić przygotowanie niezbędnych wyjaśnień. Wyjaśnienia nie mogą dotyczyć kryteriów oceny formalnej, a wyjaśnienia dotyczące części merytorycznej i finansowej oferty nie mogą zmieniać proponowanej oferty. Wyjaśnienia są zapisywane w Protokole Oceny Oferty.
Protokół Oceny Oferty
Niezależnie od wybranego trybu ocena oferty wpisywana jest do Protokołu Oceny Oferty.
Protokół Oceny Oferty zawiera kryteria oceny oraz ich punktację, a także miejsce na ew. uwagi komisji konkursowej. Główne kryteria oceny wniosków o dotacje pochodzą z ustawy o pożytku publicznym, jednak możliwe jest dodanie podkryteriów, które precyzują i różnicują wymagania w danym konkursie dotacyjnym. Komisja konkursowa przyznaje punkty przewidziane w Protokole Oceny Oferty.
Protokół Oceny Oferty jest załącznikiem do ogłoszenia konkursowego, toteż jest znany projektodawcom (oferentom), a komisje dialogu społecznego (dzielnicowe i ogólnomiejskie) mogą opiniować jego zapisy podczas obowiązkowych konsultacji projektu ogłoszenia konkursowego.
Protokół zbiorczy
Po zakończeniu opiniowania wszystkich ofert, sporządzany jest protokół zbiorczy. Zawiera on:
- wykaz ofert, które zostały zaopiniowane pozytywnie wraz z uwzględnieniem wysokości dotacji,
- wykaz ofert, które zostały zaopiniowane negatywnie – z podziałem na odrzucone z powodów merytorycznych i po ocenie formalnej
- wykaz ofert wycofanych przez oferenta.
Skan protokołu zbiorczego oraz wersja elektroniczna – dostępna cyfrowo przekazywane są przez biuro do Pełnomocnika najpóźniej w ciągu 7 dni roboczych od dnia posiedzenia komisji konkursowej. Pełnomocnik publikuje wersję elektroniczną na stronie internetowej Miasta.
Wzór protokołu zbiorczego
-
Wzór protokołu zbiorczego.docx
docx ・26.33 kB
Źródło: inf. własna warszawa.ngo.pl
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
