Jak wybrać odpowiednie narzędzie do zarządzania zadaniami w Twojej organizacji?
Zarządzanie zadaniami i projektami w organizacji pozarządowej to klucz do sprawnej współpracy, efektywnej komunikacji i oszczędności czasu. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi, które różnią się poziomem skomplikowania, elastycznością oraz integracją z systemami, z których już korzystacie. W tym artykule przedstawimy cztery popularne rozwiązania: Microsoft Planner, Asanę, Notion oraz klasyczny arkusz kalkulacyjny (Excel lub Google Sheets), pomagając Ci wybrać to, które najlepiej odpowie na potrzeby Twojej organizacji.
Microsoft Planner – prosty start z wyraźnymi granicami
Planner jest integralną częścią pakietu Microsoft 365, więc jeśli Twoja organizacja korzysta już z tego środowiska, wdrożenie tego narzędzia będzie bardzo intuicyjne. Dużą zaletą Plannera jest bezpośrednie połączenie z aplikacjami takimi jak Outlook czy Teams – Twoje zadania mogą pojawić się automatycznie w kalendarzu czy komunikatorze.
Planner jednak charakteryzuje się dość ograniczoną elastycznością. Nie umożliwia zaawansowanej personalizacji widoków, a opcje konfiguracji procesów są raczej podstawowe. Jest to narzędzie, które sprawdzi się u osób początkujących lub w organizacjach, które mają jasno określone, powtarzalne procesy i nie potrzebują dużej swobody konfiguracji.
Wybierz Microsoft Planner, gdy:
- Twoja organizacja korzysta już z Microsoft 365, a zależy Wam na pracy w jednym, spójnym środowisku.
- Szukasz prostego i intuicyjnego narzędzia, które nie wymaga zaawansowanych umiejętności cyfrowych.
- Twoje procesy projektowe są powtarzalne lub dopiero wdrażacie cyfrowe metody zarządzania zadaniami.
- Nie chcesz generować dodatkowych kosztów – Planner jest częścią Microsoft 365, więc nie musisz kupować osobnych licencji.
Asana – większa elastyczność i zaawansowane funkcje
Asana to jedno z najczęściej wybieranych narzędzi do zarządzania projektami przez organizacje pozarządowe. Ceniona jest za to, że oferuje dobrą równowagę pomiędzy jasno zdefiniowaną strukturą a większą elastycznością niż np. Microsoft Planner. Dzięki różnorodnym widokom zadań (lista, tablica, kalendarz), bogatym integracjom oraz opcjom automatyzacji, daje większą swobodę organizacjom o bardziej złożonych procesach projektowych.
Jednak Asana wciąż ma pewne ograniczenia – struktura projektów opiera się o dość jasno określone schematy, więc dla osób poszukujących pełnej dowolności w projektowaniu własnych rozwiązań może okazać się niewystarczająca.
Wybierz Asanę, gdy:
- Potrzebujesz większej elastyczności, np. różnorodnych widoków (lista, tablica, kalendarz, wykresy).
- Wasze procesy projektowe są bardziej złożone i wymagają personalizacji.
- Zależy Ci na integracji z różnymi narzędziami, także spoza środowiska Microsoft 365.
- Chcesz korzystać z narzędzia, które oferuje preferencyjne ceny dla NGO i dużą funkcjonalność nawet w bezpłatnym wariancie.
Notion – pełna dowolność dla kreatywnych i zaawansowanych
Notion zapewnia największą swobodę projektowania środowiska pracy. Możesz dowolnie tworzyć tablice, kalendarze, bazy danych czy dokumentacje, idealnie dopasowując je do potrzeb Twojej organizacji. Jest to jednak rozwiązanie wymagające większych umiejętności cyfrowych i świadomego podejścia do planowania pracy. Narzędzie świetnie sprawdzi się w organizacjach kreatywnych, dynamicznych, które mają już pewną dojrzałość cyfrową.
Wybierz Notion, gdy:
- szukasz maksymalnej elastyczności i możliwości dostosowania narzędzia do indywidualnych potrzeb,
- Twoja organizacja lub zespół potrafi i chce samodzielnie konfigurować procesy,
- jesteś gotowy na większą inwestycję czasu w stworzenie własnego środowiska pracy.
Excel lub Google Sheets – podstawowe zarządzanie bez dodatkowych narzędzi
Jeżeli Twoja organizacja korzysta z Google Workspace (gdzie brakuje dedykowanego narzędzia do zarządzania projektami) lub potrzebujesz prostego, szybkiego rozwiązania, arkusz kalkulacyjny może być wystarczający. Excel lub Google Sheets pozwalają łatwo stworzyć harmonogram zadań, proste listy kontrolne lub tablice do zarządzania podstawowymi projektami.
Ważne jednak, by mieć świadomość, że zarządzanie projektami w arkuszu kalkulacyjnym może być męczące i szybko prowadzi do chaosu przy większej liczbie zadań i osób w zespole. To rozwiązanie raczej krótkoterminowe lub na start.
Wybierz Excel lub Google Sheets, gdy:
- szukasz rozwiązania bez dodatkowych wdrożeń i kosztów,
- chcesz jedynie przygotować proste zestawienie lub harmonogram,
- nie prowadzisz skomplikowanych projektów wymagających integracji i automatyzacji.
Narzędzia i styl pracy – jak to połączyć?
Idealny zestaw do minimalistycznego zarządzania projektami w NGO to połączenie prostych, dobrze dopasowanych narzędzi z umiejętnością zarządzania swoim czasem i energią. Możesz mieć świetne narzędzie, ale bez odpowiednich nawyków pracy nadal będzie trudno uniknąć chaosu.
Jeśli więc czujesz, że Twojej organizacji brakuje czasu, struktury lub zasobów, zastanów się, czy problemem na pewno są tylko narzędzia. Być może ważniejszą zmianą będzie właśnie uproszczenie i uporządkowanie stylu pracy całego zespołu.
Czujesz, że w Twojej organizacji jest dużo zadań, ale za mało czasu i zasobów?
Jeśli ten artykuł trafia w Twoje codzienne wyzwania, zapraszamy Cię na bezpłatny webinar:
„Minimalistyczne zarządzanie projektami w NGO, czyli jak robić dużo, mając mało?”
📅 25 marca 2025 w godz. 12:00-13:30.
Podczas spotkania dowiesz się, jak ustalać priorytety, skutecznie delegować zadania, unikać wypalenia i wykorzystywać proste narzędzia do lepszej organizacji pracy – bez dodatkowych kosztów i skomplikowanych wdrożeń.
To tylko godzina, dzięki której oszczędzisz dziesiątki kolejnych!
Źródło: TechSoup Polska
