Jak przygotować i podpisać sprawozdanie finansowe NGO bez działalności gospodarczej w 2023 roku [instrukcja]
Organizacja pozarządowa ma obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego za miniony rok obrotowy. Obowiązek ten realizuje w odpowiednim terminie i formie. W 2023 r. sprawozdania sporządza się, podpisuje i wysyła elektronicznie. Opisujemy krok po kroku, jak to zrobić.
Sprawozdania organizacji pozarządowej – najważniejsze informacje
Wzór
Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej jest sporządzane zgodnie z załącznikiem numer 6 do ustawy o rachunkowości.
Podpisy
Od 2022 roku możliwe są dwa sposoby podpisania sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej:
- sposób pierwszy - sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu.
- sposób drugi - sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz jedna osoba z zarządu. Pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu składają oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.
Więcej o tych sposobach piszemy jeszcze w dalszej części instrukcji.
Terminy sprawozdawcze
Terminy sporządzania, podpisywania, zatwierdzania i wysyłania sprawozdań w 2023 są następujące:
- standardowy termin sporządzenia (i podpisania) sprawozdania finansowego – 31 marca roku
- standardowy termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego – 30 czerwca
- standardowy termin wysłania sprawozdania finansowego (15 dni od zatwierdzenia sprawozdania) – najpóźniej do 15 lipca (ponieważ 15.07 to sobota, to ostateczny termin wypada 17 lipca)
terminy zobacz też: Sprawozdanie finansowe w 2023 roku. Rozpocznijcie prace!
1. Krok pierwszy – sporządź sprawozdanie
Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (najczęściej księgowy, księgowa) robi sprawozdanie finansowe według załącznika nr 6 (bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa). W 2023 r. roku sprawozdanie finansowe musi być zrobione w tzw. strukturze logicznej.
Do stworzenia pliku w strukturze logicznej można wykorzystać bezpłatną aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów - https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start
Technicznie oznacza to wpisanie po kolei w poszczególne pola aplikacji informacji o naszych przychodach, kosztach, wyniku, aktywach, pasywach, itd.
Zanim jednak zaczniemy wpisywać liczby w poszczególne pola aplikacji, trzeba wybrać typ jednostki: wybieramy „jednostka OPP – sprawozdanie finansowe na podstawie załącznika nr 6” i nie ma znaczenia, czy mamy, czy też nie mamy statusu OPP, dla nas ważny jest załącznik nr 6.
Druga rzecz, którą trzeba wybrać to informacja, w jakich jednostkach będziemy podawać nasze przychody, koszty, wynik, aktywa, pasywa, itd. Mamy do wyboru „w złotych” albo w „tysiącach złotych”.
Technicznie oznacza to wpisanie po kolei w poszczególne pola aplikacji informacji o naszych przychodach, kosztach, wyniku, aktywach, pasywach, itd.
Zanim jednak zaczniemy wpisywać liczby w poszczególne pola aplikacji, trzeba wybrać typ jednostki: wybieramy „jednostka OPP – sprawozdanie finansowe na podstawie załącznika nr 6” i nie ma znaczenia, czy mamy, czy też nie mamy statusu OPP, dla nas ważny jest załącznik nr 6.
Druga rzecz, którą trzeba wybrać to informacja, w jakich jednostkach będziemy podawać nasze przychody, koszty, wynik, aktywa, pasywa, itd. Mamy do wyboru „w złotych” albo w „tysiącach złotych”.
Nasza rekomendacja
Aplikacja jest tylko narzędziem do zapisania (sporządzenia) sprawozdania w strukturze logicznej. Nie liczy, nie podsumowuje, nie przenosi, trzeba samodzielnie wszystko do niej wpisywać. Dlatego zanim zaczniesz wprowadzać informacje do aplikacji, zrób po prostu sprawozdanie finansowe w Excelu (plik w formacie xls) albo wygeneruj plik ze sprawozdaniem z programu księgowego, którego używasz.
Skorzystaj z przygotowanego wzoru sprawozdania finansowego, przystosowanego do wymogów sporządzania i przekazywania sprawozdania w strukturze logicznej: Wzór sprawozdania finansowego dla ngo w PORADNIK.
Sprawdź wersję aplikacji – informacja, ta znajduje się na dole strony. Jeśli sprawozdanie jest robione w programie księgowym, warto sprawdzić czy jest on kompatybilny z tą wersją aplikacji.
UWAGA! Po wpisaniu sprawozdania w aplikację MUSISZ zapisać sprawozdanie u siebie na swoim komputerze.
Kliknij "wygeneruj". Plik będzie miał rozszerzenie .xml. Zapisz ten plik u siebie w komputerze (możesz zmienić nazwę, ale zostaw rozszerzenie .xml). Możesz też zapisać dokument roboczy.
Uwaga! Sprawozdanie finansowe po sporządzeniu powinno być przesłane w wersji “czytalnej”, czyli np. w pdf do wszystkich członków zarządu, po to, by się z nim zapoznali przed podpisywaniem albo przed złożeniem oświadczeń o prawidłowości sprawozdania bądź też przed odmową podpisania.
Wersję “czytalną” można wygenerować np. z aplikacji e-Sprawozdania korzystając z funkcji "Wizualizacje sprawozdań” - trzeba wczytać nasz plik .xml ze sprawozdaniem po czym zapisać ten plik w pdf. Pamiętaj, plik w pdf nie jest sprawozdaniem, służy tylko do odczytania informacji zawartych w sprawozdaniu.
2. Krok drugi – wybierz sposób podpisania sprawozdania
Sprawozdanie finansowe podpisuje się podpisem elektronicznym. Może to być bezpłatny podpis zaufany (profil zaufany) albo płatny podpis kwalifikowany albo podpis osobisty (dla osób posługujących się elektronicznym dowodem osobistym).
Sposób pierwszy
Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu.
Sposób drugi
Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz jedna osoba z zarządu. Pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu składają oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.
Oświadczenia że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, są dołączane do podpisanego sprawozdania. Dokumenty mogą być przygotowane w formie:
- elektronicznej - podpisane podpisem elektronicznym: kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany (profil zaufany) albo podpis osobisty (dla osób posługujących się elektronicznym dowodem osobistym).
- papierowej podpisane własnoręcznym podpisem. W takim wypadku trzeba zrobić elektroniczną kopię tych dokumentów.
W dalszej części instrukcji dla rozróżniania dwóch sposobów podpisywania sprawozdania będziemy stosowali oznaczenie "a" (dla sposobu pierwszego - wszyscy członkowie lub "b" (dla sposobu drugiego).
Pamiętajcie więc, że macie wybór, z którego sposobu skorzystać. Pojawienie się w 2022 roku możliwości podpisania sprawozdania przez tylko jednego członka zarządu NGO, nie oznacza, że każda organizacja musi tak robić. W przypadku dwu lub trzy osobowego zarządu, może się okazać, że podpisanie sprawozdania "po staremu" (przez wszystkich członków zarządu) jest tak samo proste (jeśli nie prostsze) niż skorzystanie z jednego podpisu, do którego trzeba zbierać i digitalizować oświadczenia od pozostałych członków.
2a. Krok drugi „a” – załóż profil zaufany
Wszystkie osoby, które będą podpisywały sprawozdanie finansowe muszą mieć podpis elektroniczny. Najprościej i najtaniej jest założyć SWÓJ osobisty profil zaufany.
Profil zaufany to forma internetowego potwierdzenia tożsamości danej osoby fizycznej. Dzięki niemu osoba fizyczna może przez internet podpisywać dokumenty składane do różnych urzędów publicznych.
Szczegółowe informacje o tym, jak założyć konto i potwierdzić profil zaufany są dostępne tutaj: https://pz.gov.pl/pz/index.
2b. Krok drugi „b” – załóż profil zaufany
Jedna, wyznaczona do podpisania sprawozdania osoba z zarządu musi mieć podpis elektroniczny. Najprościej i najtaniej jest założyć SWÓJ osobisty profil zaufany.
Profil zaufany to forma internetowego potwierdzenia tożsamości danej osoby fizycznej. Dzięki niemu osoba fizyczna może przez internet podpisywać dokumenty składane do różnych urzędów publicznych.
Szczegółowe informacje o tym, jak założyć konto i potwierdzić profil zaufany są dostępne tutaj: https://pz.gov.pl/pz/index.
3. Krok trzeci – podpisz sprawozdanie
Usługa podpisywania sprawozdania finansowego profilem zaufanym dostępna jest w aplikacji e-Sprawozdania.
Kto pierwszy się podpisuje? Osoba, która zrobiła sprawozdanie finansowe. Jak?
- wejdź na stronę https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start
- kliknij „podpisz sprawozdanie”
- przeniesie Cię na stronę do elektronicznego podpisywania dokumentów
- kliknij „wybierz dokument z dysku”, dodaj dokument, który został wygenerowany z aplikacji i zapisany przez ciebie na twoim komputerze
Sprawdź np. po dacie i godzinie czy to właściwy plik.
- kliknij „podpisz” – znajdziesz się na stronie do logowania
- zaloguj się, w wybrany przez siebie sposób (np. przez bankowość elektroniczną)
- po zalogowaniu kliknij „podpisz podpisem zaufanym”
- kliknij „potwierdź”
- po autoryzacji otrzymasz informację, że dokument został poprawnie podpisany, kliknij „pobierz”, żeby pobrać podpisany przez ciebie plik. Zapisz go u siebie na komputerze, możesz dodać do nazwy swoje inicjały, będzie wiadomo, że to ten podpisany przez ciebie.
Plik zostanie zapisany na twoim dysku (u ciebie w komputerze) w postaci pliku z rozszerzeniem „xml” , znajdziesz go w folderze „pobrane”, najlepiej przenieść go do utworzonego wcześniej folderu „sprawozdanie finansowe_2022”, gdzie jest już zapisany plik wygenerowany z aplikacji, plik z twoim podpisem ma taką samą nazwę z małą „(1)” na końcu – możesz dla odróżnienia dodać swoje inicjały.
3a. Krok trzeci „a”– podpisz sprawozdanie – sposób pierwszy
Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu.
Osoba, która sporządziła sprawozdanie finansowe i podpisała je podpisem zaufanym musi przesłać podpisany przez siebie plik (rozszerzenie xml) mailem do jednego z członków zarządu. Kto ma nim być? Musicie się na to umówić w gronie zarządu – ustalić wcześniej, jaka będzie kolejność przesyłania i podpisywania sprawozdania. Przykładowo jest trzech członków zarządu. Księgowy przesyła podpisane sprawozdanie do wiceprezesa, wiceprezes do członka zarządu, a członek zarządu do prezesa, który jako ostatni podpisuje sprawozdanie finansowe.
Członek zarządu pobiera załączony w mailu plik, zapisuje go na swoim dysku, wchodzi na stronę https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start i podpisuje przesłany plik zgodnie ze wskazówkami z kroku 3.
Po podpisaniu, członek zarządu zapisuje plik na dysku i wysyła maila załączając plik z dwoma podpisami do kolejnego członka zarządu, itd.
Uwaga: żeby się nie pomylić warto zmienić nazwę pliku np. dodając swoje inicjały albo cyfrę 2 do pliku z dwoma podpisami. Warto też pamiętać, że nawet jeśli nie zmienimy nazwy, to plik z dwoma podpisami jest „cięższy”, ma inną datę i godzinę zapisana.
Ostania osoba z zarządu, po podpisaniu pliku według przedstawionych wskazówek, zapisuje ostateczny plik ze wszystkimi podpisami na dysku. Warto zrobić kopię tego pliku i zamieścić we wcześniej utworzonym folderze „sprawozdanie finansowe_2022”. Plik jest przygotowany w postaci .xml i zawiera treść dokumentu oraz wszystkie złożone podpisem zaufanym podpisy.
Tak przygotowany plik będzie można przesłać po zatwierdzeniu sprawozdania do szefa KAS (Krajowej Administracji Skarbowej).
By sprawdzić, jak „wygląda” nasze sprawozdanie oraz czy na pewno wszystkie osoby podpisały właściwy plik możemy wykorzystać dostępną w aplikacji e-Sprawozdania funkcję "Wizualizacje sprawozdań”. Taki “zwizualizowany” plik można ściągnąć i zapisać na swoim komputerze, w formacie pdf.
3b. Krok trzeci „b”– podpisz sprawozdanie – sposób drugi
Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz jedna osoba z zarządu. Pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu składają oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.
Wybierzcie z zarządu osobę, która będzie podpisywała sprawozdanie finansowe – to umowa między Wami, członkami zarządu, może to być dowolna osoba, która ma profil zaufany. Decyzję możecie podjąć w formie uchwały.
Pozostałe osoby z zarządu sporządzają elektronicznie albo papierowo oświadczenia, że sprawozdanie spełnia ustawowe wymogi (oświadczenie o prawidłowości sprawozdania). Oświadczenie jest dokumentem osobistym, zrobionym i podpisanym samodzielnie przez każdą osobę. Ważne - w oświadczeniu trzeba podać datę i godzinę podpisania sprawozdania przez osobę sporządzającą sprawozdanie (osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych - księgowego/księgową). Jeśli oświadczenia są sporządzone na papierze i podpisane odręcznie, wtedy członek zarządu podpisujący sprawozdanie przygotowuje ich elektroniczną kopię – skan/zdjęcie. Najlepiej zapisać je we wcześniej przygotowanym folderze „sprawozdanie_finansowe_2022”. Oświadczenia zrobione elektronicznie, także zapisujemy w tym folderze.
Osoba, która sporządziła sprawozdanie finansowe i podpisała je podpisem zaufanym musi przesłać podpisany przez siebie plik (rozszerzenie xml) mailem do jednego wybranego przez Was członka zarządu.
Członek zarządu pobiera załączony w mailu plik, zapisuje go na swoim dysku, wchodzi na stronę https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start i podpisuje przesłany plik zgodnie ze wskazówkami z kroku 3.
Po podpisaniu przez siebie, zapisuje ostateczny plik na dysku. Warto zrobić kopię tego pliku i zamieścić we wcześniej utworzonym folderze „sprawozdanie finansowe_2022”. Plik jest przygotowany w postaci .xml i zawiera treść dokumentu oraz obydwa złożone podpisem zaufanym podpisy.
By sprawdzić, jak „wygląda” nasze sprawozdanie oraz czy na pewno wszystkie osoby podpisały właściwy plik, możemy wykorzystać dostępną w aplikacji e-Sprawozdania funkcję "Wizualizacje sprawozdań”.
Tak przygotowany plik, wraz z oświadczeniami pozostałych osób z zarządu o prawidłowości sprawozdania, będzie można przesłać po zatwierdzeniu sprawozdania do szefa KAS (Krajowej Administracji Skarbowej).
4. Krok czwarty – zatwierdź sprawozdanie
Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone. Ostateczny termin zatwierdzenia sprawozdania dla organizacji, których rok obrotowy jest taki jak kalendarzowy, mija 30 czerwca.
Kto zatwierdza sprawozdanie? To zależy od zapisów statutu. W przypadku stowarzyszenia, klubu sportowego to najczęściej walne zebranie członków. W przypadku fundacji rada fundacji albo zarząd.
Organ zatwierdzający przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. W związku z tym, że organy stowarzyszenia mogą podejmować decyzje na spotkaniach osobistych albo odbywających się on-line to uchwała może być w wersji:
- papierowej z odręcznymi podpisami osób z organu zatwierdzającego (np. przewodniczący i protokolant walnego zebrania członków). Warto zrobić elektroniczną kopię (skan/zdjęcie) uchwały i zapisać w folderze „sprawozdanie_finansowe_2022”
- elektronicznej z elektronicznymi podpisami osób z organu zatwierdzającego. Uchwałę warto zapisać w folderze „sprawozdanie_finansowe_2022”
5. Krok piąty – wyślij sprawozdanie do szefa KAS
Elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe oraz jeśli były robione z dodatkowymi oświadczeniami o prawidłowości sprawozdania trzeba przekazać (przesłać) do szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Termin na przesłanie to 15 dni od daty zatwierdzenia.
Zgodnie z przepisami nie trzeba wysyłać uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego do KAS. My jednak polecamy, by ją przesyłać, bo jest to dokument potwierdzający zatwierdzenie sprawozdania wraz jego datą. Pozwala to na potwierdzenie, że złożenie sprawozdania nastąpiło określonym przepisami czasie 15 dni od daty zatwierdzenia.
Za przekazanie sprawozdania finansowego do szefa KAS odpowiedzialny jest zarząd. Warto umówić się wcześniej w gronie zarządu kto to zrobi.
Sprawozdanie finansowe wysyła się również przez aplikację e-Sprawozdania https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start - przycisk „wyślij sprawozdanie do szefa KAS”.
Wkrótce opublikujemy podobną instrukcję dla organizacji pozarządowych z działalnością gospodarczą (które widnieją w rejestrze przedsiębiorców i składają sprawozdania do KRS).
Przygotujemy również oddzielne instrukcje, które będą więcej uwagi poświęcały etapowi zamykającemu obowiązki sprawozdawcze – etapowi, kiedy wysyłamy zatwierdzone sprawozdanie.
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
