Data sprzedaży musi być zgodna z harmonogramem realizacji zadania
Organizacje pozarządowe, rozliczając dotację na realizację zdania publicznego, opisują faktury i rachunki, przyporządkowując je do różnych działań w projekcie. Zdarza się, że data, która widnieje na fakturze, jest inna niż data zaplanowana w harmonogramie projektu. Czy to problem? Data sprzedaży musi być zgodna z konkretnym terminem imprezy i harmonogramem realizacji zadania. Powyższa reguła nie dotyczy jednak daty wystawienia faktury – odpowiada ekspert SCWO.
Pytanie organizacji:
Czy data sprzedaży na fakturze musi być zgodna z konkretnym terminem imprezy czy wystarczy, że jest w terminie obowiązywania umowy?
Ekspert SCWO wyjaśnia:
Data sprzedaży musi być zgodna z konkretnym terminem imprezy i harmonogramem realizacji zadania. Powyższa reguła nie dotyczy jednak daty wystawienia faktury.
Wydatki ponoszone w ramach projektów muszą być nie tylko zgodne z budżetem, ale również z harmonogramem. Dlatego też, co do zasady, daty poszczególnych zakupów towarów i usług powinny być zbieżne w czasie z opisanymi w projekcie działaniami.
Oczywiście, możliwe są odstępstwa od tej zasady, polegające na tym, że organizacja robi większe zakupy przed realizacją kilku działań, np. kupuje hurtowo soki przed warsztatami dla dzieci, dzięki czemu zakupy są tańsze, a pieniądze racjonalniej wydawane. W takim wypadku ważne jest, aby wykazać, że zakupy zostały zrobione przed wydarzeniami, a nie po fakcie. W tym celu należy sprawdzić, czy na fakturze widnieje właściwa data sprzedaży. Ponieważ faktura czy rachunek mogą być wystawione w terminie późniejszym, tj. już po dacie sprzedaży, to data wystawienia dokumentu może być późniejsza.
Osoby rozliczające dotacje w Urzędzie m.st. Warszawy często sygnalizują, że nieprawidłowością jest wydawanie środków pod koniec realizacji projektu – nie dlatego, że były potrzebne do przeprowadzenia jakiegoś działania, tylko dlatego, że „zostały pieniądze z dotacji do wydania”. Jeśli wydatki takie nie będą powiązane z konkretnymi wydarzeniami, mogą być uznane jako niekwalifikowalne i organizacja będzie musiała zwrócić te środki Urzędowi.
Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać:
1. datę jej wystawienia,
2. kolejny numer, nadany w ramach jednej lub kilku serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
3. Nazwę i numery, za pomocą których zidentyfikowany jest sprzedawca, podatnik podatku od towarów i usług
4. Określenie nabywcy towarów lub usług z podaniem nazwy i adresu, lub, w przypadku tzw. faktury uproszczonej numeru NIP kupującego.
5. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania przedpłaty, zaliczki, zadatku czy raty, o ile taka data jest określona i jest wcześniejsza od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
6. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
7. miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
8. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową),
9. kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejszą zapłatę, o ile nie zostały one uwzględnione w jednostkowej cenie netto,
10. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
11. stawkę podatku albo podstawę zwolnienia z podatku od towarów i usług
12. sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
13. kwotę podatku, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
14. kwotę należności ogółem.
Jak widać, w przepisach nie ma wymogu, aby faktura musiała być podpisana lub podstemplowana pieczęcią przez osobę wystawiającą. Jeśli dokument będzie zawierać wymienione wyżej elementy, będzie stanowić podstawę wszystkich czynności księgowych i podatkowych.
Rekomendujemy jednakże, by sprawdzić, czy jednostka urzędu, która rozlicza daną dotację, nie ma własnych, wewnętrznych ustaleń w tym względzie.
> Przeczytaj także: NIP na paragonie potrzebny do wystawienia faktury
Źródło: inf. własna warszawa.ngo.pl
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
