Publicystyka - ngo.pl

Likwidowana organizacja ma pewne obowiązki. Sama likwidacja i wykreślenie z KRS musi nastąpić w określony sposób i wymaga od osób zaangażowanych w likwidację konkretnych czynności.

Do obowiązków przy likwidacji należy też z pewnością odpowiednie potraktowanie tego, co po organizacji zostaje. Szczególne znaczenie ma tu to, co zrobimy z dokumentami, które nagromadziły się przez lata działalności NGO.

Zabezpieczyć należy te dokumenty, wobec których istnieje obowiązek przechowywania. Te, których nie trzeba już przechowywać, należy zniszczyć.

Jak szczegółowo wyglądają obowiązki likwidowanej organizacji w zakresie postępowania z dokumentami? Będzie to zależało od rodzaju dokumentów.

Pierwszym rodzajem dokumentów, którym będzie trzeba się zająć, jest dokumentacja osobowo-płacowa, na podstawie której następuje ustalenie podstawy emerytury lub renty (tzn. dokumenty związane z opłacaniem składek emerytalnych i rentowych).

Okres przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej

Dokumenty takie co do zasady powinny być przechowywane przez 50 lat od dnia zakończenia pracy (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych). Zgodnie z nowelizacją ze stycznia 2018 roku okres ulega skróceniu do 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym:

• ubezpieczony skończył u nas pracę, ale tylko w przypadku osób zgłoszonych do ubezpieczenia po 31 grudnia 2018 r. (zazwyczaj chodzi o osoby zatrudniane po tej dacie)
• został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - za pracowników zatrudnionych po 31.12.1998 a przed 1.01.2019 r.

Przechowywanie dokumentacji osobowo-płacowej po likwidacji

W przypadku likwidacji organizacji pozarządowej dokumentacja osobowo-płacowa musi być zgodnie z prawem przechowywana przez podmiot profesjonalnie się tym zajmujący (a nie np. w domu osób z ostatniego zarządu czy likwidatora).

• co do zasady dokumentacja osobowo-płacowa powinna być przekazana do podmiotu prowadzącego działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji  (art. 51a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Po likwidacji, ale jeszcze przed wykreśleniem z KRS organizacji, akta te powinny być przekazane do specjalnej firmy wpisanej do rejestru marszałka województwa – Rejestr przechowawców akt osobowych i płacowych. Przechowywanie przez te podmioty jest odpłatne, co oznacza, że w trakcie likwidacji powinny być zabezpieczone środki konieczne na pokrycie kosztów przechowywania tej dokumentacji.
• w przypadku braku środków na przechowywanie akt – likwidator powinien wystąpić do Krajowego Rejestru Sądowego z wnioskiem w sprawie wydania postanowienia o niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania (art. 51u ust 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Po wydaniu przez sąd postanowienia o braku środków, to akta osobowo-płacowe są przechowywane bezpłatnie w Archiwum Państwowym w Warszawie (oddział w Milanówku).

Dokumentacja osobowa i płacowa osób, wobec których NGO nie opłacało składek emerytalnych i rentowych, nie musi być przechowywana w ten sposób. Tak więc jeśli dana organizacja pozarządowa zatrudniała osoby wyłącznie w oparciu o umowy zlecenia lub o dzieło, od których nie były opłacane składki emerytalne i rentowe, nie musi zlecać odpłatnego przechowywania tych dokumentów profesjonalnemu podmiotowi, a w przypadku braku środków – nie występuje do KRS o potwierdzenie tego faktu i nie wysyła dokumentów do oddziału Archiwum Państwowego w Milanówku. Taka dokumentacja jest dokumentacją rachunkowo-podatkową, której okres przechowywania jest opisany poniżej. Sposób przechowywania jako dokumentacji rachunkowo-podatkowej jest też wystarczający jeśli chodzi np. o zabezpieczenie ewentualnych roszczeń ZUS do organizacji o opłacanie składek emerytalnych i rentowych, bo takie roszczenia przedawniają się po upływie 5 lat (art. 24 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

W przypadku dokumentacji rachunkowo-podatkowej nie ma tak rygorystycznych obostrzeń (jak przy opisanej wyżej dokumentacji osobowo-płacowej), ale przepisy również określają termin przechowywania tej dokumentacji.

Okres przechowywania dokumentacji rachunkowo-podatkowej wynosi 5 lat (art. 74 ustawy o rachunkowości oraz art. 70 i 86 Ordynacji podatkowej). Przy czym należy sprawdzać sposób liczenia tego terminu dla poszczególnych grup dokumentów. 

Na przykład sprawozdania finansowe przechowujemy licząc 5 lat od początku roku następującego po roku w którym zostały zatwierdzone. Większość dokumentów będziemy przechowywać 5 lat od początku roku następującego po roku, którego dotyczyły. Natomiast w przypadku dowodów księgowych m.in. dotyczących umów czy pożyczek lub roszczeń dochodzonych w postępowaniach, okres 5 lat zaczynamy liczyć DOPIERO od roku następującego po roku, w którym dana sprawa została ostatecznie zamknięta (np. opłacona, lub roszczenia się przedawniło). Powyższe zasady mają też znaczący wpływ dla ustalania tzw. retencji danych tj. czasu przez który mamy przetwarzać dane osobowe, a który powinniśmy ustalać na gruncie RODO.

Przechowywanie dokumentacji rachunkowo-podatkowej po likwidacji NGO

W przypadku tego rodzaju dokumentacji nie ma też tak rygorystycznych obostrzeń co do miejsca przechowywania dokumentacji. W przypadku likwidacji organizacji tego rodzaju dokumenty można przechowywać w dowolnym miejscu – u osoby prywatnej, w firmie – tam gdzie jest taka możliwość. Często dokumenty te pozostają u osób związanych z danym NGO, np. u likwidatora lub członków zarządu. O miejscu przechowywania należy powiadomić właściwy KRS (a jeżeli organizacja nie była zarejestrowana w KRS, to organ prowadzący rejestr, do którego NGO było wpisane) oraz Urząd Skarbowy (art. 76 ust. 1 ustawy o rachunkowości i 86 Ordynacji podatkowej).

Nie ma w przepisach ogólnych jednoznacznie określonych wymogów dotyczących innego rodzaju dokumentów wytwarzanych przez organizacje pozarządowe. Natomiast obowiązek taki może wynikać z umów, np. o dotację na realizację projektów. Warto też przeanalizować dokumenty pod kątem ich wartości historycznej.

Dokumentacja z realizowanych projektów - jeśli z umów z grantodawcami albo z administracja zlecającą NGO zadanie publiczne, wynika obowiązek przechowywania dokumentów przez określony czas, to należy je zabezpieczyć.

Dokumentacja archiwalna organizacji pozarządowych, która ma wartość historyczną, podlega obowiązkowi przekazania do archiwum państwowego (zgodnie z art. 42 i 44 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym). W celu ustalenia, czy dokumentacja danej NGO ma wartość historyczną i podlega temu obowiązkowi należy zwrócić się do właściwego terytorialnie archiwum państwowego, które to oceni. Dokumenty uznane za wartościowe zostaną zabrane do archiwum i tam będą przechowywane. Organizacja nie poniesie kosztów przechowywania tych dokumentów.