Publicystyka - ngo.pl

Likwidacja to proces - zaczyna się od uchwały o rozwiązaniu organizacji pozarządowej i wyboru likwidatora. Od tego momentu przestaje działać zarząd, a zaczyna działać likwidator, którego zadaniem jest przeprowadzenie procesu likwidacji i reprezentowanie organizacji w czasie likwidacji. Dopiero po zakończeniu procesu likwidacji, likwidator może złożyć wniosek o wykreślenie podmiotu z rejestru, i w efekcie organizacja może zostać wykreślona z KRS.

Sprawozdanie likwidatora przedstawia przebieg procesu likwidacji – pokazuje co likwidator ustalił i zrobił podczas tego procesu, by działalność organizacji została całkowicie zakończona, w tym przede wszystkim pod kątem uregulowania wszystkich jej zobowiązań majątkowych i zabezpieczenia dokumentacji. 

Sprawozdanie likwidator przedkłada do zatwierdzenia organowi, który podjął decyzję o likwidacji organizacji, a następnie przesyła do sądu. W sytuacji, gdy sprawozdanie zarządził sąd, przedkładane będzie ono tylko do sądu.

Likwidator może sporządzać sprawozdanie z realizacji procesu likwidacji w trakcie lub po zakończeniu procesu likwidacji. To będzie zależeć od wymagań ustalonych w danej organizacji. W przypadku dłuższej likwidacji, statutowe wymogi okresowych sprawozdań z działań zarządu należy stosować odpowiednio do likwidatorów. W przypadku likwidacji zarządzonej przez sąd, pierwsze sprawozdanie składane będzie po roku od decyzji ze wskazaniem przyczyn braku zakończenia procesu, o ile wciąż nie będzie zakończony, oraz oczywiście na zakończenie procesu likwidacji.

W sprawozdaniu likwidatora powinny się znaleźć informacje pokazujące wywiązanie się z obowiązków likwidatora. Zawartość sprawozdania zależy od tego w jakiej sytuacji znajdowała się organizacja i co konkretnie się wydarzyło podczas procesu likwidacji - a to są kwestie indywidualne. W niniejszym tekście możemy ogólnie zarysować co należy do obowiązku likwidatora. Sprawozdanie powinno się odnosić do wywiązania się z tych obowiązków.

1. Podanie do publicznej wiadomości informacji o likwidacji NGO

Podanie do publicznej wiadomości informacji o likwidacji organizacji to jeden z podstawowych obowiązków likwidatora. W sprawozdaniu należy opisać czy ogłoszenie zostało zamieszczone, gdzie oraz w jakim terminie. Trzeba zachować dowód na podanie do publicznej wiadomości informacji o likwidacji i dołączyć ten dowód do sprawozdania likwidatora (np. jeśli ogłoszenie widniało na portalu internetowym należy zrobić zrzut ekranu z ogłoszeniem – „print screen”). W sprawozdaniu trzeba też opisać czy w wyniku tego ogłoszenia ktoś zgłosił swoje roszczenia wobec fundacji lub jakieś zastrzeżenia do likwidacji.

2. Rozwiązanie wszystkich umów NGO 

Zakończenie działalności organizacji to też rozwiązanie umów wiążących organizację. Likwidator powinien zapoznać się z dokumentacją NGO, sprawdzić jakie wiążą ją umowy i ustalić jaki jest termin ich wypowiedzenia. Tak więc w sprawozdaniu likwidator wykazuje jakie umowy miała organizacja i że zostały rozwiązanie. A jak takich umów już nie było - likwidator powinien wskazać, że po analizie dokumentacji organizacji stwierdził, że wszystkie umowy zostały rozwiązane przed rozpoczęciem likwidacji.

Trzeba pamiętać, że likwidator nie powinien zawierać nowych umów, chyba że służą podstawowej aktywności operacyjnej, która musi być prowadzona lub wprost służy realizacji likwidacji. W szczególności musi wystrzegać się działań statutowych (misyjnych). 

3. Zakończenie działalności pod kątem majątkowym

Jednym z głównych zadań likwidatora jest m.in upłynnienie całego majątku likwidowanej organizacji, ściągnięcie wszystkich należności (jeśli NGO ktoś był winien jakieś pieniądze) oraz spłata wierzycieli (jeśli organizacja posiadała jakieś zobowiązania wobec innych podmiotów). Wobec tego likwidator powinien wykazać, że sprawdził, czy stowarzyszenie lub fundacja ma jakieś zaległości (co może wynikać też z ogłoszenia o likwidacji podanego do publicznej wiadomości), jaki był stan majątku podczas rozpoczęcia likwidacji i jak ten majątek został rozdysponowany (np. że majątek został przekazany zgodnie z uchwałą o przeznaczeniu majątku pozostałego w wyniku likwidacji). 

Ważnym jest tu by likwidator sprawnie ustalił powyższe, uwzględniając w szczególności zobowiązania publicznoprawne (np. podatki, składki na ubezpieczenia społeczne), jak i fakt, czy organizacja prowadzi działalność gospodarczą. Brak sprawnego ustalenia stanu faktycznego może skutkować bowiem późniejszą odpowiedzialnością subsydiarną likwidatora za zobowiązania likwidowanej organizacji. Dobry opis podjętych działań będzie też dowodem staranności likwidatora.

Szczególną ostrożność należy zachować w sytuacji, gdy organizacja posiada zobowiązania (długi) wobec innych podmiotów oraz wtedy, gdy likwidowana organizacja jest wierzycielem (czyli inny podmiot ma długi wobec likwidowanej organizacji). W takich sytuacjach likwidator powinien dochować wszelkiej staranności w swoich działaniach i wykazać, że zadbał o interes organizacji (np. zadbał o to by dłużnicy spłacili należności wobec organizacji), ale też zrobił wszystko aby spłacić ewentualne zobowiązania organizacji wobec innych podmiotów (nie podjął działań niekorzystnych dla wierzycieli likwidowanej organizacji).

Przydatnym będzie tu sprawozdanie finansowe sporządzane na dzień poprzedzający rozpoczęcie likwidacji, jak i to na zakończenie likwidacji (por. też art. 45 ust. 1 w zw. z art. 12 ust. 2 pkt 2 oraz pkt 6 ustawy o rachunkowości).

4. Ustalenie czy z udziałem organizacji toczy się jakieś postępowanie sądowe lub administracyjne 

Toczące się postępowanie sądowe lub administracyjne, to też dowód na to, że nie zakończyła się działalność organizacji, albo na to, że wobec organizacji są jakieś roszczenia. Dlatego w sprawozdaniu likwidatora warto wskazać czy z udziałem organizacji toczy się jakieś postępowanie sądowe lub administracyjne.

Adekwatne tu są uwagi z pkt 3. Trzeba też pamiętać, że likwidator powinien zakończyć postępowania, które służyły, czy wynikały wyłącznie z realizacji celów statutowych organizacji, a więc nie mają znaczenia dla spraw majątkowych.

5. Obowiązki sprawozdawcze 

Likwidator jest też odpowiedzialny za sporządzenie deklaracji CIT-8 i sprawozdania finansowego (nawet jeśli organizacja prowadziła uproszczoną ewidencji przychodów i kosztów - nie sporządza sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą o rachunkowości - likwidator powinien opisać jaki organizacja miała majątek w momencie rozpoczęcia likwidacji i co się z nim stało, jak i opisać to samo na zakończenie procesu likwidacji, zob. Likwidacja stowarzyszenia, które prowadziło uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów).

W sprawozdaniu z procesu likwidacji, likwidator powinien wskazać, że sporządził deklaracje CIT-8 oraz sprawozdania finansowe (jeśli były wymagane) i złożył do odpowiednich organów. Więcej o sprawozdaniach finansowych związanych z likwidacją zob. m.in.: Likwidacja organizacji pozarządowej a sprawozdania finansowe.

Jeśli organizacja jest zobowiązana do sporządzania sprawozdań finansowych, to rekomendujemy, aby papierową wersję sprawozdania finansowego za okres od rozpoczęcia likwidacji do jej zakończenia dołączyć jako załącznik do sprawozdania likwidatora (lub chociaż opisać wynik sprawozdania w sprawozdaniu likwidatora).

6. Miejsce przechowywania dokumentacji organizacji 

Co prawda wykreślenie organizacji z KRS powoduje, że sama organizacja już nie istnieje, ale zgodnie z wymogami prawa istnieje konieczność zachowania określonej dokumentacji, np. związanej z zatrudnieniem czy z obowiązkami podatkowo-rachunkowymi (np. art. 76 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Dlatego też w sprawozdaniu likwidatora podaje się też informacje nt. miejsca przechowywania dokumentacji zlikwidowanej organizacji. Więcej na ten temat można przeczytać w artykule: Co zrobić z dokumentami zlikwidowanej organizacji pozarządowej.

7. Potwierdzenie zakończenia procesu likwidacji

Zazwyczaj organ, który podejmuje decyzję o likwidacji zatwierdza też zakończenie procesu likwidacji - sprawozdanie likwidatora oraz sprawozdanie finansowe z tego okresu. Do sprawozdania warto też dołączyć uchwałę uprawnionego organu o przyjęciu sprawozdania z okresu likwidacji i o zatwierdzeniu zakończenia procesu likwidacji. Dopiero mając to wszystko likwidator może złożyć wniosek o wykreślenie do KRS.