Publicystyka - ngo.pl

W artykule tym postaram się przybliżyć czy i jak wprowadzone zmiany mogą wpłynąć na dotychczasowe podejścia do zlecania zadań publicznych i czy może to być szansa na uproszczenie współpracy, której tak wszyscy oczekują.

Nowelizacja nie wprowadza rewolucji w zakresie zlecania zadań publicznych, jednak dla analizowanego trybu z art. 19a zmiana jest fundamentalna. 

Po pierwsze wzrastają wartości pojedynczych dotacji jakie mogą być przekazana na zadanie publiczne z limitu do 10.000 zł na jedno zadanie do 20.000 zł. Co za tym idzie łączny limit na jedną organizację, która realizuje zadania w danej jednostce w tym trybie w skali roku nie może przekroczyć 40.000 zł. 

Ta zmiana urealnia faktycznie wartości dotacji, w kontekście rosnących kosztów realizacji zadań publicznych. Z drugiej strony, szczególnie w małych jednostkach samorządu terytorialnego podniesienie limitu może dać nową perspektywę na zlecanie zadań. 

Druga zmiana związana z limitami to podniesienie do 30% z 20% sumy środków przeznaczonych na realizację zadań w trybie 19a. Tu należy pamiętać, że obliczanie tej wartości obejmuje wszystkie dotacje jakie dana jednostka samorządu terytorialne przewiduje w budżecie do zlecenia zadań publicznych organizacjom pozarządowym i podmiotom z art. 3 ust.3. “Wszystkie dotacje” oznaczają zliczanie do limitu środków niezależnie od trybu w jakim ostatecznie samorząd będzie zadanie zlecał - np. dotacje planowane z ustawy o sporcie czy ustawy o zdrowiu publicznym, a także dotacje na zadania zlecone z administracji rządowej (głównie w powiatach). Jest to ważny aspekt ponieważ może on w sposób znaczący wpłynąć na proces planowania współpracy z organizacjami pozarządowymi, co postaram się przybliżyć w dalszej części materiału. 

Trzecia, w mojej ocenie najważniejsza zmiana jaką przynosi nam nowelizacja, to likwidacja 90 dniowego czasu realizacji zadania publicznego. Ta zmiana powoduje, że w trybach dotacyjnych pojawia się rozwiązanie, które daje możliwość kontraktowania zadań bez konkursu w sposób zbliżony do zakupów usług do 170.000 zł. To właśnie brak limitu 90 dni powinien być podstawą do rewizji całego lokalnego systemu zlecania zadań publicznych. Szczególnie ważne może to być w jednostkach samorządu terytorialnego gdzie dotychczas w wielu przypadkach zadania o wartości niedużej (teraz do 20.000 zł) znajdowały się w trybie konkursowym ponieważ ich charakter wymagał realizacji powyżej 90 dni. 

Reszta zasad z trybu art. 19a pozostaje bez zmian. Tryb ten uruchamiany jest więc dalej na wniosek organizacji pozarządowej, a celowość zadania jest podstawą podjęcia decyzji o procedowaniu oferty przez organ wykonawczy. Nadal mamy publikację oferty i zbieranie uwag do niej zgodnie z dotychczasowymi zasadami.

Od lat szukam i namawiam do upraszczania współpracy JST z NGO w ramach obowiązujących przepisów. Jak to już wielokrotnie powtarzałem system zlecania zadań w Polsce oparty o dotacje jest przeregulowany i nieadekwatny do wartości zadań jakie są przedmiotem zleceń (średnia wartość kontraktu w Polsce w 2024 na podstawie badań Stowarzyszenia Klon/Jawor "Kondycja 3 sektora" to ok. 34.000 zł). Mając obok tryb zakupu usług do 170.000 zł vs. system zlecania zadań opartych o dotację uważam, że można wdrożyć prostsze rozwiązania. Szczególnie tam gdzie wartość zadania jest nieduża 

Kluczowe pytanie czy w obecnym systemie zlecania zadań publicznych w naszym samorządzie coś możemy zmienić patrząc na nowe zapisy art. 19a. W mojej ocenie tak i to w sposób znaczący. Poniżej przedstawiam możliwy do wdrożenia scenariusz szukania uproszczeń i wykorzystania wprowadzonych zmian. Jest to zadanie dla pracowników samorządowych oraz przedstawicieli organizacji pozarządowych. A czas mamy idealny na to, bo właśnie rozpoczyna się planowanie budżetów na rok 2027 i tworzenie nowych programów współpracy.

Krok 1. Analiza zadań obecnie realizowanych w naszej społeczności

W ramach tego kroku powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy nadal do wszystkich zadań publicznych musimy stosować tryb konkursowy, czy wprowadzona nowelizacja nie daje nam możliwości wyłączenia części zadań z trybu konkursowego? Czy zmiana ta przyniesie nam wartość w postaci uproszczenia współpracy? Czy chcemy dokonać zmiany? 

Przykład 1
Czy corocznie zlecane zadanie z zakresu kultury, obejmujące jesienny przegląd twórczości lokalnej, którego wartość wynosiła dotychczas 18.000 zł musi być przedmiotem konkursu? 

Przykład 2
Czy wsparcie naszego lokalnego stowarzyszenia diabetyków, które na działania roczne otrzymuje dotację o wartości 12.000 zł nadal musi być realizowane w trybie konkursowym? 

Analiza w kroku pierwszym powinna dać nam listę zadań, które dotychczas realizowane były w w trybie konkursowym bo nie było możliwości zastosowania innej procedury. Na liście tej powinny również znaleźć się zadania, które z góry wiemy kto będzie wykonywał np. wskazany w przykładzie przegląd twórczości lokalnej ma już X edycję i tu zasada konkurencji nie ma żadnego zastosowania, co roku to samo zadanie realizuje ten sam podmiot. Taka dyskusja powinna odbyć się w formie spotkań indywidualnych i konsultacyjnych na etapie tworzenia założeń do programu współpracy. Zapewni to realizację zasady partnerstwa, jawności i  efektywności. W mojej ocenie stworzenie takiej listy zadań w sposób znaczący ułatwi realizację zadań dając możliwość m.in. wykorzystania istniejącej w trybie 19a przestrzeni na "negocjacje zakresu oferty" (JST również może zgłaszać uwagi i mogą one być przedmiotem uzgodnień przed podpisaniem umowy).

Krok 2. Zapis w programie współpracy 

Analiza z kroku 1 powinna znaleźć odzwierciedlenie w zapisach projektu programu współpracy. Program powinien wskazać, które zadania samorząd planuje realizować w trybie konkursowym, a które w trybie 19a. Takie podejście zapewni realizację zasady jawności, która w trybie 19a zawsze budzi pewne wątpliwości. Program współpracy, w praktyce szczególnie mniejszych samorządów, może w końcu odzwierciedlać realne ramy współpracy.

Krok 3. Harmonogram zlecania zadań z trybu z art. 19a 

Tryb uproszczony, który analizujemy, jest realizowany na wniosek organizacji. Jeżeli w wyniku kroku pierwszego przenosimy jakieś zadania do trybu 19a, to należy wspólnie z organizacjami określić ramowy harmonogram składania ofert i  czasu ich realizacji. Taki harmonogram powinien być efektem budowania kultury współpracy lokalnej. Nie jest on wymogiem formalnym, ale daje możliwość określenia ramowych terminów składania przez NGO wniosków. Jest to o tyle ważne, że dotychczas organizacje miały ogłoszenie konkursowe - teraz tego nie będzie, a trzeba zachować odpowiedni czas na procedowanie oferty i jej wdrożenie.

Ramowy harmonogram powinien wskazywać przykładowo, że wnioski na zadania planowane do realizacji w trybie 19a powinny być składane min. 30 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji zadania, a dla zadań rozpoczynających się od stycznia terminem powinien być np. 1 grudnia roku poprzedzającego.

Wszystkie terminy wskazane w harmonogramie mają charakter instrukcyjny. Nie są więc wiążące, ale są efektem wspólnych partnerskich ustaleń. 

Krok 4. Przygotowanie nowych wzorów umów 

Jednym z głównych problemów w realizacji zadań z art. 19a są źle przygotowane umowy. Obecnie obowiązujące rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu ds. Pożytku Publicznego, jak i planowane nowe wzory (przedstawione do konsultacji w sierpniu 2026), nie przewiduje odrębnego wzoru ramowej umowy dedykowanej dla trybu uproszczonego. Oznacza to konieczność dostosowania zapisów ramowego wzoru do realiów zadań wdrażanych w trybie 19a. Poniżej prezentuję trzy kluczowe zapisy, które powinny się pojawić niezależnie od tego, co przyniesie nam nowelizacja wzorów z rozporządzania. 

Pierwszy dotyczy zmian merytorycznych w ofercie, drugi zmian finansowych, trzeci dotyczy zasad wnoszenia wkładu własnego w związku ze zmianą zapisu art. 5 ust. 4a.

Przykład 1 
W trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane zmiany w zakresie sposobu i terminu realizacji zadania. 

Zmiany istotne wpływające na sposób realizacji zadania wymagają zgłoszenia w formie pisemnej i uzyskania zgody  (nazwa organu zlecającego zadanie) przed ich wdrożeniem. Do zmian takich zalicza się np. dodanie nowego działania, rezygnację z realizacji działania, zmianę wpływającą na rezultaty zadania.

Przykład 2
W trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane przesunięcia w zakresie poszczególnych pozycji kosztów. Oferent może dokonywać przesunięć pomiędzy kosztami działań w sposób dowolny o ile nie narusza to istoty zadania i zapewnia realizację działań i rezultatów. Przesunięcia nie mogą zwiększać kosztów osobowych i administracyjnych zadania publicznego.

Pisemnej zgody (nazwa organu) wymaga utworzenie nowej pozycji budżetowej. Oferent zobligowany jest przedstawić zaktualizowany budżet oferty po uzyskaniu zgody na wprowadzenie nowej pozycji budżetowej. Zmiana powyższa wymaga aneksu do umowy. 

Mając na uwadze, że tryb 19a jest trybem uproszczonym na etapie składania oferty (brak komisji konkursowych, ogłoszeń itd.), to również na etapie realizacji zadania powinno mieć miejsce uproszczenie. Proponowane wyżej zapisy można wprowadzić do ramowego wzoru umowy. Ich istotą jest stworzenie elastycznego systemu wdrażania zadań, którego istotą jest realizacja zadań i osiągnięcie rezultatów, a nie sztywne trzymanie się zapisu oferty i budżetu. Zbyt rygorystyczne zasady realizacji zadań są główną przyczyną problemów z rozliczeniem zadania i prowadzenia postępowań o zwrot środków. 

W zakresie wkładów własnych umowy w trybie 19 powinny dać swobodę organizacji w zakresie określania źródła wkładu. Zgodnie z nowelizacją w przypadku złożenia oferty w trybie 19a w formie wsparcia, zgodnie z art. 5 ust. 4a, "organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 zapewniają wkłady rzeczowe lub osobowe służące realizacji tego zadania. Jeżeli organ administracji publicznej zlecający realizację zadania publicznego dopuszcza taką możliwość, organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 mogą dokonać zastąpienia całości lub części wkładów rzeczowych lub osobowych środkami finansowymi własnymi lub środkami finansowymi pochodzącymi z innych źródeł. Informację o dokonaniu zastąpienia wkładów rzeczowych lub osobowych środkami finansowymi zawiera się w ofercie realizacji zadania publicznego".

W przypadku trybu 19a możliwość opisana w zacytowanym fragmencie znowelizowanej ustawy powinna wprost wynikać z zapisów wzoru umowy jaki powstanie lokalnie.

Cała zmiana systemu zlecania zadań powinna być powiązana z edukacją i informacją o kierunkach zmian jakie przynosi nowelizacja. Decyzja o zmianie sposobu podejścia do realizacji zadań, które dotychczas były zlecane w trybie konkursowym, a teraz mogą przejść do trybu uproszczonego, wymaga edukacji wszystkich interesariuszy - zarówno samorządu jak i organizacji pozarządowych. Nikt nie lubi zmian, a dzisiaj w systemie realizacji zadań publicznych to nie przepisy są głównym problem, a przyzwyczajenia. Skoro zawsze był konkurs to po co to zmieniać? Skoro zawsze był zapis, że mamy % przesunięć w budżecie to po co to zmieniać? Zachęcam do przejrzenia obecnego modelu realizacji zadań w każdym samorządzie. Spróbujmy szukać w zmianach przepisów okazji na uproszczenia współpracy i niwelowania problemów, które mamy od lat. Tryb 19a po nowelizacji daje nam taką opcję. Skorzystajmy z niej. 

Życzę Państwu skutecznych wdrożeń.