Publicystyka - ngo.pl

Jeśli korzystasz z narzędzi opartych o sztuczną inteligencję, to na pewno zdążyłeś/zdążyłaś się już przekonać, że udzielane odpowiedzi nie zawsze są rzetelne. Generatywna sztuczna inteligencja ma tendencję do tak zwanego halucynowania, czyli wymyślania odpowiedzi, które chociaż na pierwszy rzut oka wyglądają przekonująco, nie są oparte na faktach i mogą wprowadzać w błąd. Każdorazowe weryfikowanie zwracanych informacji bywa czasochłonne.

Dlatego, jeśli marzy ci się narzędzie oparte o sztuczną inteligencję, które nie będzie halucynowało i będzie zwracało informacje z zaufanego źródła, stwórz własnego asystenta! Zaraz przekonasz się, że nie jest to wcale takie trudne.

Wyszukiwanie informacji w Internecie (również za pomocą narzędzi opartych o sztuczną inteligencję) bywa bardzo pomocne – to nie ulega wątpliwości. Jest szybkie, łatwo dostępne, daje możliwość wglądu w wiele różnych źródeł.

Ale jednocześnie jest obarczone pewnym ryzykiem.

Po pierwsze, występuje ryzyko halucynacji, o których wspomniałam wcześniej. Treści znalezione w Internecie nie mają gwarancji rzetelności – zawsze trzeba je weryfikować.

Po drugie, Internet nie zna kontekstu, w którym działasz. Wyobraź sobie na przykład, że szukasz pomysłów na projekt, który chcesz zorganizować w lokalnej społeczności. Wpisujesz prompt do jednego z popularnych narzędzi. Dostajesz różne pomysły, które na pierwszy rzut oka wydają się bardzo sensowne. Układasz je w harmonogram i rozpoczynasz realizację. I nagle… klops. Zaproponowane przez AI pomysły nie działają. Co mogło pójść nie tak? Mogło się na przykład okazać, że pomysły były niedopasowane do potrzeb odbiorców twojej społeczności – zostały wygenerowane na podstawie jakichś ogólnych informacji, bez znajomości jej specyfiki.

Typowe narzędzia AI działają tak, że „uczą się” na treściach dostępnych w sieci. Nie wiedzą, jak działa wasza organizacja, jakie procedury w niej obowiązują, jakie macie doświadczenia z projektami. Dlatego generują odpowiedzi, które:

• nie uwzględniają waszej kultury organizacyjnej, języka i realiów pracy,
• mogą być nieaktualne (np. informacje o grantach, przepisach, wewnętrznych zasadach),
• brzmią pewnie, ale są błędne lub zmyślone.

Paradoks polega na tym, że organizacje często mają lepszą wiedzę niż to, co AI „wyciąga z sieci”. Tak, również twoja organizacja! Opisy projektów, notatki ze spotkań, e-maile, raporty, procedury, regulaminy, instrukcje, checklisty –  macie mnóstwo różnych dokumentów, w których kryje się cenna wiedza i unikatowe doświadczenie. Często pochowanych w folderach, na dyskach, w skrzynkach mailowych i… zapomnianych.

Asystent może pomóc wam na nowo zrobić z nich użytek!

Główny cel działania takiego asystenta to wykorzystanie wiedzy i doświadczenia, którymi dysponuje organizacja i wsparcie osób z organizacji w codziennym działaniu.

Asystent może wyglądać i działać jak chatbot – z tą tylko różnicą, że zamiast „wymyślać” odpowiedź na podstawie treści z Internetu, będzie szukał odpowiedzi w waszych plikach.

W praktyce działa to mniej więcej tak:

1. Wybieracie narzędzie (np. Gemini Notebook, Anything LLM) i wgrywacie do niego dokumenty: notatki, procedury, raporty, opisy projektów, dzienniki doświadczeń, etc.
2. Kiedy ktoś zadaje pytanie, asystent przeszukuje te dokumenty.
3. Generuje odpowiedź na podstawie tego, co w nich znalazł.
4. Często pokazuje też, skąd wziął daną informację (np. „źródło: procedura rozliczania projektów, s. 3”).

Dokumenty, które przekażecie do asystenta, pomagają mu zbudować kontekst: „dowiaduje się” z nich więcej nt. waszej organizacji, więc jest w stanie zwracać odpowiedzi lepiej dopasowane do potrzeb. Co więcej, jeśli wybierzecie narzędzie działające lokalnie, zwiększacie bezpieczeństwo i prywatność danych i możecie pracować na dokumentach, których nie chcielibyście wgrywać do narzędzi online opartych o AI (np. ze względu na ochronę danych osobowych).

Krok 1: Wybierz jeden, konkretny problem, w którym asystent może pomagać

Zamiast myśleć „zbudujemy AI do wszystkiego”, zacznijcie od jednego wąskiego obszaru, do którego pojawia się najwięcej pytań. Na przykład:

• „Nikt nie wie, gdzie są procedury / Gdzie znajdę aktualną procedurę rozliczania projektów?” – przydałby się asystent, który udzieliłby odpowiedzi dot. procedur, regulaminów, etc.
• „Jak wygląda instrukcja do wykonania zadania X? Co mam zrobić krok po kroku?” – asystent pomagający wykonać zadanie z danego obszaru, zasilony wytycznymi i opisami waszych wcześniejszych doświadczeń.
• „Jakie były ustalenia na ostatnim spotkaniu partnerów projektu? / Jakie są typowe błędy w raportach z projektu X?” – asystent prowadzenia projektu, znający opis, harmonogram, budżet, ustalenia, etc.

Krok 2: Zbierz i uporządkuj wiedzę

Zidentyfikuj dokumenty, które mogą zasilić asystenta: procedury, instrukcje, opisy, pytania i odpowiedzi, raporty, notatki, etc. Uporządkuj je choć minimalnie: popraw nazwy plików, sprawdź aktualność wersji.

Krok 3: Stwórz prostego asystenta w wybranym narzędziu

Wybierz narzędzie. Stwórz w nim przestrzeń dla asystenta i nadaj jej znaczącą nazwę. Wgraj do niego dokumenty. Następnie przetestuj kilka pytań i sprawdź, czy odpowiedzi są sensowne. Jeśli nie do końca – dodaj kolejne materiały. 

Jak to wygląda krok po kroku na żywym przykładzie, zobaczysz w wideotutorialu w dalszej części artykułu. Michał buduje tam dwóch asystentów od zera.

Jeśli twoja organizacja korzysta z subskrypcji Google Workspace, możecie stworzyć automatyzację w Google Workspace Studio, która będzie automatycznie wysyłała pliki z Dysku Google do Gemini Notebook. Czyli: wybieracie folder na Dysku, który będzie „obserwowany” przez automatyzację i jeśli jakiś plik zostanie do niego dodany –  wasz asystent w Gemini Notebook będzie miał do niego dostęp. 

Krok 4: Przetestuj z małą grupą i zbierz feedback

Jeśli asystent ma być pomocny dla zespołu organizacji, musi być dopasowany do jego potrzeb. Zaproś 2-3 osoby z zespołu do używania asystenta przez kilka dni i poproś o informację zwrotną:

• Czy odpowiedzi były pomocne?
• Czy brakowało jakichś dokumentów?
• Co coś było mylące lub niejasne?

Krok 5: Ulepsz i ewentualnie rozszerz

Nie musi być idealnie od razu – asystenta możesz udoskonalać w trakcie współpracy! Śmiało dodawaj do niego nowe dokumenty i usuwaj niepotrzebne.

A jeśli asystent się sprawdzi i zaistnieje taka potrzeba –  stwórz kolejnego do nowego obszaru.

Teoria to jedno, a najlepiej uczy się na konkretach. Dlatego razem z Michałem Serwińskim przygotowaliśmy krótki tutorial, w którym Michał pokazuje trzech asystentów zbudowanych w Gemini Notebook i Gemini Gem – każdy oparty na innym zestawie dokumentów organizacji.

Zobaczysz asystenta do pytań o KSeF, asystenta, który wesprze rozliczanie projekt grantowego na podstawie wniosku i raportu, oraz Google Gem odpowiadający na e-maile od osób zainteresowanych wolontariatem. Wszystkie bazują wyłącznie na wiedzy, którą organizacja już ma, bez zgadywania i bez szukania treści w sieci.

W nagraniu:

• budujemy asystenta krok po kroku w Gemini Notebook,
• wgrywamy dokumenty organizacji i zadajemy pytania testowe,
• tworzymy Gemini Gem odpowiadający na e-maile na podstawie przewodnika wewnętrznego,
• pokazujemy, jak sprawdzić, czy asystent nie zmyśla, tylko wskazuje źródło.

Tworząc asystenta pamiętaj o tym, że jakość udzielanych przez niego odpowiedzi zależy przede wszystkim od jakości wiedzy, jaką mu dostarczysz. Pilnuj, aby wiedza w przekazanych dokumentach była aktualna. Jeśli wgrasz stare, sprzeczne procedury, asystent będzie „mądrze” cytował chaos i nie będzie zbyt pomocny. 

Jeśli chcesz pracować na danych prywatnych lub zawierających wrażliwe dane, wybierz narzędzie działające lokalnie (takie, które nie przekazuje twoich zapytań do „chmury”, czy innego zewnętrznego miejsca, skąd dane mogłyby „wyciec”) lub takie, które ma politykę prywatności odpowiadającą waszej organizacji.

Wprowadzając asystenta do organizacji, zadbaj o odpowiednią komunikację w zespole: pokaż, do czego asystent służy i jak z niego korzystać, i podkreślaj, że mimo że może on być dobrym wsparciem w pracy, to ani on, ani żaden inny asystent AI nie zastąpi człowieka.

Organizacje często mają lepszą wiedzę niż to, co AI „wyciąga z sieci” – dlatego warto ją docenić! Stworzenie asystenta AI, który bazuje na dokumentach przekazanych przez organizację pozwala na nowo odkryć pokłady cennej wiedzy i unikatowego doświadczenia, które na co dzień są poukrywane w różnorodnych (i nieco zapomnianych) plikach, folderach, mailach, notatkach i innych. Taki asystent może sprawić, że ta wiedza zacznie realnie pracować na co dzień: odpowiadać na pytania, wskazywać źródła, odciążać zespół. 

Co ważne, aby stworzyć asystenta, nie trzeba mieć zaawansowanej wiedzy programistycznej – wręcz przeciwnie, to nieskomplikowane zadanie! Nie trzeba od razu budować wielkiego systemu. Wystarczy jeden mały, konkretny przypadek: jeden obszar, kilka dokumentów, proste narzędzie. Wybierzcie jeden problem, wrzućcie dokumenty i sprawdźcie, jak to zmienia codzienną pracę. Powodzenia!

Pełny wideotutorial znajdziesz tutaj.

Czytaj także:

• Automatyzacja zadań. Jak przyspieszyć zbieranie faktur z załączników i tworzenie zestawień?
• Jak uporządkować dane w NGO, aby ułatwić zarządzanie i pracę zespołową?
• Zarządzanie wiedzą w NGO: Jak zamienić rozmowy na czacie w systematyczny rozwój zespołu?
• Skróty klawiszowe i nie tylko. 11 sposobów, żeby pracować sprawniej przy komputerze
• Lista zadań od Google – minimalistyczne zarządzanie zadaniami

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na portal Sektor 3.0 i zapisz się do naszego newslettera, żeby nie przegapić kolejnych artykułów. Zapraszamy!