3 kroki do efektywnego wykorzystywania danych w organizacji non-profit
Zapewne wiesz, że z danych, które generuje Twoja organizacja, możesz wyciągnąć wiele cennych wniosków. Dzisiaj opowiemy Ci, w jaki sposób znajdować kluczowe informacje oraz jak wykorzystywać je na korzyść NGO.
Jak identyfikować i wykorzystywać dane?
Choć proces ten może brzmieć przytłaczająco, nie obawiaj się. Przeprowadzimy Cię przez niego krok po kroku i zaproponujemy wskazówki, które pomogą zrealizować Twoje cele.
Krok 1. Zidentyfikuj istotne dane
Aby móc wykorzystać dane, w pierwszej kolejności należy zdecydować, które z nich są dla Ciebie najistotniejsze. Jakie informacje pomogą usprawnić Waszą działalność? Które pozwolą zidentyfikować niepoprawnie funkcjonujące procesy?
Przemyśl to zagadnienie szczegółowo, ponieważ danych, które generuje Twoja organizacja, jest mnóstwo. Zastanawiasz się jakie? Oto kilka przykładów:
- kim są Twoi beneficjenci oraz jaką pomoc otrzymują,
- która forma udzielania wsparcia cieszy się największą popularnością (jednorazowa, cykliczna),
- ilu wolontariuszy wspomaga Twoją organizację (oraz ich dane demograficzne),
- informacje o skuteczności newslettera oraz mediów społecznościowych,
- aktywność użytkowników na stronie internetowej,
- opinie na temat NGO.
A to tylko ułamek informacji! Postaraj się zidentyfikować dane powstające w ramach poszczególnych działań, które prowadzicie. Następnie zastanów się, czego najbardziej potrzebujesz i to na tych kwestiach skup swoją uwagę.
Krok 2. Przeanalizuj dane, które posiadasz
Po wybraniu danych, które są istotne dla Twojej organizacji non-profit, należy je przeanalizować. Wiele zależy od tego, jakie informacje posiadasz. Liczne systemy, z których odczytasz statystyki, przeprowadzają ich wstępną analizę. Co to znaczy?
W przypadku mediów społecznościowych (np. Facebook, Instagram) z łatwością znajdziesz informacje o tym, jak zmieniała się liczba reakcji odbiorców, które posty cieszą się największą popularnością oraz w jakich godzinach obserwujący najchętniej wchodzą w interakcję z organizacją.
Ruch na Twojej stronie internetowej możesz wygodnie prześledzić z wykorzystaniem Google Analytics. Z kolei prowadząc newsletter, analizę statystyk znajdziesz u usługodawców oferujących możliwość mailingu, np. w GetResponse.
Inaczej ma się sprawa dotycząca Twoich beneficjentów bądź zebranych opinii na temat organizacji. Taka dokumentacja może wymagać skrupulatnej analizy, czasami z udziałem systemów do statystyki (np. Statistica). Do przeprowadzenia takich badań przyda się w Twoim zespole ktoś, kto zajmuje się analityką biznesową.
Krok 3. Wykorzystaj wyniki analizy do wprowadzenia zmian
Po uzyskaniu wyników nie pozostaje nic innego niż wykorzystać je do wprowadzenia zmian w organizacji. Być może posty zachęcające darczyńców do wpłat należy publikować w inny dzień tygodnia? Albo wskaźnik otwarcia newsletterów jest większy, gdy tytuł maila jest krótszy?
Niektóre informacje przydadzą się do raportów podsumowujących Twoją aktywność albo do promocji. W takim przypadku warto podjąć się wizualizacji danych z wykorzystaniem takich narzędzi, jak Microsoft Power BI czy Tableau.
Tak naprawdę po kroku trzecim przychodzi jeszcze swoisty krok czwarty. Jaki? Należy powtórzyć wszystko to, co zrobiliście do tej pory. Jedynym sposobem wykorzystania danych w organizacji non-profit jest regularne weryfikowanie oraz aktualizowanie metod ich analizy.
Dlaczego warto analizować dane w organizacji non-profit?
Pozyskiwanie, analiza oraz wykorzystywanie danych pomogą Ci usprawnić funkcjonowanie organizacji. W ten sposób możesz znaleźć procesy, które nie działają poprawnie, a następnie je zmodyfikować.
Dane mogą Ci również pomóc w promocji – nie tylko za sprawą wiedzy o tym, kiedy publikować posty, ale również umożliwią pochwalenie się dotychczasowymi osiągnięciami.
Wystarczy tylko znaleźć odpowiednie osoby i narzędzia do analityki biznesowej, a następnie rozpocząć pracę!
Źródło: Fundacja Techsoup
