Publicystyka - ngo.pl

Jak przejść od okazjonalnej pomocy do długotrwałej współpracy? Dlaczego sama rekrutacja nie wystarczy i co może zrobić organizacja, aby stworzyć warunki, które będą sprzyjać regularnemu zaangażowaniu wolontariuszy?

Zorganizowanie jednorazowej akcji wolontariackiej może być początkiem czegoś większego. Ludzie przychodzą, chętnie pomagają, poznają organizację i jej działania. Czasami jednak po zakończeniu wydarzenia wracają do swoich codziennych obowiązków i na tym kończy się ich przygoda z wolontariatem. Nie oznacza to jednak, że nie chcą pomagać ponownie. Być może byli bardzo zadowoleni z niesienia pomocy innym, ale nikt nie zaproponował im kolejnego działania albo nie wiedzą, jak mogliby zaangażować się na dłużej.

Dla wielu organizacji pozarządowych znalezienie wolontariuszy, którzy będą gotowi do regularnej pomocy jest sporym wyzwaniem. Potrzeby zazwyczaj są duże, zadań nie brakuje, a każda dodatkowa para rąk może mieć ogromne znaczenie. Mimo to samo zaproszenie ludzi do współpracy nie zawsze wystarcza, by faktycznie zostali na dłużej. 

Warto więc zadać sobie pytanie: co sprawia, że jedna osoba po jednorazowej pomocy angażuje się w kolejne działania, a inna już nie wraca? Czy chodzi wyłącznie o motywację wolontariusza, czy może równie ważne ma znaczenie to, jak organizacja przygotowuje się do współpracy?

Budowanie wolontariatu systematycznego nie musi od razu oznaczać tworzenia skomplikowanych procedur ani przeznaczania dużych sum pieniędzy na nowe rozwiązania. Często wystarczy zacząć od przyjrzenia się codziennym działaniom organizacji, sposobowi komunikacji oraz temu, jakie miejsce rzeczywiście mają w niej wolontariusze.

Przejście od jednorazowej pomocy do regularnych działań z zaangażowaniem wymaga zwykle czasu, ale może przynieść korzyści obu stronom. Organizacja zyskuje osoby, które lepiej znają jej działania, a wolontariusze zyskują przestrzeń na rozwój swoich umiejętności, poznanie nowych osób, czy też poczucie sensu, że ich praca naprawdę coś zmienia i realnie wpływa na życie innych.

Organizacje często poświęcają dużo czasu na przygotowanie wydarzenia, znalezienie osób i podział obowiązków. Kiedy akcja się kończy, wszyscy skupiają uwagę na podsumowaniu rezultatów i przygotowaniu kolejnych działań. W tej gonitwie myśli i natłoku obowiązków łatwo zapomnieć o osobach, które były pierwszy raz podczas realizacji przedsięwzięcia. 

Tymczasem to, co wydarzy się po zakończeniu akcji, może mieć właśnie ogromne znaczenie dla dalszej współpracy. Warto podziękować wolontariuszom za ich poświęcony czas i zaangażowanie, ale dobrze zrobić też coś więcej. Można przykładowo zapytać o ich wrażenia, co im się podobało, a co warto poprawić. To również dobry moment, aby zapytać, czy chcieliby w przyszłości wziąć udział w podobnych działaniach. 

Nie chodzi o to, żeby od razu przedstawić im długą listę obowiązków i oczekiwać, że zdeklarują się do stałej współpracy. Czasami wystarczy poinformować, że organizacja planuje kolejne wydarzenia, na których będzie mile widziana pomoc i chętnie ponownie zaprosi osoby, które już ją znają. 

Ważne, aby taka informacja nie była tylko pustą obietnicą. Jeśli organizacja deklaruje, że będzie informować o kolejnych możliwościach do działania, powinna rzeczywiście to robić. Dzięki temu wolontariusz wie, że jego pomoc została zauważona i że będzie mógł wrócić do pomocy, kiedy znajdzie na to czas i ochotę.

Regularny wolontariat nie zawsze musi oznaczać przychodzenie do organizacji kilka razy w tygodniu. Dla danej osoby będzie to pomoc w każdy poniedziałek, dla innej udział w jednym wydarzeniu raz w miesiącu, a dla jeszcze innej wykonywanie konkretnych zadań zdalnie w wybranym czasie.

Warto pamiętać, że wolontariusze mają różne możliwości. Niektórzy studiują, inni pracują, niektórzy robią to i to, a jeszcze inni opiekują się bliskimi bądź angażują się w kilka inicjatyw jednocześnie. Ich sytuacja może się też zmieniać. Osoba, która w tym miesiącu miała dużo czasu i angażowała się kilka razy w tygodniu, za parę miesięcy może nie być w stanie poświęcić tak dużo czasu na pomoc.

Dlatego dobrze jest rozmawiać o dostępności i wspólnie ustalać zasady współpracy. Zamiast zakładać, że każdy będzie gotowy do wykonywania tej samej liczby zadań. Warto zapytać, ile czasu może poświęcić np. w danym okresie czasu i jakie działania najbardziej mu odpowiadają. 

Organizacja może zaproponować kilka form zaangażowania, na przykład:

• pomoc w działaniach administracyjnych.
• prowadzenie mediów społecznościowych,
• przygotowywanie materiałów,
• wsparcie przy organizacji wydarzeń,
• regularną pomoc przy bieżących zadaniach.

Dzięki temu, wolontariusze mogą znaleźć dla siebie miejsce, gdzie ich wkład pomocy będzie sprawiał radość, a także będzie zgodny z ich umiejętnościami i możliwościami.

Najważniejsze jest to, aby ustalenia były jasne dla obu stron. Jeśli wolontariusz deklaruje pomoc przez kilka godzin w miesiącu, organizacja powinna planować z nim współpracę z uwzględnieniem takiej dostępności, na jaką byli umówieni, a nie oczekiwać, że dana osoba będzie zawsze pod telefonem i do dyspozycji.

Nawet najbardziej zmotywowany wolontariusz może stracić chęć do działania, jeśli nie wie, co ma robić, nie otrzymuje potrzebnych informacji albo nie może liczyć na wsparcie. Chęć pomagania jest ważna, ale sama w sobie niestety nie wystarczy, aby współpraca przebiegła sprawnie.

Dlatego przed zaproszeniem kolejnych osób warto przyjrzeć się temu, jak organizacja jest przygotowana na ich obecność. Czy wiadomo:

1. Czy jest ktoś, kto sprawdzi, czy wszystko jest zrozumiałe?
2. Czy otrzymają informacje z odpowiednim wyprzedzeniem?
3. Czy jest ktoś, do kogo mogą zwrócić się z pytaniami?
4. Jakie zadania zostaną im przydzielone? 

Nie trzeba od razu tworzyć rozbudowanego systemu zarządzania wolontariatem. Czasami wystarczy ustalić kilka podstawowych zasad, które ułatwiają codzienną współpracę. Może to być wyznaczenie osoby kontaktowej, przygotowanie krótkiego opisu zadań albo ustalenie, w jaki sposób i z jakim wyprzedzeniem przekazywane będą informacje.

Wyobraźmy sobie osobę, która zgłasza się do pomocy przy wydarzeniu, ale dopiero dzień przed jego rozpoczęciem lub w trakcie dowiaduje się, co właściwie ma robić. Nawet jeśli uda się jej wykonać zadanie, może poczuć się zagubiona bądź niedoceniona. Jeśli taka sytuacja będzie się powtarzać, prawdopodobnie trudniej będzie jej zdecydować się i przygotować na kolejną współpracę. 

Z kolei jasno ustalone zasady, przekazane z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym, sprawna komunikacja i możliwość uzyskania pomocy sprawiają, że wolontariusz czuję się pewniej. Wie, czego od niego się oczekuje, oraz może dokładniej skupić się na wykonywaniu powierzonych mu zadań.

W codziennej pracy organizacji łatwo skupić się przede wszystkim na zadaniach do wykonania. Trzeba przygotować wydarzenie, zebrać potrzebne materiały, odpowiedzieć na wiadomości i dopilnować wielu innych spraw. W takim natłoku obowiązków wolontariusz może czasem zostać potraktowany głównie jako osoba, która pomoże odciążyć zespół. 

Tymczasem wolontariat to współpraca, a nie tylko przekazywanie zadań do wykonania. Osoby zaangażowane w działania organizacji mają własne pomysły, doświadczenia i umiejętności, które mogą okazać się bardzo przydatne. Warto dać im przestrzeń do dzielenia się swoimi spostrzeżeniami i proponowania nowych rozwiązań. 

Nie oznacza to jednak, że każda propozycja musi zostać zrealizowana. Ważne jednak, aby wolontariusze mieli poczucie, że mogą zabrać głos, a ich zdanie zostanie wysłuchane. Nawet krótka rozmowa po zakończonym działaniu może pomóc znaleźć rozwiązania, na które wcześniej nikt nie zwrócił uwagi.

Istotne jest również zauważenie wkładu poszczególnych osób. Podziękowanie nie musi być uroczyste ani kosztowne. Czasami wystarczy konkretna informacja zwrotna, co udało się osiągnąć dzięki ich pracy i pomocy. Zamiast ogólnego “dziękujemy za pomoc” można powiedzieć, że dzięki zaangażowaniu wolontariuszy udało się przygotować dane zadania czy też sprawnie przeprowadzić dane wydarzenie.

Takie podejście pomaga okazać, że praca wolontariuszy ma znaczenie i jest częścią większego celu, a nie tylko sposobem na uzupełnienie braków w kadrze.

Budowanie stałego zaangażowania nie oznacza, że każda osoba będzie współpracować z organizacją przez wiele lat. Czasami zmienia się jej sytuacja życiowa, pojawiają się nowe obowiązki, albo po prostu potrzebuje odpoczynku. Nie zawsze oznacza to niezadowolenie ze współpracy, czy koniec już na zawsze.

Warto więc stworzyć taką atmosferę, w której wolontariusz może otwarcie powiedzieć, że przez pewien czas nie będzie dostępny. Jeśli każda nieobecność wiążę się z poczuciem winy lub obawą przed reakcją organizacji, powrót do współpracy może stać się trudniejszy.

Dobrze jest rozmawiać o możliwościach i nie traktować przerwy jako porażki. Można zapytać, czy dana osoba chciałaby otrzymywać informacje o przyszłych działaniach, czy woli odezwać się samodzielnie, kiedy będzie gotowa na powrót do działania. 

Jednocześnie organizacja powinna przygotować się na to, że dostępność wolontariuszy może się zmieniać. Warto dzielić się wiedzą, zapisywać najważniejsze informacje dotyczące zadań i nie opierać całej działalności na jednej osobie. Dzięki temu odejście lub czasowa nieobecność konkretnego wolontariusza nie spowoduje, że ważne działania zostaną wstrzymane.

Celem nie jest też zatrzymanie wszystkich za wszelką cenę. Chodzi raczej o budowanie relacji, do których można wrócić, jeśli pojawi się taka możliwość i chęć.

Wprowadzenie zmian warto połączyć z regularnym sprawdzaniem, czy rzeczywiście ułatwiają one współpracę. Nie trzeba w tym celu przygotowywać skomplikowanych ankiet ani prowadzić rozbudowanych analiz.

Na początek wystarczy porozmawiać z wolontariuszami. Można się ich zapytać, czy wiedzą, czego się od nich oczekuje, czy otrzymają informacje na czas, czy mogą liczyć na wsparcie i czy zakres powierzanych im zadań odpowiada ich możliwościom. 

Warto również sprawdzać, co dzieje się po zakończeniu poszczególnych akcji. Czy osoby, które pomagały w realizacji wydarzenia, wiedzą o kolejnych możliwościach współpracy i zaangażowania? Czy ktoś utrzymuje z nimi kontakt? Czy organizacja faktycznie daje im możliwość i szansę na powrót?

Liczba wolontariuszy i godzin przepracowanych na rzecz organizacji mogą być pomocnymi wskaźnikami, ale nie pokazują całego obrazu. Równie ważne jest to, czy współpraca jest dobrze zorganizowana, czy wolontariusze czują się częścią zespołu i czy mają przestrzeń do zgłaszania swoich potrzeb.

Takie rozmowy mogą pomóc dostrzegać problemy, które z perspektywy organizacji nie zawsze są widoczne. Czasami niewielka zmiana, na przykład wcześniejsze przekazywanie informacji albo bardziej czytelny podział obowiązków, może znacznie ułatwić współpracę.

Budowanie wolontariatu systematycznego nie musi zaczynać się od dużej strategii ani od poszukiwania kolejnych osób. Czasami najlepszym punktem wyjścia jest przyjrzenie się tym, którzy już kiedyś pomogli organizacji.

Czy te osoby wiedzą, że mogą do nas wrócić? Czy mają możliwość poznania innych form pomocy i zaangażowania? Czy po zakończonej akcji otrzymują informację, że ich praca była ważna? Czy organizacja jest przygotowana na to, żeby przyjąć ich ponownie i zapewnić im odpowiednie wsparcie?

Odpowiedzi na te pytania mogą pomóc znaleźć obszary, które warto poprawić. Nie każda osoba, która weźmie udział w jednorazowej akcji, zdecyduje się na regularną współpracę. I nie musi to oznaczać, że coś poszło nie tak. Ważne jednak, aby osoby, które chciałyby zaangażować się ponownie, miały taką możliwość. 

Wolontariat systematyczny buduje się stopniowo, poprzez codzienne decyzje, jasną komunikację i wzajemny szacunek. Nie chodzi wyłącznie o to, aby znaleźć ludzi gotowych do pomocy, ale również o to, aby stworzyć im warunki do działania. 

Może więc warto zacząć od prostego pytania: co możemy zrobić, żeby osoba, która dziś nam pomogła, wiedziała, że jeśli będzie chciała wrócić, znajdzie u nas miejsce dla siebie?

Nikola Gruszczyk

Centrum Edukacji Społecznej

Stowarzyszenie Inicjatywa Obywatelska PRO CIVIUM

Projekt sfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich NOWEFIO na lata 2021-2030.