Publicystyka - ngo.pl

Finanse to jeden z najważniejszych obszarów funkcjonowania organizacji pozarządowych. Wydaje się to dość oczywiste, gdyż środki finansowe są niezbędne dla realizacji działań statutowych. Trzeba jednak zawsze pamiętać, że środki czy to rzeczowe, czy finansowe są służebne w stosunku do realizacji misji stowarzyszenia bądź fundacji. Dominuje bowiem dążenie do zaspokajania wyłącznie bieżących potrzeb finansowych. Pobieżnie zaś traktowane jest myślenie o finansach długofalowo.

Obserwacje organizacji infrastrukturalnych[1] wskazują, że mimo narzekania na kłopoty finansowe liderów stowarzyszeń bądź fundacji większość przedstawicieli tych organizacji ma niską świadomość potrzeby profesjonalnego zarządzania finansami i niewielkie umiejętności w tym zakresie. Często przyjmują zaś założenie, że (…)organizacje są społeczne, oparte na wolontariacie, prowadzone przez pasjonatów(…), stąd – w ich przypadku – profesjonalne zarządzanie finansami nie jest adekwatne i konieczne. Zdecydowanie trzeba jednak pamiętać, że takie podejście może okazać się bardzo ryzykowne dla organizacji.

Praktyka wskazuje, że każda organizacja, która chce być stabilną, czyli w sposób ciągły i efektywny realizować swoje działania, bez konieczności budowania sytuacji stresujących, powinna posiadać zabezpieczenie finansowe, oparte na rzetelnej, fachowej wiedzy i trafnych decyzjach w zakresie zarządzania finansami. Dlatego jest to obszar kluczowy dla funkcjonowania organizacji. Oczywiście całość zarządzania finansami powinna być prowadzona zgodnie z obowiązującym prawem.

• Musi odzwierciedlać strategię rozwoju organizacji

Finansowanie musi bazować na analizie kosztów i przychodów[2], być oparte na wieloletniej strategii rozwoju organizacji. Nie można budować finansów instytucji na wyczucie, z dnia na dzień czy też koncentrować się wyłącznie na budżetach pozyskiwanych ad hoc dotacji, grantów na projekty. Warto pamiętać, że projekt jest realizowany przez pół roku czy rok, a organizacja musi stabilnie funkcjonować również w czasie, gdy nie uda się pozyskać zewnętrznego dofinansowania.

Dlatego tak ważne jest, by zarządzanie finansami opierać na strategii rozwoju organizacji. Strategia wskazuje nam określone pola działania zgodne z misją, celami organizacji, tym samym wyznacza płaszczyzny finansowania (obszary działania organizacji, na które pozyskuje się środki finansowe).

Opierając finansowanie o strategię, unikamy zagrożenia skoncentrowania się wyłącznie na pozyskiwaniu środków finansowych z różnych źródeł, nie zważając na zakres działań organizacji. Organizacje, podążając za pomysłami wyznaczanymi przez ogłaszane konkursy, mogą bowiem zatracić misję i znacząco zmienić charakter realizowanych działań, a przez to nie spełniać założeń fundatora czy członków organizacji.

• Nie może opierać się wyłącznie o budżety dotacji

W większości przypadków organizacje pozarządowe budują strukturę finansowania w oparciu o budżety projektów dofinansowanych z dotacji ze środków publicznych. W skrajnym przypadku bywają też organizacje opierające finansowanie wyłącznie o budżet jednej dotacji. W dłuższej perspektywie takie założenie nie przekłada się na stabilność finansową stowarzyszenia bądź fundacji, co więcej – zawsze trzeba zakładać ryzyko utraty tego jedynego źródła finansowania.

W praktyce bowiem budżet każdej z dotacji stanowi element większej „układanki” finansowej, jest jedną z części składowych budżetu, za który odpowiadają właśnie osoby zarządzające finansami w organizacji (więcej na ten temat w podrozdziale Budżet organizacji pozarządowej). W strukturze finansowania zdecydowanie należy uwzględnić pozostałe „pozadotacyjne” źródła finansowania, tj. działalność gospodarczą, odpłatną, 1%, zbiórki publiczne. Wprawdzie dochód z działalności gospodarczej służyć ma wyłącznie realizacji celów statutowych i nie może być przeznaczony do podziału między członków organizacji, stanowi jednak solidną alternatywę wobec finansowania działań ze środków publicznych.

• Musi gwarantować płynność finansową

Jednym z trudniejszych elementów zarządzania finansami, który pozwala ocenić sytuację finansową organizacji jest posiadanie bądź nie płynności finansowej. Brak płynności finansowej nie pozwala organizacji stabilnie prosperować. Nie jest ona w stanie pokrywać zaciągniętych zobowiązań, tj. opłacenia noclegów, wyżywienia uczestników wycieczki czy po prostu należności za czynsz, telefon. Tym samym traci wiarygodność zarówno wśród instytucji finansujących, sponsorów, jak i odbiorców działań.

Zarządzający muszą zestawić zobowiązania, potrzeby organizacji (w tym konieczność finansowania kosztów stałych, takich jak opłat za czynsz, telefon czy za etatowy personel) z posiadanymi środkami finansowymi. Analizując wysokość ponoszonych kosztów i osiąganych przychodów, mogą monitorować płynność finansową, także ryzyko jej utraty.

Tymczasem nawet pozyskanie dotacji nie jest gwarantem płynności. Wiele projektów jest bowiem dofinansowywanych w transzach czy na zasadzie refundacji, czyli płatności po zrealizowaniu przedsięwzięcia. Organizacja zaś musi realizować projekt, zachowując przy tym płynność finansową, co wiąże się z koniecznością pokrywania na bieżąco kosztów projektu z zabezpieczonych (lub pożyczonych) środków. 

Zarządzający, planując perspektywicznie finansowanie organizacji, muszą mieć wiedzę dotyczącą zasad finansowania każdego projektu bądź zlecenia, by móc ocenić zdolność finansową organizacji do jego realizacji. Należy przy tym pamiętać, że to zarządzający organizacją odpowiadają za sprawną realizację całego przedsięwzięcia, to na nich ciąży odpowiedzialność rozliczenia projektu zgodnie z obowiązującym prawem i zasadami narzuconymi przez instytucję finansującą.

W celu utrzymania płynności finansowej warto zwrócić uwagę na zalety prowadzenia działalności gospodarczej przez organizacje pozarządowe. Wygenerowany zysk daje bowiem swobodę wydatkowania zgromadzonych środków na cele statutowe (w tym możliwość prefinansowania części dotacji). Ponadto zarobione środki budują poczucie niezależności, są solidnym gwarantem stabilności finansów całej organizacji (więcej na temat prowadzenia działalności gospodarczej przez organizację pozarządową można znaleźć w rozdziałach: Zarządzanie działalnością gospodarczą w organizacji pozarządowej, Formalno-prawne aspekty rozpoczęcia i prowadzenia działalności gospodarczej, Księgowe aspekty prowadzenia działalności gospodarczej).

• Strategiczne decyzje muszą podejmować zarządzający

Zarządzający finansami muszą podejmować strategiczne decyzje dotyczące planowanych, przyszłych źródeł finansowania działań, często też są zmuszeni szybko reagować na zmieniającą się sytuację. Z jednej strony mówi się więc, że organizacje pozarządowe powinny planować, profesjonalnie zarządzać finansami, z drugiej strony zaś jedyne na co mogą liczyć to fakt, że sytuacja się zmienia. Niezwykle ważna jest więc elastyczność w podejmowaniu decyzji finansowych, czyli umiejętność gospodarowania dostępnymi środkami finansowymi, radzenia sobie w obliczu niepewności.Decyzje finansowe podejmowane są najczęściej w zakresie ponoszonych kosztów oraz planowanych przychodów.

Zarządzający, podejmując decyzje dotyczące kierunku rozwoju, powinni analizować przy tym możliwe warianty finansowania. Co więcej, powinni przewidywać konsekwencje podejmowanych decyzji i konfrontować plany finansowania z rzeczywistością. Każda organizacja zawsze powinna mieć przygotowany plan B, czyli schemat postępowania w sytuacji, kiedy nie uda się pozyskać planowanego dofinansowania, zlecenia lub zdobędzie się je w mniejszym zakresie niż zakładano.

To prawda, że finanse wpływają na rozmiar działalności organizacji, jednakże w żaden sposób nie mogą jej determinować. Dlatego tak ważne jest, aby podejmując decyzje finansowe, uspójniać planowane źródła finansowania z wizją i misją funkcjonowania organizacji.

Zarządzania finansami można się uczyć latami. Jednak osoby zarządzające organizacjami pozarządowymi, nawet tymi najmniejszymi, muszą mieć świadomość roli tego procesu w budowaniu stabilności i niezależności finansowej organizacji.

[1] Prowadzenie działań na rzecz innych organizacji pozarządowych, niesformalizowanych grup społecznych lub osób chcących założyć organizacje pozarządowe, za: raportem „Diagnoza organizacji infrastrukturalnych oraz identyfikacja zapotrzebowania organizacji pozarządowych na usługi świadczone przez organizacje infrastrukturalne”. 
Ogólnopolską organizacją infrastrukturalną jest Sieć SPLOT, więcej na www.siecsplot.pl.

[2] Organizacje pozarządowe finansują swoje działania z różnych źródeł, są to: dotacje, składki członkowskie, zbiórki publiczne, działalność gospodarcza, darowizny. Pozyskane środki finansowe w ujęciu budżetowym stanowią przychody stowarzyszeń i fundacji.

[3] tryby określone w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Z powierzeniem realizacji zadania mamy do czynienia w sytuacji, gdy administracja publiczna deklaruje sfinansowanie całości kosztów; ze wsparciem realizacji zadania mamy do czynienia w sytuacji, gdy administracja publiczna dofinansowuje jedynie część kosztów realizacji zadania, oczekując od realizującego je podmiotu, iż zapewni współfinansowanie; za www.ngo.pl.

Dorota Surma – od 2005 roku związana z sektorem pozarządowym. Doradza, szkoli z zakresu tworzenia, rozliczania projektów, zarządzania finansami. Jako członkini Zarządu Centrum PISOP uczestniczy w procesie zarządzania Stowarzyszeniem. Dodatkowo pełniąc funkcję dyrektorki finansowej, dba o stabilność finansową organizacji. Koordynuje projekty dofinansowane ze środków krajowych i unijnych. Autorka licznych artykułów z zakresu fundraisingu, finansów w organizacjach pozarządowych. Ekspertka Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej zaangażowana w tworzenie i rozwój przedsiębiorstw społecznych.