Realizacja pierwszych projektów społecznych przypomina bieg na orientację. Koordynator odpowiedzialny za ich realizację, niczym uczestnik na starcie, staje przed wyzwaniem prawidłowego oczytania mapy (wniosku o dofinansowanie), dotarcia do wszystkich znaków i punktów kontrolnych (zrealizowania działań) i przekroczenia mety (osiągnięcia zakładanych celów i rezultatów).
Tak jak w tej dyscyplinie sportu liczy się zebranie wszystkich owych punktów, tak w koordynacji są elementy, o których warto pamiętać, by skutecznie i bez konsekwencji dla organizacji zrealizować projekt.
Niespełna 18-letnie doświadczenie w realizacji projektów społecznych pozwoliło mi określić 10 najważniejszych punktów na „mapie koordynacji”:
1. Zapoznaj się z wnioskiem i umową o dofinansowanie;
2. Poznaj zespół i dbaj o dobre relacje;
3. Stwórz harmonogram działań;
4. Zorganizuj działania dla odbiorców;
5. Pamiętaj, jakie chcesz osiągnąć efekty;
6. Kompletuj na bieżąco dokumentację;
7. Weryfikuj wydatki bezzwłocznie;
8. Nie bój się instytucji finansującej;
9. Kontroluj działania i reaguj na trudności;
10. Pamiętaj o sprawozdaniu.
Pkt 1. Wybór wariantu przebiegu stanowi istotę biegu na orientację. Wniosek o dofinansowanie oraz umowa projektowa są z kolei niczym drogowskaz, który w realizacji projektów nada kierunek działań koordynatorowi.
Nie bagatelizuj zapisów umowy o dofinansowanie, jak często robią to organizacje społeczne. Określa ona m.in. zasady wydatkowania środków, opis dokumentów księgowych, sposób informowania o projekcie, czyli elementy weryfikowane podczas kontroli.
Pkt 2. Podczas biegu dobrze jest spotkać osobę, która gdy się zgubisz, podpowie Ci drogę. Realizacja projektu społecznego to praca zespołowa. Dobór osób z odpowiednimi kompetencjami, na których można polegać sprawi, że nikt nie zostanie przeciążony obowiązkami i odpowiedzialnością, a praca nad projektem wzajemnie się uzupełni i usatysfakcjonuje wszystkich.
Dbaj o dobre relacje, konsultuj, organizuj systematyczne spotkania zespołu i pamiętaj, że projekt tworzą ludzie dla ludzi – warto więc dzielić się doświadczeniem.
Pkt: 3, 4, 5. Bieg nabiera rozpędu, rozpoczyna się realizacja projektu. W obu przypadkach istotny jest plan działania. Ważne jest, by koordynator wraz z zespołem stworzyli harmonogramu wszystkich wydarzeń, wskazali osoby za nie odpowiedzialne i dobrali odpowiedni sposób pozyskania uczestników. Bez dotarcia do tego punktu osiągnięcie rezultatów będzie utrudnione.
Jeśli projekt zakłada wiele działań, zwróć uwagę, by nie nakładały się na siebie w czasie. Wówczas umożliwisz odbiorcom skorzystanie ze wszystkiego, co projekt oferuje i zadbasz o to, by zespół działał bardziej efektywnie.
Pkt: 6 i 7. Dokumentów potwierdzających realizację projektu jest sporo, nie można temu zaprzeczyć. Listy obecności, opisy na dokumentach księgowych – to tylko ułamek obowiązków związanych z monitoringiem i wydatkowaniem, z których rozliczany jest zawodnik na mecie ze zdobytych punktów a koordynator na finiszu projektu.
Dokumentuj realizację projektu systematycznie, a stanie się to dla ciebie czymś naturalnym i z pewnością unikniesz wielu sytuacji stresowych.
Pkt 8. Instytucja finansująca to nie przeciwnik w biegu, nie czeka na twój błąd. Za instytucją stoją ludzie, którym też zależy na skutecznym zrealizowaniu projektu, są do twojej dyspozycji. Ewentualne wskazanie przez nich uchybień, czy braków ma ostatecznie pomóc.
Zadbaj o relacje z opiekunem/opiekunką projektu. Wtedy będzie ci łatwiej przebrnąć przez meandry zapisów, czy np. dokonać zmiany w projekcie.
Pkt: 9 i 10. To ważny moment, zarówno w biegu, jak i w koordynacji. Aby mówić o ukończeniu całości, należy zweryfikować czy wszystko zostało zrealizowane. Wysłanie do instytucji finansującej sprawozdania z projektu to formalność, o której nie można zapomnieć.
W koordynacji projektu społecznego najważniejsza jest meta, a na niej kibice: uczestnicy projektu, zespół. Przybij sobie na koniec z członkami zespołu „piątkę”. Niech poczucie realizacji celu będzie motywacją i napędem do kolejnych wyzwań.
Koordynatorze, koordynatorko, na twoich barkach spoczywa odpowiedzialność za skuteczną realizację projektu. Aby ci w tym pomóc przygotowaliśmy narzędzie, które pomoże ci ukończyć bieg na orientację w projektach społecznych:
Powodzenia!
Anna Paulina Matczuk – członkini zarządu, doradczyni i koordynatorka kilkudziesięciu projektów w Centrum PISOP, ekspertka oceniająca projekty.
Artykuł jest częścią projektu pn. Bank Rozwiązań (BaR).
Projekt Bank Rozwiązań (Bar) jest realizowany przez Stowarzyszenie Centrum PISOP w ramach Programu Rozwoju Organizacji Obywatelskich na lata 2018-2030. Głównym celem projektu jest stworzenie narzędzi, które usprawnią funkcjonowanie sektora pozarządowego, w tym we współpracy z jednostkami samorządowymi i przedsiębiorstwami. Efekty pracy ekspertów dostępne są na stronie: https://pisop.org.pl/bank-rozwiazan.
