Planowanie strategiczne w wielu organizacjach pozarządowych nie zajmuje priorytetowego miejsca. Wydaje im się, że czas lepiej przeznaczyć na pozyskiwanie środków, pisanie projektów, czyli krótkofalowe wyzwania. Warto wszelako pamiętać, że wiele aspektów działalności jest niezależnych od samej organizacji i wpływu jej zespołu. Ciągle następują zmiany w prawodawstwie unijnym i polskim. Trudno jest je monitorować, a jeszcze trudniej wdrażać te, które pomogą stowarzyszeniu czy fundacji sprawniej funkcjonować.
Zdjęcie ilustracyjne
Autor/źródło: StartupStockPhotos/PixabayDodatkowo następują permanentne zmiany w samej organizacji, nie tyle kadrowe czy lokalowe, co raczej ciągłe dostosowywanie działań/usług do potrzeb odbiorców i rynku. A jednak – a może właśnie dlatego – planowanie długofalowe powinno być ważnym i jednocześnie stałym elementem działalności. Coraz częściej przekonują się o tym kolejne organizacje.
Planowanie strategiczne (długoterminowe) jest zorganizowanym procesem ukierunkowanym na osiąganie celów organizacji w perspektywie kilku lat (najczęściej 2 lub 5). Pozwala na hierarchizację zadań i ich koordynację poprzez spisany dokument – plan. Efektem planowania strategicznego jest wizja, misja i strategia rozwoju organizacji. Poświęcenie czasu na planowanie długoterminowe pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów: czasu, materiałów, kontaktów a nade wszystko potencjału zespołu.
Kluczowe korzyści z planowania strategicznego:
- Zwiększenie szans na osiągnięcie zamierzonych efektów.
- Możliwość wypracowania metod i narzędzi pełniejszego realizowania celów statutowych.
- Zwiększenie szans na osiągnięcie celów, dla których organizacja została powołana.
- Precyzyjniejsze dostosowanie aktywności do potrzeb odbiorców/klientów.
- Rozwój działalności gospodarczej.
- Zwiększenie możliwości pozyskania partnerów.
- Zwiększenie możliwości pozyskania dofinansowania na planowane działania.
- Optymalizacja wykorzystania zasobów (czas, materiały, budynki itd.).
- Wzmocnienie stabilności finansowej.
- Minimalizacja/ograniczenie ryzyka.
- Zwiększenie wpływu zespołu na działalność organizacji.
- Zwiększenie zaangażowania zespołu w działalność organizacji.
- Odciążenie lidera poprzez delegowanie i podział zadań.
- Usprawnienie funkcjonowania organizacji.
Niezbędnym krokiem, poprzedzającym planowanie strategiczne, jest wiarygodna analiza potrzeb, możliwości, zasobów, współpracy z partnerami, zaangażowania wolontariuszy, pozytywnych i negatywnych doświadczeń, źródeł finansowania, roli działalności gospodarczej. Jednym słowem refleksja nad tym, co otacza organizację, a także, jaki jest jej sposób funkcjonowania.
Często mówi się, że opracowana strategia jest na tyle dobra, na ile dobra jest analiza stanowiąca podstawę jej określenia. Warto etap ten przeprowadzić wspólnie, w całym zespole organizacji w miarę możliwości, potwierdzając danymi statystycznymi czy swoją wiedzą omawiane tematy. Niektórym organizacjom potrzeba kilku godzin, innym kilku spotkań. Czasem wystarczy, że jedna bądź kilka osób zbierze dane z raportów rocznych[1]. Warto rzetelnie i zgodnie z posiadaną wiedzą podsumować dotychczasowe działania i to, co dzieje się wokół organizacji (otoczenie).
Warto wiedzieć
W proces planowania strategicznego powinny zostać włączone wszystkie osoby zaangażowane w działalność organizacji. Oprócz członków zarządów, pracowników, wolontariuszy, fundatorów w przypadku fundacji i członków w przypadku stowarzyszeń opinie i sugestie odnoście funkcjonowania i realizacji celów statutowych warto zasięgnąć także od klientów, w tym odbiorców działań, partnerów a nawet sponsorów. Wszystkie zebrane głosy winny być wzięte pod uwagę.
Planowanie strategiczne służy wypracowaniu założeń pozwalających na długofalowe, stabilne działanie. Perspektywa czasowa może być założona na kilka a nawet kilkadziesiąt lat funkcjonowania organizacji. Efektem końcowym planowania jest wizja, misja i strategia rozwoju organizacji, czyli dokument określający zakładane cele do osiągnięcia i założenia ich realizacji. W przypadku podejmowania procesu planowania po raz kolejny wizja i misja mogą zostać uaktualnione. Strategia rozwoju, z uwagi na bardziej praktyczny wymiar, zwykle jest budowana co kilka lat od nowa. Kolejność elementów: wizja, misja, strategia – nie jest przypadkowa, wypracowywane są one na bazie wcześniejszych ustaleń.
Schemat: Etapy planowania strategicznego
Autor/źródło: opracowanie własneWizja jest dalekosiężnym wyobrażeniem, czym organizacja chce się stać w przyszłości, do jakiego stanu chce dążyć w sposób długofalowy nawet w perspektywie kilkudziesięciu lat.
Misja jest najczęściej krótka, łatwa w zapamiętaniu, konkretna i dająca odróżnić organizację od innych, powiązana z faktyczną działalnością stowarzyszenia lub fundacji i jej celami, jest także wyrazem dalekosiężnej aspiracji, stanowi natchnienie dla ludzi ją tworzących[2], definiuje także określenie sposobu, w jaki organizacja pragnie realizować przyjętą wizję i często nie ma odniesienia do czasu – może bowiem mieć charakter ponadczasowy, aktualizowany przy niebagatelnych zmianach w organizacji.
Zadaniem strategii organizacji jest uporządkowanie przyszłych jej przedsięwzięć najczęściej na 2 lub 5 lat. Może się jednak zdarzyć, że wizja i strategia rozwoju są planowane na tożsamy okres. Choć skupiają się na celach statutowych, winny określić podstawę stabilności działań, czyli planowane do realizacji konkretne programy. Warto pamiętać, że poszczególne etapy planowania strategicznego mają za zadanie pomóc stowarzyszeniu lub fundacji w rozwoju. Powinny więc być stałym motywatorem do pracy, materiałem, do którego działacze organizacji nawiązują i którym się posiłkują, decydując o najbliższych i dalszych działaniach. Aby wspólny czas poświęcić długodystansowej pracy planistycznej, należy wcześniej przygotować spotkania.
Warunki niezbędne do przeprowadzenia planowania strategicznego organizacji:
- Zespół
- Czas
- Podsumowanie monitoringu i ewaluacji dotychczasowych działań
- Spokój
- Moderator
- Pomoce dydaktyczne
- Elastyczność dla różnorodności
Spełnienie powyższych warunków daje zielone światło do podjęcia prac nad planem strategicznym dla organizacji. Oprócz wypracowania dokumentu wspólna praca może służyć do integracji i bliższego poznania się osób związanych ze stowarzyszeniem czy fundacją. W przebiegu planowania warto, by organizację wspomagał ktoś z zewnątrz, żeby moderował dyskusję, a także wspierał zespół w głosowaniach i obiektywnym spojrzeniu na zamiary. Włączenie dodatkowej osoby daje komfort nie tylko liderowi, czyli osobie najczęściej odpowiedzialnej za prowadzenie tego typu spotkań, ale także zespołowi, zapewniając szersze pole do wypowiedzi każdej osoby, ramy do dyskusji i porządek pracy.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zapraszamy do lektury publikacji „Jak zarządzać organizacją pozarządową prowadzącą działalność gospodarczą”, dostępnej TUTAJ. Publikacja powstała w ramach projektu innowacyjnego „Biznes-Innowacje-NGO, czyli BINGO”, realizowanego przez Centrum PISOP we współpracy z Fundacją Niwa Edukacji i Rozwoju oraz Network for Europe z Liverpoolu.
[1] Dokument corocznie przygotowywany jako podsumowanie zakończonego roku, najczęściej kalendarzowego. Raport roczny zawiera zwykle: opis zrealizowanych projektów, informację o zespole organizacji, partnerach, źródłach finansowania działań.
[2] A.K. Koźmiński, D. Jemielniak, Zarządzanie…, op. cit.
O autorce
Ewa Gałka – wieloletnia prezeska Zarządu Centrum PISOP, menedżerka. Ekspertka z zakresu funkcjonowania organizacji pozarządowych i pozyskiwania środków na działalność społeczną, w tym z wykorzystaniem działalności gospodarczej, funduszy europejskich i krajowych. Redaktor naczelna i współautorka wielu publikacji z zakresu funkcjonowania organizacji pozarządowych, pracy metodą projektową, ewaluacji, funduszy Unii Europejskiej oraz redaktor naczelna opiniotwórczego kwartalnika o społecznej odpowiedzialności As Biznesu. Członkini Komisji Rewizyjnej Sieci Wspierania Organizacji Pozarządowych SPLOT oraz kilku ciał opiniodawczo-doradczych administracji publicznej, w tym Komisji Europejskiej.
