Wysyłamy sprawozdanie finansowe do KRS. Załączniki z podpisem elektronicznym
Ważne dla organizacji pozarządowych z działalnością gospodarczą! W procedurze wysyłania sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego należy pamiętać o odpowiednim ELEKTRONICZNYM podpisaniu załączników. To zmiana, która pojawiła się w 2026 roku.
Każdy załącznik wysyłany wraz ze sprawozdaniem finansowym do KRS musi mieć podpis elektroniczny. Podpis elektroniczny na załącznikach pozwala na ich zamieszczenie w systemie - bez takiego podpisu system KRS nie przyjmie załącznika.
Kto i jak wysyła sprawozdanie do KRS
Sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego mają obowiązek wysłać organizacje pozarządowe z działalnością gospodarczą (widniejące w KRS w rejestrze przedsiębiorców).
Sprawozdanie do KRS trzeba wysłać w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia. Jeśli zatwierdziliście sprawozdanie w ostatnim możliwym dniu czyli 30 czerwca, to ostatecznym terminem na wysłanie jest 15 lipca.
Sprawozdanie wysyła się za pomocą systemu https://prs.ms.gov.pl/krs
Przeczytaj o wysyłaniu sprawozdania w artykule: Jak przygotować sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej w 2026 roku w 5 krokach?
Jakie załączniki wysyłamy do Krajowego Rejestru Sądowego razem ze sprawozdaniem finansowym?
Organizacja pozarządowa, która wysyła sprawozdanie finansowe do KRS, załącza do niego uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania (o zatwierdzaniu sprawozdania i uchwale przeczytasz m.in. w artykule Zatwierdź sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej za 2025 rok) oraz sprawozdanie z badania (opinia biegłego rewidenta) jeśli miało miejsce.
Dodatkowo może się zdarzyć, że organizacja załącza:
- oświadczenia członków zarządu potwierdzające prawidłowość sporządzenia sprawozdania - w przypadku wyboru opcji jednego podpisu członka zarządu pod sprawozdaniem (o sposobach podpisywania sprawozdania przeczytasz w artykule Podpisujemy sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej),
- oświadczenia o odmowie podpisania sprawozdania - jeśli takie powstały (o możliwości odmowy podpisania przeczytasz m.in. w artykule: Członek zarządu rezygnuje. Kto podpisuje sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej?).
Kopie i oryginały załączników oraz ich podpisywanie
SKAN dokumentu (kopia)
Wymienione wyżej załączniki (uchwałę i oświadczenia) możemy sporządzać w różnych formach. Najprostszą formą jest oczywiście dokument papierowy, podpisany odręcznie. Taka forma jest np. wygodna w przypadku oświadczeń. Żeby jednak tak przygotowany załącznik można było załączyć do wysyłanego elektronicznie sprawozdania trzeba mu nadać formę elektroniczną - czyli w przypadku dokumentu papierowego podpisanego odręcznie - zeskanować go. Taki skan nie jest już oryginałem dokumentu, ale jego kopią.
W poprzednich latach dokument zeskanowany bez problemu trafiał do systemu KRS. Teraz (od 2026 r.) musi być dodatkowo opatrzony podpisem elektronicznym. Skan - kopia oryginalnego dokumentu - musi zostać "potwierdzony" podpisem elektronicznym. Zeskanowane papierowe oświadczenie będzie więc miało dwa podpisy:
- pierwotny, odręczny, widoczny na skanie,
- elektroniczny podpis osoby "potwierdzający" prawdziwość dokumentu. Rekomendujemy, żeby była to osoba z zarządu, najprościej ta, która będzie wysyłała sprawozdanie wraz z załącznikami do KRS.
Podpis "pierwotny" i dodatkowy (elektroniczny, pozwalający na dodanie załącznika do systemu KRS) nie muszą należeć do tej samej osoby.
ORYGINAŁ dokumentu
Załączniki mogą mieć też od razu, jako oryginały, formę elektroniczną i elektroniczne podpisy. W takim przypadku wysyłamy oryginał uchwały czy oświadczenia. Oryginał nie wymaga dodatkowego "potwierdzenia" podpisem elektronicznym osoby wysyłającej. System KRS przyjmie taki załącznik, ponieważ jest już na nim podpis elektroniczny.
Sposoby przygotowania uchwał i oświadczeń, które powstają do sprawozdania finansowego, są takie same jak w latach ubiegłych. O możliwych formach uchwał i oświadczeń przeczytacie w artykułach, do których odsyłamy powyżej, wymieniając jakie załączniki dołączamy do sprawozdania.
Zmiana pojawia się tylko na ostatnim etapie - przed wysłaniem dokumentów, które przekazujemy do KRS jako kopie (najczęściej będą to skany papierowych dokumentów) trzeba je DODATKOWO opatrzeć podpisem elektronicznym osoby wysyłającej.
Kto w imieniu organizacji wysyła sprawozdanie do KRS?
Fizycznie sprawozdanie finansowe do KRS wysyła jedna osoba. Jak wspomniano wyżej robi to za pomocą systemu https://prs.ms.gov.pl/krs.
Nie może to być osoba przypadkowa - wysyłki sprawozdania wraz za załącznikami dokonuje osoba z zarządu organizacji pozarządowej, której dane ujawnione są w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wybieramy więc któregoś z aktualnych członków i członkiń zarządu i jemu lub jej zlecamy wysłanie sprawozdania.
Zamów w eduNGO
Pobierz bezpłatny fragment, kup tutaj – Poradnik o sprawozdaniu finansowym za 2025.
Polecamy też wzory uchwał:
– Zatwierdzenie sprawozdania finansowego fundacji. Wzór uchwały,
– Zatwierdzenie sprawozdania finansowego stowarzyszenia. Wzór uchwały.
👉 wątek SPRAWOZDANIA (zebrane najnowsze informacje dotyczące sprawozdań, ukazujące się na bieżąco w portalu ngo.pl)
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
