Publicystyka - ngo.pl

Obowiązek złożenia sprawozdania z realizacji zadania publicznego dotyczy przede wszystkim tych organizacji społecznych, które realizowały projekty ze środków publicznych (np. samorządowych) do końca grudnia 2021 r. Jednak organizacje, które pozyskały pieniądze na realizację swych projektów z innych niż samorządowe źródeł – także powinny sprawdzić, czy nie przyszedł czas na sprawozdanie się przed grantodawcą.

Termin złożenia sprawozdania jest określony w umowie – sprawdź to! Zwykle to 30 dni od zakończenia realizacji zadania, czyli dla zadań zakończonych 31 grudnia 2021 r. termin mija 30 stycznia 2022 r.  Ponieważ jednak w tym roku 30 stycznia wypada w niedzielę, sprawozdania można składać do poniedziałku, 31 stycznia 2022 r. Termin ten obowiązuje również w przypadku składania sprawozdania częściowego z realizacji zadań wieloletnich.

Organizacje pozarządowe, sprawozdając się z realizacji zadań zleconych przez administrację publiczną, muszą korzystać z odpowiedniego wzoru sprawozdania.

Organizacje, które zawarły umowę na realizację zadania wieloletniego przed 1 marca 2019 r. sprawozdają się według (starego) wzoru sprawozdania. 

Wzór sprawozdania dla organizacji, które podpisały umowę dotacyjną przed 1 marca 2019 r. 

Natomiast organizacje, które podpisały umowę na realizację zadania publicznego po 1 marca 2019 r. składają sprawozdanie według nowego wzoru.

Wzór sprawozdania dla organizacji, które podpisały umowę dotacyjną po 1 marca 2019 r. 

Zawsze warto też sprawdzić w dokumentacji konkursowej, jakiego sprawozdania wymaga instytucja, która przekazała nam środki na realizację projektu.

Warszawskie organizacje mają o tyle ułatwioną sytuacje, że odpowiedni wzór sprawozdania uruchomi się automatycznie w generatorze witkac.pl, za pomocą którego organizacje się sprawozdają.

Wzory sprawozdania z dostosowane są oczywiście do nowych wzorów oferty i ogłoszenia konkursowego, które narzucają organizacji, aby wyznaczyła i osiągnęła konkretne rezultaty. Ma to przełożenie na wymagania sprawozdawcze.

Przede wszystkim więc, organizacja musi opisać osiągnięte rezultaty, w tym napisać, jak je zmierzyła, czy są one trwałe oraz szczegółowo opisać wykonane działania (zgodnie z umową, uwzględnić stopień i skalę ich wykonania, wyjaśnić ewentualne odstępstwa, opisać zaangażowany wkład rzeczowy i osobowy).

W sprawozdaniu opisz, co udało się zrobić podczas realizacji zadania >

W części finansowej natomiast trzeba podać faktycznie poniesione wydatki, a także przedstawić rozliczenie w podziale na źródła finansowania.

Powracające fale epidemii COVID-19 nadal utrudniają organizacjom realizację zadań publicznych na zlecenie samorządu. Niektóre z działań zaplanowanych przez organizacje musiało zostać odwołanych, przełożonych lub zrealizowanych w innej formie.

W Warszawie nadal obowiązuje Zarządzenie Prezydenta m.st Warszawy z 31 marca 2021 r. (znowelizowane w kwietniu 2021 r.), zgodnie z którym „dopuszcza się zmianę warunków realizacji zadania publicznego, w szczególności realizację zadnia publicznego lub jego części po ustaniu zagrożeń związanych z rozprzestrzenianiem COVID-19, pod warunkiem stwierdzenia możliwości i celowości jego wykonania w terminie innym niż wynikający z treści ogłoszenia konkursowego. Zmiana warunków realizacji zadania publicznego możliwa jest w zakresie niewpływającym na zmianę kryteriów oceny ofert złożonych w otwartym konkursie ofert, w którym dokonano wyboru zleceniobiorcy”.

W praktyce oznacza to, że jeśli z powodu pandemii (np. choroby artystów, zamknięcia obiektów użyteczności publicznej, ograniczeń w liczebności uczestników wydarzeń publicznych) organizacja, która realizowała zadanie publiczne na zlecenie m.st. Warszawy nie była w stanie zorganizować wydarzenia w takiej formie, jak było to przewidziane w ofercie i umowie na realizację zadania – mogła starać się o zmianę warunków realizacji umowy, czyli ją aneksować. I z tej aneksowanej wersji umowy sporządzać sprawozdanie z realizacji zadania.

Jednak większość umów podpisywanych na realizację zadań w 2021 roku zawierało zapisy o konieczności zapewnienia warunków pozwalających na zorganizowanie wydarzenia w innej formie, np. online (tak też były formułowane ogłoszenia konkursowe). W takim wypadku organizacja sprawozdaje się z zadania, do którego zobowiązała się w pierwotnej umowie.

Covid pokrzyżował plany w realizacji zadania? Zgłoś problem urzędnikowi >

W okresie sprawozdawczym w zdecydowanie lepszej sytuacji są te organizacje, które –  w kryzysowej sytuacji – bez zbędnej zwłoki kontaktowały się z urzędnikiem opiekującym się danym projektem i w porozumieniu z nim dokonywały zmian w swoich ofertach oraz podpisywały aneksy do umów. 

Organizacje sprawozdające się w Warszawie powinny pamiętać, że wszelkie zmiany wprowadzone do umowy znajdują odzwierciedlenie w generatorze witkac.pl. Jeśli zatem umowa była zmieniana, do sprawozdania zaciągną się ostatnio wprowadzane informacje. I to one będą stanowiły podstawę do rozliczenia.

Warto także pamiętać, że – w niektórych wypadkach – złożenie sprawozdania nie kończy procesu sprawozdawczego. Organizacje, które nie wykorzystały w pełni dotacji przeznaczonej na dany rok, są obowiązane zwrócić niewykorzystane pieniądze.

Zgodnie ze wzorem umowy o realizację zadania publicznego mają na to 15 dni od zakończenia realizacji zadania. Zawsze jednak należy to sprawdzić w swojej umowie. Tam także będzie zapisana informacja o ewentualnych odsetkach, jeśli spóźnimy się ze zwróceniem niewykorzystanej kwoty dotacji (we wzorze umowy o realizację zadania publicznego jest zapis, że wysokość odsetek jest określana tak, jak dla zaległości podatkowych).

Warto jednak wiedzieć, że organizacja nie musi zwracać odsetek, jeśli nie przekraczają one trzykrotności kwoty 8,70 zł.

Zwrot odsetek na konto Miasta. Nie zawsze trzeba je wpłacać >