Publicystyka - ngo.pl

O zaletach Tarczy Finansowej obsługiwanej przez Polski Fundusz Rozwoju już pisałam zaraz po jej uruchomieniu (przeczytaj tutaj: Tarcza Finansowa. Subwencje z PFR dla NGO-sów z działalnością gospodarczą), dzisiaj wracam do tematu z kilkoma dodatkowymi informacjami, które – mam nadzieję – pomogą rozwiać zgłaszane przez organizacje wątpliwości i uniknąć błędów na etapie ubiegania się o wsparcie.

Praca z organizacjami nad uzyskaniem wsparcia z Tarczy utwierdziła mnie w przekonaniu, że to bardzo sprawnie obsługiwany instrument (wnioski są rozpatrywane dosłowne z dnia na dzień, a subwencje wypłacane błyskawicznie), ale niestety instrument nieuwzględniający specyfiki organizacji pozarządowych, co może być przyczyną poważnych błędów po obu stronach. Ceną jaką trzeba zapłacić za szybkie rozpatrywanie jest też pewna liczba błędów wynikających z automatycznego weryfikowania niektórych danych w ZUS czy urzędzie skarbowym.

Wniosek o subwencję składa się przez system bankowości elektronicznej w banku, w którym organizacja ma rachunek. Może to zrobić dowolna osoba mająca do niego dostęp oraz upoważniona do dokonywania w imieniu NGO transakcji na rachunku oraz zaciągania zobowiązań majątkowych. 

Ale uwaga! – jeśli wniosek będzie składany przez osobę, która nie jest na mocy statutu organizacji upoważniona do jednoosobowego zaciągania zobowiązań majątkowych w imieniu organizacji (np wniosek składa prezes zarządu, ale zgodnie ze statutem danej organizacji do zaciągania zobowiązań majątkowych w imieniu organizacji uprawnionych jest dwóch lub więcej członków zarządu działających łącznie), będzie musiała posiadać pełnomocnictwo do złożenia wniosku. Nie wystarczy tu jednak pełnomocnictwo ogólne, musi ono bowiem obejmować wszystkie czynności związane ze składaniem wniosku, być zgodne ze wzorem zawartym na stronie 62 Regulaminu (https://pfrsa.pl/dam/serwis-korporacyjny-pfr/documents/tarcza-finansowa-pfr/regulamin_programu_tarcza_finansowa_pfr_dla_mmsp.pdf ) oraz podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnie z zasadą reprezentacji zapisaną w statucie. 

Jeśli osoby uprawnione do udzielenia takiego pełnomocnictwa nie dysponują kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, ich podpisy muszą zostać notarialnie potwierdzone i należy to zrobić jeszcze przed złożeniem wniosku. Składając wniosek o subwencję osoba podpisująca go oświadcza bowiem (pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie niezgodnych z prawdą oświadczeń), że stosowne i zgodne w wymogami pełnomocnictwo ma.

Ważnym krokiem w ubieganiu się o subwencję jest ustalenie statusu organizacji jako przedsiębiorcy na dzień 31 grudnia 2019 roku – inny wniosek składa bowiem mikroprzedsiębiorca, a inny mały lub średni przedsiębiorca. Definicje mikroprzedsiębiorcy, małego przedsiębiorcy i średniego przedsiębiorcy znajdziecie w art. 7 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (ustawę znajdziesz tutaj http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000646/U/D20180646Lj.pdf). 

Mikroprzedsiębiorcą jest prowadząca działalność gospodarczą organizacja zatrudniająca na podstawie umowy o pracę (ale niekoniecznie na pełen etat) co najmniej jednego, a maksymalnie 9 pracowników, oraz mająca roczne obroty lub sumę bilansową nie przekraczającą 2 milionów euro. Na tym etapie najłatwiej pomylić się przy liczeniu pracowników, z uwagi na nieuwzględnianie niektórych pracowników, których organizacja aktualnie ma na etacie, ale ich do ustalenia statusu nie bierze pod uwagę. Licząc pracowników na potrzeby ustalenia statusu przedsiębiorcy bierzemy pod uwagę wyłącznie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę i zgłoszone przez przedsiębiorcę do ubezpieczenia społecznego, nie uwzględniamy natomiast pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, ojcowskich, rodzicielskich, wychowawczych i zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego. 

Małym lub średnim przedsiębiorcą będzie natomiast prowadząca działalność gospodarczą organizacja pozarządowa przekraczająca przewidziane dla mikroprzedsiębiorców kryteria zatrudnienia (ale zatrudniająca nie więcej niż 249 pracowników, bo powyżej tej liczby staje się już dużym przedsiębiorcą) lub obrotów. Podane przez nas we wniosku dane będą weryfikowane w ZUS, warto więc ustrzec się często popełnianych błędów, które niepotrzebnie przedłużą procedurę. 

Więcej o sposobie liczenia pracowników: https://pfrsa.pl/dam/serwis-korporacyjny-pfr/documents/tarcza-finansowa-pfr/tarcza-pfr-okreslanie-liczby-pracownikow.pdf

Wysokość subwencji zależy od wielkości spadku obrotów gospodarczych, a w przypadku małych i średnich przedsiębiorców także od rocznych obrotów gospodarczych w roku ubiegłym. W Tarczy spadek obrotów został podzielony na 3 progi, 25-49%, 50-75% i powyżej 75%, wielkość ta zostanie automatycznie wyliczona przez system na podstawie wskazanej przez nas wysokości obrotu gospodarczego. Ale choć samo pojęcie „obrotu gospodarczego” jest bardzo precyzyjnie zdefiniowane – są to „przychody ze sprzedaży towarów lub usług” – to właśnie ono rodzi najwięcej wątpliwości nie tylko organizacji, ale także urzędników rozpatrujących ich wnioski. Tarcza nie uwzględnia bowiem specyfiki organizacji pozarządowych, które będąc przedsiębiorcami mają także przychody niezwiązane z działalnością gospodarczą i najczęściej są one dużo większe niż przychody z działalności gospodarczej. 

Na dodatek nawet definicja „obrotu gospodarczego”, rozumianego jako „przychody ze sprzedaży towarów lub usług", rodzi pytanie o to czy organizacja prowadząca oprócz działalności gospodarczej także działalność odpłatną pożytku publicznego, powinna ją we wniosku uwzględnić – w końcu to też są „przychody ze sprzedaży towarów lub usług”. Żeby rozwiać te wątpliwości zapytałam u źródła, czyli w Polskim Funduszu Rozwoju i informacja, jaką uzyskałam od Dyrektor Biura Redakcyjnego, pani Sylwii Prokorym, jest  jednoznaczna – „podmioty, które prowadzą działalność gospodarczą oraz działalność inną niż gospodarcza, wnioskując o subwencję, powinny uwzględniać wyłącznie obroty z działalności gospodarczej”. 

Co jednak, jeśli to rozpatrujący wniosek urzędnik się pomyli? Jedna z organizacji wraz z pismem informującym o przyznaniu subwencji, otrzymała informację, że podane przez nie dane dotyczące przychodów były nieprawidłowe i zamiast 30 tys zł (przychody z działalności gospodarczej wskazane przez organizację) stowarzyszenie powinno wpisać 200 tys. zł (łączne przychody roczne organizacji znalezione przez urzędnika w jej sprawozdaniu finansowym). W tym przypadku oczywisty błąd urzędnika nie miał akurat znaczenia dla wysokości przyznanej organizacji subwencji, ale w przypadku innych organizacji podobny błąd może spowodować odrzucenie wniosku. Jeśli np. urzędnik, błędnie uznając przychód ze wszystkich rodzajów działalności organizacji za obroty gospodarcze organizacji, stwierdzi, że organizacja wcale nie odnotowała spadku przychodów, bo – choć nie miała żadnych obrotów z działalności gospodarczej – to otrzymała np. dotację w ramach prowadzonej przez siebie nieodpłatnej działalności statutowej. W takim przypadku należy się po prostu odwołać, wskazując na błąd urzędnika. Odwołanie składamy tą samą drogą co wniosek. 

Uwaga! Spadek przychodów musi być związany z koronawirusem. Polski Fundusz Rozwoju nie przewidział szczególnych procedur weryfikowania tego, organizacja po prostu składa stosowne oświadczenie, ale – podobnie jak wszystkie oświadczenia we wniosku – robi to pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.

W przypadku mikroprzedsiębiorców podstawą obliczenia wysokości subwencji jest liczba pracowników zatrudnianych przez organizację na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego miesiąc składania wniosku. Żeby jednak nie było za łatwo, tym razem liczymy pracowników inaczej niż na potrzeby ustalenia statusu przedsiębiorcy. 

Na tym etapie jako pracowników liczymy:

• wszystkie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, które na ostatni dzień poprzedniego miesiąca były zgłoszone do ubezpieczenia społecznego, uwzględniając także pracowników przebywających na urlopach wychowawczych, macierzyńskich, ojcowskich, chorobowych i innych. Etaty ułamkowe sumujemy w przeliczeniu na pełne etaty – 7 osób zatrudnionych na 0,5 da nam 3,5 etatu.
• osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych, które na ostatni dzień poprzedniego miesiąca były zgłoszone do ubezpieczenia społecznego – takie osoby liczymy jako pełne etaty, niezależnie od wymiaru czasu pracy przewidzianego umową z nimi.

Jeśli obliczona w ten sposób liczba pracowników nie jest liczbą całkowitą, należy ją zaokrąglić w górę. Zatrudniając 7 osób na 0,5 etatu i 3 osoby na umowę cywilnoprawną mamy łącznie 6,5 etatu, ale we wniosku liczbę tę zaokrąglimy do 7. 

Więcej o sposobie liczenia pracowników: https://pfrsa.pl/dam/serwis-korporacyjny-pfr/documents/tarcza-finansowa-pfr/tarcza-pfr-okreslanie-liczby-pracownikow.pdf

W przypadku mikroprzedsiębiorców, maksymalna kwota subwencji o jaką możemy się ubiegać to liczba pracowników, obliczona zgodnie z zasadami omówionymi w kroku czwartym, pomnożona przez 12 tysięcy złotych (przy spadku obrotów między 25-49%), 24 tysiące złotych (przy spadku obrotów między 50-75%) lub 36 tysięcy złotych (przy spadku obrotów przekraczającym 75%).

W przypadku małych i średnich przedsiębiorców maksymalna kwota dotacji wyniesie określony procent ubiegłorocznych obrotów z działalności gospodarczej. Będzie to odpowiednio 4%, 6% lub 8%. I to nie jest raczej dobra wiadomość dla organizacji pozarządowych, dla których działalność gospodarcza jest działalnością pomocniczą, a obroty z niej rzadko są imponujące. Nawet przy spadku obrotów przekraczających 75%, co uprawnia do ubiegania się o subwencję w wysokości 8% ubiegłorocznych obrotów gospodarczych, może to być suma niższa niż ta, jaką otrzyma organizacja będąca mikroprzedsiębiorcą, bo ona dostanie 36 tysięcy złotych na każdego pracownika.

W przeciwieństwie do wielu innych instrumentów przeznaczonych konkretnie na ochronę miejsc pracy, subwencję z Tarczy Finansowej można wykorzystać na dowolne potrzeby związane z działalnością gospodarczą. No właśnie – z działalnością gospodarczą. Organizacja nie może ich zatem przeznaczyć na inne cele związane z jej działalnością statutową, na przykład wkład własny do projektu, czy pokrycie kosztów w żaden sposób nie związanych z działalnością gospodarczą. 

Polski Fundusz Rozwoju nie określa, w jaki sposób należy dokumentować wydatki, ale na moje pytanie o ewentualną ich weryfikację, dyrektor Prokorym odpowiedziała „PFR samodzielnie lub we współpracy z bankami oraz innymi podmiotami ma prawo prowadzić monitoring udzielania i wykorzystywania subwencji, stosując w tym zakresie standardowe procedury ewidencji, raportowania i kontroli, w tym zwłaszcza przeciwdziałania nadużyciom. Nie została narzucona jedna forma dokumentowania dokonanych wydatków, co oznacza, że przedsiębiorca będzie mógł wykazać wydatkowanie środków z subwencji w każdy sposób umożliwiający powiązanie środków z danym wydatkiem”. 

Jeśli nie jesteśmy pewni, czy dany wydatek da się powiązać z działalnością gospodarczą, bezpieczniej będzie go nie pokrywać z subwencji niż ryzykować, że zostanie w przyszłości zakwestionowany przy kontroli.