Publicystyka - ngo.pl

Zmiana w każdej organizacji – czy to wprowadzenie nowego oprogramowania, automatyzacja procesów, czy zmiana struktury pracy – budzi emocje. Najczęściej są to obawy przed nieznanym. Lęk przed zmianą jest naturalny, ponieważ zakłóca rutynę, wymaga nauki nowych umiejętności i stawia przed nami pytania o naszą rolę w zreorganizowanym środowisku. 

„Dlaczego mamy to zmieniać, skoro działa?”, „A co, jeśli to skomplikuje pracę?”, „Czy to nie oznacza, że nasza rola przestanie być potrzebna?” – takie komentarze słyszymy niemal zawsze, gdy pojawia się pomysł transformacji. Jednak po pewnym czasie, gdy zmiana się zadomowi, często okazuje się, że obawy były nieuzasadnione, a nowe rozwiązanie przynosi więcej korzyści, niż można było przewidzieć.

Jeśli Twoja organizacja jeszcze nie korzysta z chmury, ale zastanawiasz się, czy to dobry kierunek, zapraszamy na nasz webinar. Porozmawiamy o tym, dlaczego warto przejść do chmury, jak się do tego przygotować i jak przekonać zespół do tej zmiany. Spotkanie jest skierowane do liderów organizacji i osób wprowadzających zmiany, a nie specjalistów IT – skupimy się na procesie, a nie technicznych konfiguracjach. Webinar odbędzie się 25 lutego o godz. 12:00-13:00.

Zapisz się tutaj

Zastanówmy się nad realnym przykładem – automatyzacją raportowania w dużej organizacji z rozproszonymi strukturami, jak np. stowarzyszenia, grupy pomocowe czy harcerstwa, gdzie każda jednostka raz na miesiąc przygotowuje raporty finansowe i operacyjne. W takich środowiskach wprowadzenie jednolitego systemu raportowania jest kluczowe dla poprawy efektywności i spójności procesów. 

Przed zmianą: 

• Każda jednostka korzysta z tych samych systemów, jednak raporty były tworzone ręcznie. Wynik? 
• Ogromne nakłady czasu na zbieranie danych i ich zestawianie. 
• Niejednolitość – każda jednostka inaczej interpretowała wytyczne, przez co centrala otrzymywała raporty o różnym formacie i strukturze. 
• Wysoka podatność na błędy, zwłaszcza w formułach czy obliczeniach. 

Gdy pojawił się pomysł wprowadzenia zrobotyzowanego systemu generowania raportów, reakcja była typowa: 

• „Przecież radzimy sobie od lat!” 
• „To tylko zbędny wydatek, roboty nie zrozumieją naszych specyficznych wymagań.” 
• „Czy robot nie zabierze nam pracy?”

Po wprowadzeniu zmiany: 

Robot, czyli narzędzie do automatyzacji procesów (RPA – Robotic Process Automation), zaczął automatycznie pobierać dane z systemów, generować raporty zgodnie z jednolitym szablonem i przesyłać je do centrali. Warto podkreślić, że nie chodzi tu o fizyczną maszynę, ale o program działający w tle, który wspiera pracę zespołów, eliminując ręczne wykonywanie powtarzalnych zadań. Korzyści? 

• Uwolnienie czasu pracowników – zamiast poświęcać godziny na ręczne zestawienia, mogli skupić się na analizie wyników, co przyniosło większą wartość dla organizacji. 
• Spójne i czytelność raportów – każdy dokument miał identyczną strukturę, co znacznie ułatwiło jego analizę na szczeblu centralnym. 
• Wyższa jakość danych – dzięki eliminacji ludzkich błędów raporty stały się bardziej wiarygodne. 
• Lepsza współpraca – jednolite raporty pozwoliły lepiej identyfikować problemy i wdrażać rozwiązania. 

Pracownicy, którzy początkowo krytykowali zmianę, szybko zauważyli korzyści. Co więcej, gdy system na chwilę przestał działać z powodu aktualizacji, wszyscy odczuli, jak wiele pracy ich wcześniej wyręczał.

To zupełnie naturalne! Każdy z nas ma swoje przyzwyczajenia i obawia się, że nowe rozwiązanie okaże się trudniejsze niż obecne. Strach przed zmianą wynika z kilku czynników: 

• Niepewność: Obawa, że nowe rozwiązanie okaże się trudniejsze lub bardziej wymagające niż obecne. 
• Lęk przed utratą pracy: Szczególnie w przypadku automatyzacji, pracownicy obawiają się, że ich rola stanie się zbędna. 
• Brak wiedzy: Niewystarczające informacje o korzyściach i sposobie działania nowych narzędzi.

1. Komunikacja wewnętrzna
   Liderzy zmian (czyli osoby odpowiedzialne za wprowadzanie zmian) muszą jasno wyjaśnić, dlaczego zmiana jest konieczna i jakie przyniesie korzyści. W przypadku automatyzacji raportowania centrala organizacji mogła zorganizować warsztaty, aby pokazać, jak nowy system działa i jakie odciąży zespoły. 
2. Włączenie pracowników w proces zmiany:
   Pracownicy powinni mieć możliwość wyrażenia swoich obaw i sugestii. Uczestnictwo w procesie wdrażania zwiększa akceptację. 
3. Szkolenia:
   Kluczowe jest, by każdy użytkownik nowego systemu miał zapewnione odpowiednie wsparcie. 
4. Pokazanie szybkich rezultatów:
   Gdy pracownicy zobaczą, że nowe narzędzie rzeczywiście ułatwia im pracę, ich sceptycyzm szybko ustępuje miejsca uznaniu.

Zmiana bywa trudna – wymaga wyjścia poza strefę komfortu, przyjęcia nowych metod pracy i dostosowania się do technologii. Jednak tylko dzięki zmianom organizacje mogą się rozwijać i odpowiadać na wyzwania współczesnego świata. 

Przykład automatyzacji raportowania pokazuje, że technologia, choć początkowo budzi opór, finalnie usprawnia pracę, zwiększa efektywność i poprawia jakość danych. W przypadku tej organizacji, wdrożenie nowego systemu nie tylko uprościło przygotowanie raportów, ale również zmniejszyło początkowe obawy zespołu. Kiedy pracownicy zobaczyli, że mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, takich jak analiza wyników czy planowanie działań, ich początkowy sceptycyzm przerodził się w uznanie dla nowego narzędzia. Co więcej, dzięki jednolitym raportom centrala zyskała lepszy wgląd w dane, co poprawiło współpracę między jednostkami i usprawniło procesy decyzyjne. 

Strach przed zmianą jest naturalny, ale nie powinien być przeszkodą. Każda zmiana niesie ze sobą trudności, ale także szansę na rozwój. Organizacje, które potrafią skutecznie zarządzać zmianą i wspierać swoich pracowników, zyskują nie tylko na efektywności, ale także na zaangażowaniu zespołu.

Adrian Węglarz: entuzjasta nowoczesnych technologii i innowacji, współpracuje przy wdrażaniu narzędzi takich jak robotyzacja, skupiając się na usprawnianiu procesów biznesowych.

Sfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach rządowego programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich NOWE FIO na lata 2021–2030.