Roczne sprawozdanie z działalności fundacji. Co trzeba o nim wiedzieć?
Każda fundacja, poza jednym wyjątkiem, musi co roku sporządzić, podpisać i wysłać do „swojego” ministra oraz upublicznić sprawozdanie z działalności. Wyjaśniamy po kolei, co to oznacza i jak poradzić sobie z tym obowiązkiem sprawozdawczym.
Każda fundacja ma organ sprawujący nad nią nadzór. Jest to minister, którego wskazał fundator, wybrany ze względu na cele działania fundacji oraz starosta powiatu, na terenie którego znajduje się siedziba fundacji. Który to minister, szukamy w statucie organizacji albo w danych fundacji w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Obowiązki sprawozdawcze zostały zapisane w ustawie z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach. Jest to sporządzenie i wysłanie do ministra sprawozdania z działalności oraz upublicznienie go.
Obok ustawy, mamy jeszcze rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2022 roku w sprawie jednolitego wzoru formularza sprawozdania z działalności fundacji,które określa wzór sprawozdania.
Kogo dotyczy obowiązek
Z obowiązku sporządzenia sprawozdania z działalności zwolnione są fundacje mające status organizacji pożytku publicznego (OPP). Te fundacje zostały zwolnione z tego obowiązku ponieważ mają inny obowiązek, wynikający z faktu, że są OPP. Muszą, w określonym terminie, umieścić swoje sprawozdanie finansowe i sprawozdanie OPP w bazie sprawozdań OPP, prowadzonej na stronie podmiotowej Narodowego Instytutu Wolności.
Każda inna fundacja musi sporządzić sprawozdanie z działalności. Nawet jeżeli w danym roku sprawozdawczym nie prowadziła żadnych działań, albo nie miała przepływów finansowych (przychodów i kosztów). Także wówczas, kiedy np. powstała pod koniec roku kalendarzowego i de facto nie rozpoczęła jeszcze działalności.
Zakres sprawozdania
Zakres sprawozdania jest określony w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2022 roku w sprawie jednolitego wzoru formularza sprawozdania z działalności fundacji.
Na stronie BIP ministerstwa sprawiedliwości można pobrać formularz sprawozdania 👉https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/formularz-sprawozdania-z-dzialalnosci-fundacji
Sprawozdanie zawiera szereg informacji o sytuacji fundacji w ciągu roku kalendarzowego oraz różnych zdarzeniach prawnych, które jej dotyczyły.
W praktyce, aby je przygotować, fundacja potrzebuje mieć zamknięty rok obrotowy i sporządzone sprawozdanie finansowe. Organizacje, które nie sporządzają sprawozdania finansowego (np. takie, które zamiast pełnej księgowości wybrały uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów), będą musiały policzyć przychody i koszty w sposób, który pozwoli im zebrać dane potrzebne do sprawozdania z działania fundacji.
Informacje, które należy wpisać do sprawozdania:
- Dane fundacji – oprócz oczywistych typu nazwa, siedziba, należ wypisać wszystkie cele statutowe fundacji (zapisane w jej statucie).
- Charakterystyka działalności fundacji – opis działań statutowych ze wskazaniem, które cele statutowe zostały zrealizowane, opis zdarzeń prawnych o skutkach finansowych, informacje o prowadzonej działalności gospodarczej, oraz o uchwałach podejmowanych prze organy władzy w fundacji.
- Informacje o uzyskanych przychodach – kwoty przychodów i ich źródła (z podziałem na gotówkę, przelewy i inne formy przychodu), dochód z działalności gospodarczej (jeśli była prowadzona) i procentowy stosunek przychodu z działalności gospodarczej do pozostałego przychodu.
- Informacje o poniesionych kosztach – koszty zostały podzielone na dokonywane w formie przelewu lub gotówki, albo w innej formie.
- Informacje o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (w tym wysokość rocznego lub przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego łącznie członkom zarządu i innych organów fundacji).
- Informacje o udzielonych przez fundację pożyczkach.
- Informacje o zgromadzonych środkach fundacji – w tym kwoty na rachunkach bankowych, gotówce, obligacjach, nieruchomości, środki trwałe.
- Dane o działalności zleconej przez administrację publiczną.
- Informacje o rozliczeniach podatkowych.
- Informację o tym, czy fundacja jest instytucją obowiązaną i czy dokonywała lub przyjmowała płatności w gotówce wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro.
- Informacje o przeprowadzonych w fundacji kontrolach i ich wyniku.
Termin złożenia sprawozdania
Ani ustawa, ani rozporządzenie, nie wskazują konkretnej daty, terminu, w jakim należy złożyć sprawozdanie. Stąd przyjmuje się, że fundacje mają na to czas do końca roku kalendarzowego. Np. sprawozdanie za rok 2024 należy wysłać do 31.12.2025 r.
Warto jednak mieć świadomość, że niektóre informacje potrzebne do sprawozdania, nie wynikają wprost ze sprawozdania finansowego i trzeba będzie skorzystać z pomocy swojego księgowego/księgowej, aby je zebrać. Dlatego dobrze jest nie czekać z realizacją tego obowiązku, tylko zrealizować go w niedalekim czasie po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.
Sposób podpisania sprawozdania
Sprawozdanie powinno zostać podpisane zgodnie ze sposobem reprezentacji, określonym w statucie fundacji. Ponieważ nie składamy już sprawozdania w wersji papierowej, podpisy pod sprawozdaniem muszą być złożone elektronicznie. Można do tego celu użyć bezpłatnego profilu zaufanego, podpisu osobistego albo płatnego podpisu elektronicznego.
Pamiętajmy też o tym, że sprawozdanie podpisuje zarząd, który pełni swoją funkcję w chwili składania sprawozdania (nie zawsze będzie to ten zarząd, który działał w opisywanym okresie sprawozdawczym).
Sposób złożenia sprawozdania
Najlepiej wejść na właściwą stronę „swojego” ministra i sprawdzić w jaki sposób wysłać sprawozdanie. Niektóre ministerstwa stosują dwa tryby: podają adres e-mailowy wskazany do tego celu i adres skrytki e-puap, albo jedną z tych możliwości.
Upublicznienie
Sprawozdane upubliczniamy na stronie internetowej fundacji. Jeśli fundacja nie ma takiej strony, trzeba po prostu umożliwić dostęp do sprawozdania wszystkim zainteresowanym osobom i podmiotom.
Częste błędy i wątpliwości
Nie wszystkie części sprawozdania są dla osób sporządzających oczywiste i łatwe do wypełnienia. Przed wszystkim należy dokładnego czytać opisy poszczególnych rubryk w tabelce ze sprawozdaniem. To na pewno pozwoli uniknąć nam oczywistych błędów.
Można też sprawdzić jak inne fundacje robią swoje sprawozdania albo zadzwonić do swojego ministerstwa i dopytać o kwestie budzące wątpliwości.
Poniżej jeszcze nasze podpowiedzi w dwóch tematach, które najczęściej budzą wątpliwości.
Zdarzenia prawne o skutkach finansowych
To zdarzenia prawne, które pociągają za sobą powstanie, zmianę lub rozwiązanie stosunku prawnego i mają wpływ na sytuację majątkową fundacji. Mogą to być zobowiązania, należności, koszty lub przychody albo jakieś czynności prawne (np. zawieranie umowy dotacyjnej, decyzje o udzieleniu dotacji innemu podmiotowi, przyznaniu komuś stypendium lub przekazaniu darowizny).
Dobrym pomysłem będzie skorzystanie z informacji zebranych w informacji dodatkowej w sprawozdaniu finansowych fundacji i przepisanie jej do tego miejsca w sprawozdaniu z działalności.
Odpisy uchwał zarządu i rady fundacji
Polecamy wypisanie wszystkich uchwał podjętych przez te dwa organy władzy i dołączenie ich kopii do sprawozdania (jednocześnie przypominamy, że fundacja nie musi posiadać rady fundacji).
Na koniec warto dodać, że błędy czasem się zdarzają i po prostu trzeba je poprawić. Jeśli minister wyłapie jakieś nieprawidłowości, dostaniemy o tym informację i będziemy mieć czas na poprawienie sprawozdania. Powodzenia!
Stołeczne Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych (SCWO) to system bezpłatnego wsparcia dla organizacji działających na rzecz Warszawy i osób w niej mieszkających.
Więcej informacji o ofercie SCWO znajdziesz na stronie: https://warszawa.ngo.pl/scwo. Projekt finansuje miasto stołeczne Warszawa.
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
