Publicystyka - ngo.pl

Autor: Krzysztof Martyniak – ekspert ds. równego traktowania. Stan prawny: 5 listopada 2026 r.

Według diagnozy przygotowanej w projekcie „STOP DYSKRYMINACJI” na podstawie raportu WUP w Poznaniu „Uczenie się w miejscu pracy oraz rola pracodawcy w kształceniu” (2025) 45% małych i 35,7% mikroprzedsiębiorstw w Wielkopolsce nie prowadzi żadnych działań związanych z zarządzaniem różnorodnością. Rekrutacja jest miejscem, w którym brak takich działań najłatwiej zobaczyć – i najłatwiej go naprawić, bo wszystko, co trzeba zmienić, mieści się w jednym szablonie ogłoszenia i jednej liście pytań.

Jakich danych wolno żądać

Kodeks pracy zawiera zamknięty katalog danych, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie (art. 22¹ § 1 KP):

• imię (imiona) i nazwisko;
• data urodzenia;
• dane kontaktowe wskazane przez kandydata;
• a gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku – wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia (art. 22¹ § 2 KP).

Od 24 grudnia 2025 r. przepis mówi wprost, że przebieg zatrudnienia podaje się „z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy” (art. 22¹ § 1 pkt 6 KP). Pytanie „ile pan zarabia obecnie?” jest więc niedopuszczalne. Innych danych pracodawca może żądać tylko wtedy, gdy wymaga tego przepis prawa (art. 22¹ § 4 KP) – na przykład potwierdzenia prawa cudzoziemca do pracy w Polsce. Dane szczególnej kategorii – o zdrowiu, pochodzeniu, wyznaniu, orientacji – pracodawca może przetwarzać za zgodą kandydata tylko wtedy, gdy kandydat przekazał je z własnej inicjatywy. Brak zgody albo jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania ani odmowy zatrudnienia (art. 22¹ᵇ § 1 i art. 22¹ᵃ § 2 KP).

Pytania, które są ryzykowne – i dlaczego

Pytania o plany rodzinne, ciążę, liczbę dzieci, opiekę nad bliskimi, stan zdrowia, niepełnosprawność, wyznanie, pochodzenie, obywatelstwo (poza sprawdzeniem prawa do pracy), przynależność związkową, orientację seksualną czy wiek (poza datą urodzenia) nie mają podstawy w art. 22¹ KP i mogą wskazywać, że odpowiedź miała znaczenie dla decyzji. Jeśli kandydatka po pytaniu o plany macierzyńskie nie dostanie pracy, takie pytanie może wystarczyć do uprawdopodobnienia dyskryminacji. Wtedy pracodawca musi wykazać, że nie naruszył zasady równego traktowania – np. że kierował się obiektywnymi powodami (art. 18³ᶠ KP, od 5 listopada 2026 r.; art. 18³ᵇ § 1 KP). Odmowa zatrudnienia z powodu cechy chronionej jest co do zasady naruszeniem zasady równego traktowania (art. 18³ᵇ § 1 pkt 1 KP). Daje prawo do zadośćuczynienia nie niższego niż minimalne wynagrodzenie lub do odszkodowania (art. 18³ᵈ KP); minimalne wynagrodzenie wynosi w 2026 r. 4 806 zł, a od 1 stycznia 2027 r. – 4 950 zł.

Zamiast pytać o dyspozycyjność „w ogóle”, zapytaj o gotowość do pracy w konkretnym rozkładzie, który wynika z organizacji stanowiska. Zamiast o stan zdrowia – o zdolność do wykonywania konkretnych czynności; badania wstępne i tak przeprowadzi lekarz medycyny pracy. Zamiast o plany rodzinne – o nic; to nie jest kryterium związane z pracą.

Tego nie pytaj na rozmowie

Pytanie ryzykowne → bezpieczna alternatywa (jeśli w ogóle jest potrzebna):

• „Planuje pani dzieci w najbliższym czasie?” → „Od kiedy może pani rozpocząć pracę?”
• „Kto zajmie się dzieckiem, kiedy zachoruje?” → „Praca jest od poniedziałku do piątku w godzinach 8–16, z dwoma dyżurami w miesiącu do 18 – czy taki rozkład jest dla pani możliwy?”
• „Czy jest pan zdrowy? Na co pan choruje?” → „Stanowisko wymaga dźwigania do 20 kg i pracy na stojąco – czy może pan wykonywać te czynności, ewentualnie z przystosowaniem stanowiska?”
• „Czy ma pan orzeczenie o niepełnosprawności?” → „Czy potrzebuje pan jakiegoś dostosowania, żeby wziąć udział w rekrutacji lub wykonywać tę pracę?” (informację kandydat przekazuje z własnej inicjatywy).
• „Ile ma pan lat? Kiedy pan planuje emeryturę?” → nie pytaj; datę urodzenia znasz z dokumentów, a o plany zapytaj neutralnie: „Jak widzi pan swój rozwój zawodowy w najbliższych dwóch–trzech latach?”
• „Skąd pan właściwie pochodzi?” → „Czy ma pan prawo do wykonywania pracy w Polsce? Przed zatrudnieniem poprosimy o dokument, który to potwierdza” (to samo pytanie zadaj wszystkim kandydatom).
• „Jakiego jest pani wyznania? Czy chodzi pani do kościoła w niedziele?” → „Grafik obejmuje pracę w części niedziel i świąt według harmonogramu – czy to jest dla pani możliwe?”
• „Ma pani męża? Czy partner nie będzie miał nic przeciwko wyjazdom?” → „Stanowisko wymaga około czterech wyjazdów służbowych w miesiącu, zwykle z jednym–dwoma noclegami – czy to jest dla pani możliwe?”
• „Ile pan obecnie zarabia?” → „Wynagrodzenie na tym stanowisku wynosi 6 000–6 800 zł brutto (kwoty przykładowe) – czy ten przedział odpowiada pana oczekiwaniom?”
• „Należy pan do związku zawodowego?” → nie pytaj; przynależność do związku nie wpływa na wykonywanie pracy.
• „Jak to możliwe, że tak dobrze mówi pan po polsku?” → „Na tym stanowisku rozmawia się z klientami przez telefon – zapraszam na krótką rozmowę próbną, taką samą dla wszystkich kandydatów.”

Ogłoszenie: trzy sformułowania do wymiany

Trzy sformułowania pojawiają się w ogłoszeniach najczęściej i najłatwiej je poprawić:

1. „Młody, dynamiczny zespół” – sygnalizuje kryterium wieku; to najczęstszy błąd. Zamiennik: „zespół, który szybko się uczy i dzieli wiedzą”.
2. „Pełna dyspozycyjność” – bez uzasadnienia sugeruje wykluczenie rodziców i opiekunów, czyli w praktyce częściej kobiet (ryzyko dyskryminacji pośredniej). Zamiennik: konkretny rozkład czasu pracy, na przykład „praca zmianowa 6–14 / 14–22, grafik z miesięcznym wyprzedzeniem”.
3. „Doświadczenie minimum 10 lat” – jeśli praca tego nie wymaga, może być pośrednim kryterium wieku; z kolei „do 35 lat” to bezpośrednie kryterium wieku, a „absolwent” – pośrednie. Zamiennik: opis zadań i kompetencji, które naprawdę są potrzebne.

Tego nie pisz w ogłoszeniu

Poza trzema sformułowaniami opisanymi wyżej warto wymienić także te (sformułowanie ryzykowne → lepsza wersja):

• „Zatrudnimy sprzedawczynię” albo „Kierownik magazynu” (tylko w jednej formie) → „Sprzedawca / sprzedawczyni” lub „Osoba na stanowisku kierownika magazynu” – nazwa stanowiska ma być neutralna pod względem płci.
• „Wynagrodzenie do uzgodnienia” lub „atrakcyjne wynagrodzenie” → „Wynagrodzenie: 5 500–6 200 zł brutto miesięcznie” (kwoty przykładowe) – od 24 grudnia 2025 r. kandydat ma prawo do tej informacji; jeśli nie podasz jej w ogłoszeniu, przekaż ją przed rozmową kwalifikacyjną (art. 18³ᶜᵃ § 2 KP).
• „Wymagany język polski jako ojczysty” → „Bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie – praca z klientami przez telefon”; wymagaj poziomu języka, nie pochodzenia.
• „Do 35 lat” lub „dla absolwentów” → „Nie wymagamy doświadczenia – zapewniamy szkolenie stanowiskowe”.
• „Dobry stan zdrowia” lub „pełna sprawność fizyczna” → „Praca wymaga dźwigania do 20 kg; orzeczenie lekarza medycyny pracy o braku przeciwwskazań”; opisz czynność, nie cechę osoby.
• „Miła aparycja” lub „atrakcyjny wygląd” → „Wysoka kultura osobista w kontakcie z klientem; strój służbowy zapewniamy”.
• „Szukamy kogoś, kto nie planuje długich nieobecności” → usuń; jeśli liczy się termin, napisz: „Rozpoczęcie pracy: 1 marca”.

Cztery zasady od 24 grudnia 2025 r.

Ustawa z 4 czerwca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 807), która częściowo wdraża dyrektywę (UE) 2023/970 o przejrzystości wynagrodzeń, wprowadziła dla każdego pracodawcy cztery zasady rekrutacji (pkt 1–3 – art. 18³ᶜᵃ KP, pkt 4 – art. 22¹ § 1 pkt 6 KP):

1. Neutralne ogłoszenia i nazwy stanowisk – „neutralne pod względem płci” (np. specjalista / specjalistka, osoba na stanowisku…).
2. Niedyskryminujący proces rekrutacji – od ogłoszenia, przez rozmowę, po decyzję.
3. Informacja o wynagrodzeniu – o jego początkowej wysokości lub przedziale, opartych na obiektywnych, neutralnych kryteriach. Pracodawca przekazuje ją z wyprzedzeniem, na papierze lub elektronicznie: w ogłoszeniu, a jeśli ogłoszenia nie było lub nie zawierało tej informacji – przed rozmową kwalifikacyjną, a w ostateczności przed nawiązaniem stosunku pracy. Kandydat dostaje też informację o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, jeśli obowiązują u pracodawcy.
4. Zakaz pytania o dotychczasowe wynagrodzenie – kandydata nie pytasz, ile zarabia obecnie ani ile zarabiał wcześniej (art. 22¹ § 1 pkt 6 KP).

Dalsze obowiązki z dyrektywy (UE) 2023/970 – m.in. raportowanie luki płacowej i prawo pracownika do informacji o średnich wynagrodzeniach – wymagają odrębnych przepisów krajowych; przed wdrożeniem nowych zasad wynagradzania sprawdź aktualny stan prawny.

Co pomaga

• Jedna lista pytań dla wszystkich kandydatów na dane stanowisko. Przykład: pięć pytań o doświadczenie w obsłudze klienta, zadawanych każdemu w tej samej kolejności.
• Dwie osoby na rozmowie i notatka według kryteriów. Przykład: każda osoba ocenia kandydata w skali 1–5 w trzech kryteriach zapisanych przed rozmowami.
• Oddzielenie wymagań koniecznych od „mile widzianych”. Przykład: „konieczne: prawo jazdy kat. B; mile widziane: znajomość programu magazynowego”.
• Zdanie o dostępności rekrutacji. Przykład: „Jeśli potrzebujesz dostosowania, np. dłuższego czasu na test lub rozmowy online – napisz, zapewnimy je”; racjonalne usprawnienia dotyczą także rekrutacji (art. 23a ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, dalej: ustawa o rehabilitacji).
• Ogłoszenie w kilku kanałach. Przykład: oprócz portalu z ofertami – powiatowy urząd pracy i organizacje wspierające osoby z niepełnosprawnościami lub migrantów.
• Krótka informacja zwrotna dla osób, których nie zatrudniono. Przykład: „Wybraliśmy osobę z doświadczeniem w obsłudze systemu X, który jest kluczowy na tym stanowisku”.
• Ogłoszenie w formie tekstu, nie tylko grafiki. Przykład: treść ogłoszenia wpisana na stronie, tak aby mogły ją odczytać programy używane przez osoby niewidome.

Co pracodawca może – dopuszczalne różnicowanie

Nie każde rozróżnienie między kandydatami jest dyskryminacją. Kodeks pracy dopuszcza różnicowanie proporcjonalne do zgodnego z prawem celu; trzy główne podstawy to:

1. Rzeczywiste i decydujące wymaganie zawodowe – gdy uzasadnia to rodzaj pracy, warunki jej wykonywania lub wymagania zawodowe (art. 18³ᵇ § 2 pkt 1 KP).
2. Działania wyrównawcze – podejmowane przez określony czas w celu zmniejszenia faktycznych nierówności (art. 18³ᵇ § 3 KP).
3. Obiektywne uzasadnienie – niejednakowe traktowanie nie jest dyskryminacją, gdy jest obiektywnie uzasadnione (art. 18³ᵃ § 2 zd. 2 KP w brzmieniu od 5 listopada 2026 r.).

Kodeks wymienia też inne wyjątki, m.in. środki ze względu na ochronę rodzicielstwa lub niepełnosprawność (art. 18³ᵇ § 2 pkt 3 KP) i kryterium stażu pracy (art. 18³ᵇ § 2 pkt 4 KP). Przykłady:

• Teatr szuka aktorki do roli kobiecej. Podstawa: wymaganie zawodowe rzeczywiste i decydujące (art. 18³ᵇ § 2 pkt 1 KP).
• Firma wymaga od konsultanta infolinii bardzo dobrej znajomości języka polskiego, ale nie wymaga jej od pracownika sortowni. Podstawa: wymaganie wynika z rodzaju pracy i jest obiektywnie uzasadnione, więc nie stanowi dyskryminacji pośredniej ze względu na narodowość (art. 18³ᵃ § 2 zd. 2 i § 4 KP); przy innej pracy mogłoby być nieuzasadnione.
• Pracodawca wymaga uprawnień do obsługi wózka widłowego albo prawa jazdy kategorii C. Podstawa: kwalifikacje niezbędne na stanowisku (art. 22¹ § 1 KP) i obiektywne uzasadnienie (art. 18³ᵃ § 2 zd. 2 KP).
• Przy równych kwalifikacjach firma, w której nie ma kobiet na stanowiskach brygadzistów, przez określony czas zaprasza do drugiego etapu wszystkie kandydatki spełniające wymagania. Podstawa: działania wyrównawcze podejmowane przez określony czas w celu zmniejszenia faktycznych nierówności (art. 18³ᵇ § 3 KP).
• Kandydat z niepełnosprawnością wzroku dostaje test w wersji elektronicznej i dłuższy czas. Podstawa: środki różnicujące sytuację ze względu na niepełnosprawność (art. 18³ᵇ § 2 pkt 3 KP) i racjonalne usprawnienia (art. 23a ustawy o rehabilitacji).
• Firma ochroniarska wymaga gotowości do pracy na stałych zmianach nocnych, bo obiekt jest strzeżony w nocy. Podstawa: obiektywne uzasadnienie wynikające z organizacji pracy (art. 18³ᵃ § 2 zd. 2 KP) – pod warunkiem że wymaganie jest konkretne i rzeczywiście potrzebne.
• Pracodawca proponuje wyższą stawkę kandydatowi z dłuższym stażem pracy w zawodzie. Podstawa: kryterium stażu pracy, stosowane proporcjonalnie do celu (art. 18³ᵇ § 2 pkt 4 KP).
• Pracodawca nie zatrudnia osoby poniżej 18 lat przy pracy wzbronionej młodocianym. Podstawa: wymóg wynika z przepisów Kodeksu pracy o ochronie pracy młodocianych.

Lista kontrolna przed publikacją ogłoszenia

• nazwa stanowiska neutralna płciowo lub w obu formach;
• zadania i wymagania konieczne, związane z pracą;
• wymagania „mile widziane” oddzielone od koniecznych;
• brak słów o wieku, wyglądzie, stanie rodzinnym i „dyspozycyjności” bez konkretu;
• wynagrodzenie: kwota lub przedział;
• wymiar, miejsce i forma pracy, rozkład czasu pracy;
• informacja o dostępności procesu i możliwości zgłoszenia szczególnych potrzeb (art. 23a ustawy o rehabilitacji – racjonalne usprawnienia dotyczą także rekrutacji);
• zdanie o równym traktowaniu;
• ogłoszenie w formie tekstowej (nie tylko grafika);
• jedna lista pytań dla wszystkich kandydatów na to stanowisko;
• dwie osoby na rozmowie i notatka według kryteriów;
• uzasadnienie decyzji w dwóch zdaniach.

Co z dokumentami po rekrutacji

Dokumenty kandydatów, których nie zatrudniono, przechowuj tylko tak długo, jak to potrzebne. Okres przechowywania określ z góry, wpisz go do klauzuli informacyjnej (RODO) i po jego upływie usuń dane. Ustalając ten okres, weź pod uwagę terminy roszczeń. Roszczenie o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za dyskryminację w rekrutacji (art. 18³ᵈ KP) przedawnia się co do zasady po 3 latach (art. 291 KP). Żądanie nawiązania umowy o pracę (21 dni od zawiadomienia o odmowie przyjęcia do pracy, art. 264 § 3 KP) przysługuje tylko osobom, którym przepis szczególny daje prawo do zatrudnienia; kandydat odrzucony z naruszeniem zasady równego traktowania może dochodzić zadośćuczynienia lub odszkodowania (art. 18³ᵈ KP), a nie zatrudnienia. W notatce z rozmowy zapisz powody decyzji odnoszące się do kryteriów, nie do osoby: „mniejsze doświadczenie w obsłudze systemu X” zamiast „nie pasuje do zespołu”. Ta notatka będzie Twoim dowodem, jeśli kandydat uprawdopodobni dyskryminację. CV na przyszłe rekrutacje przechowuj wyłącznie za odrębną zgodą kandydata.

Ramka: jak chronić pracownika

1. Nie musisz podawać danych spoza katalogu art. 22¹ KP. Na pytanie o dzieci, zdrowie czy wyznanie możesz spokojnie odpowiedzieć, że nie ma ono związku z pracą.
2. Nie musisz mówić, ile zarabiasz obecnie ani ile zarabiałaś lub zarabiałeś wcześniej.
3. Masz prawo do informacji o wynagrodzeniu – w ogłoszeniu albo przed rozmową. Jeśli jej nie dostałaś lub nie dostałeś, poproś o nią.
4. Zaraz po rozmowie zapisz pytania, które padły, kto je zadał i kiedy; zachowaj ogłoszenie (zrzut ekranu z datą) i korespondencję.
5. Jeśli podejrzewasz, że odmowa miała związek z cechą chronioną, szybko skorzystaj z porady – roszczenie o odszkodowanie lub zadośćuczynienie przedawnia się co do zasady po 3 latach. Żądanie nawiązania umowy o pracę (21 dni od zawiadomienia o odmowie przyjęcia do pracy, art. 264 § 3 KP) przysługuje tylko osobom, którym przepis szczególny daje prawo do zatrudnienia; kandydat odrzucony z naruszeniem zasady równego traktowania może dochodzić zadośćuczynienia lub odszkodowania (art. 18³ᵈ KP), a nie zatrudnienia.

Ramka: jak chronić pracodawcę

1. Używaj jednego szablonu ogłoszenia z neutralną nazwą stanowiska i kwotą lub przedziałem wynagrodzenia.
2. Przygotuj przed rozmowami jedną listę pytań dla wszystkich kandydatów na dane stanowisko.
3. Prowadź rozmowy we dwie osoby i zapisuj ocenę według kryteriów ustalonych wcześniej.
4. Zbieraj tylko dane z art. 22¹ KP; dane o zdrowiu przyjmuj wyłącznie wtedy, gdy kandydat sam je przekaże.
5. Uzasadniaj decyzję w odniesieniu do kryteriów i przechowuj notatkę przez okres wskazany w klauzuli informacyjnej.
6. Przeszkol każdą osobę, która rozmawia z kandydatami – „luźna rozmowa” na końcu też jest częścią rekrutacji.

Co zrobić jutro

• Wydrukuj ostatnie ogłoszenie firmy i sprawdź je według listy kontrolnej.
• Przygotuj szablon, którego będziesz używać we wszystkich kolejnych ogłoszeniach.
• Ustal listę pytań na rozmowę i listę danych, których nie zbierasz.
• Poinformuj osoby prowadzące rekrutację, że „luźna rozmowa” na końcu też jest rozmową kwalifikacyjną.

Więcej praktyk znajdziesz w Kompendium dobrych praktyk dla pracodawców wydanym w projekcie „STOP DYSKRYMINACJI” (stopdyskryminacji.pl).

Gdzie szukać pomocy

• Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) – Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu, ul. Marcelińska 90, 60-324 Poznań, tel. 61 628 40 00, [email protected]; bezpłatne porady prawne (także dla pracodawców) pn 9–18, wt–pt 9–15. Oddziały: Piła (ul. Dzieci Polskich 26, tel. 61 628 42 50), Ostrów Wielkopolski (ul. Grabowska 29, tel. 61 628 42 00), Leszno (ul. Spółdzielcza 2h, tel. 61 628 41 50), Konin (ul. Bankowa 14, tel. 61 628 41 00). Infolinia PIP: 801 002 006 (z telefonów stacjonarnych), 459 599 000 (z telefonów komórkowych); porady w języku ukraińskim: pn–śr 89 333 17 41, czw–pt 22 111 35 88.
• Rzecznik Praw Obywatelskich (RPO) – bezpłatna infolinia 800 676 676 (pn 10:00–18:00, wt–pt 8:00–16:00), al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa, formularz na stronie brpo.gov.pl.
• Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) – w sprawach danych kandydatów: infolinia 606 950 000, uodo.gov.pl.
• Nieodpłatna pomoc prawna – punkty w każdym powiecie; zapisy przez starostwo lub na stronie np.ewidencja.gov.pl.
• Projekt „STOP DYSKRYMINACJI” – opisz swoją sytuację w formularzu na stronie stopdyskryminacji.pl/potrzebuje-pomocy (bezpłatnie i poufnie).

Stan prawny na dzień 5 listopada 2026 r. Autor: Krzysztof Martyniak. Tekst zawiera informacje ogólne i nie jest poradą prawną w indywidualnej sprawie.

Pełna wersja tekstu i PDF: https://stopdyskryminacji.pl/artykuly/rekrutacja-bez-ryzyka-o-co-wolno-pytac/

Projekt „STOP DYSKRYMINACJI” nr FEWP.06.10-IP.01-0136/25 jest dofinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w ramach programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021–2027. Realizatorzy: Stowarzyszenie Edukacyjne „Nieskończoność” (lider) i Stowarzyszenie na rzecz Zrównoważonego Rozwoju „Pro Ukraina” (partner). Więcej: stopdyskryminacji.pl. 

Tekst na licencji CC BY-NC-ND 4.0.