Publicystyka - ngo.pl

Przekształcenie stowarzyszenia zwykłego w rejestrowe to krok, który otwiera nowe możliwości, takie jak prowadzenie działalności gospodarczej czy odpłatnej działalności pożytku publicznego.

W przepisach dotyczących przekształcenia, jest wskazany obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego - co budzi wiele pytań – m.in.: za jaki okres sporządzić sprawozdanie? co wysyłamy członkom stowarzyszenia? co przekazujemy do sądu? Poniższe wskazówki wyjaśniają wątpliwości i pomogą przygotować dokumenty finansowe. 

Z tekstu dowiesz się:

• Jakie dokumenty finansowe są wymagane na poszczególnych etapach przekształcenia.
• Jak połączyć obowiązki prawne, przygotowując jedno sprawozdanie zamiast kilku.
• Jaka jest różnica między wymogami ustawy - Prawo o stowarzyszeniach a ustawy o rachunkowości.
• Jak Twoja obecna forma księgowości wpływa na wymogi sprawozdawcze.
• Jakie są kluczowe przepisy związane ze sprawozdaniami finansowymi w procesie przekształcania.

Zgodnie z przepisami (art. 42a i 42b ustawy - Prawo o stowarzyszeniach), w procesie przekształcenia musisz pamiętać o dwóch dokumentach finansowych:

1. Informacja o aktywach i pasywach – wysyłana do członków w zawiadomieniu o zamiarze przekształcenia (wraz z projektem statutu) co najmniej miesiąc przed zebraniem, na którym zostanie podjęta uchwała. Informacja ta pokazuje aktualny stan majątkowy stowarzyszenia zwykłego i stanowi istotną przesłankę dla członków do podjęcia decyzji o przekształceniu stowarzyszenia. Informacja o aktywach i pasywach, to w praktyce część sprawozdania finansowego - bilans.
2. Sprawozdanie finansowe – sporządzone na wybrany dzień w miesiącu poprzedzającym podjęcie uchwały o przekształceniu. Stanowi ono załącznik do uchwały o przekształceniu i jest wysyłany do KRS wraz z wnioskiem o przekształcenie (i wpisanie stowarzyszenia do Krajowego Rejestru Sądowego).

Aby nie mnożyć pracy, możesz przygotować jedno sprawozdanie finansowe, które będzie można wykorzystać zarówno do zawiadomienia o przekształceniu jak i jako załącznik do uchwały o przekształceniu. Bilans z tego sprawozdania można wykorzystać jako informację do zawiadomienia członków (informacje o aktywach i pasywach stowarzyszenia), a całe sprawozdanie dołączysz do uchwały o przekształceniu.

Aby zaoszczędzić czas i stworzyć jeden dokument finansowy wykorzystany do tych dwóch etapów, konieczne jest dobre zaplanowanie terminu przekształcenia, najlepiej pod koniec miesiąca.

Sprawozdanie finansowe stanowiące załącznik do uchwały o przekształceniu nie musi spełniać wszystkich rygorystycznych wymogów ustawy o rachunkowości - gdyż jest sporządzane na podstawie wymogów ustawy - Prawa o stowarzyszeniach, a nie ustawy o rachunkowości. Wobec tego sprawozdanie to, nie wymaga zatwierdzania ani wysyłki do Szefa KAS. Jednak powinno mieć pełny zakres sprawozdania finansowego - najlepiej sporządzić je w oparciu o wzór z załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości (dedykowanego organizacjom pozarządowym).

Oprócz wymogów z ustawy - Prawo o stowarzyszeniach, zmiana formy prawnej (wpis do KRS) oznacza konieczność zamknięcia i otwarcia ksiąg rachunkowych (zgodnie z art. 12 ustawy o rachunkowości).

Co to oznacza w praktyce?

• Jeśli stowarzyszenie zwykłe prowadzi pełną księgowość
  Musisz sporządzić sprawozdanie finansowe na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej (czyli na dzień przed wpisem do KRS). Obejmuje ono okres od początku roku do dnia przed wpisem. Takie sprawozdanie musi być już w pełni zgodne z ustawą o rachunkowości (postać elektroniczna, podpis elektroniczny, wysłane do Szefa KAS). Trzeba je sporządzić w terminie 3 miesięcy od momentu przekształcenia i wysłać do Szefa KAS. Nie trzeba go jednak zatwierdzać, gdyż nie jest to sprawozdanie roczne. 
• Jeśli stowarzyszenie zwykłe prowadzi uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (UEPiK)
  Nie stosuje ustawy o rachunkowości, więc nie musi sporządzać sprawozdania finansowego.

📜Ustawa - Prawo o stowarzyszeniach

Art.  42a

1. Stowarzyszenie zwykłe liczące co najmniej siedmiu członków, może przekształcić się w stowarzyszenie.

2. Przekształcenie stowarzyszenia zwykłego wymaga zgody wszystkich członków stowarzyszenia zwykłego, wyrażonej w drodze uchwały, zawierającej:
1) nazwę i siedzibę stowarzyszenia;
2) powołanie władz stowarzyszenia;
3) przyjęcie statutu stowarzyszenia, który stanowi załącznik do uchwały;
4) sprawozdanie finansowe stowarzyszenia zwykłego sporządzone na określony dzień w miesiącu poprzedzającym podjęcie uchwały o przekształceniu, które stanowi załącznik do uchwały.

3. Informację o podjęciu uchwały o przekształceniu przedstawiciel reprezentujący stowarzyszenie zwykłe albo zarząd stowarzyszenia niezwłocznie podaje do publicznej wiadomości oraz zawiadamia o podjęciu tej uchwały wierzycieli stowarzyszenia zwykłego.

Art.  42b

1. Stowarzyszenie zwykłe zawiadamia członków o zamiarze przekształcenia nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia uchwały o przekształceniu.

2. Do zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, należy dołączyć:
1) projekt statutu stowarzyszenia;
2) informacje o aktywach i pasywach stowarzyszenia zwykłego.

Art.  42c

1. Przekształcenie stowarzyszenia zwykłego następuje z chwilą wpisu stowarzyszenia do Krajowego Rejestru Sądowego.

2. Sąd rejestrowy przesyła niezwłocznie właściwemu organowi nadzorującemu odpis postanowienia o wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego wraz z zaświadczeniem o wpisie stowarzyszenia. Właściwy organ nadzorujący z urzędu wykreśla stowarzyszenie zwykłe z ewidencji.

3. Wniosek o wpis stowarzyszenia do Krajowego Rejestru Sądowego składają i podpisują wszyscy członkowie zarządu. Do wniosku dołącza się uchwałę o przekształceniu wraz z zaświadczeniem o wpisie stowarzyszenia zwykłego do ewidencji, wydanym nie wcześniej niż na 3 miesiące przed dniem podjęcia uchwały o przekształceniu.

4. Stowarzyszenie zwykłe zostaje rozwiązane bez przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego z chwilą wpisu stowarzyszenia do Krajowego Rejestru Sądowego.

📜Ustawa o rachunkowości

Art.  12

1. Księgi rachunkowe otwiera się, z zastrzeżeniem ust. 3:
1) na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
2) na początek każdego następnego roku obrotowego,
3) na dzień zmiany formy prawnej,
4) na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),
5) na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości

• w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

2. Księgi rachunkowe zamyka się, z zastrzeżeniem ust. 3-3d:
1) na dzień kończący rok obrotowy,
2) na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
3) na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
4) w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
5) na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,
6) na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
7) na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami

• niepóźniej niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

(…)

4. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

5. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe, z uwzględnieniem art. 13 ust. 2 i 3.