Sprawozdanie finansowe NGO musi zostać sporządzone do 31 marca. Ten termin minął. Żeby sprawozdanie uznać za sporządzone musi ono zostać odpowiednio podpisane. Elektronicznie. Co zrobić, jeśli nie udało nam się zgromadzić wszystkich wymaganych podpisów elektronicznych lub też w ogóle nie podpisaliśmy czy nie sporządziliśmy sprawozdania w terminie?
W 2023 roku składamy sprawozdania finansowe NGO za 2022 rok. Robimy to w terminach wcześniejszych niż w ostatnich trzech latach pandemicznych - w terminach standardowych. Pierwszy etap realizacji obowiązków sprawozdawczych powinniśmy mieć już za sobą. Większość NGO miała obowiązek sporządzić (i podpisać) sprawozdanie finansowe do 31 marca 2023 r. (przypominaliśmy o tym w informacji: Ostatni dzień na sporządzenie…).
Organizacje pozarządowe mają coroczny obowiązek sprawozdawczy – przygotowują, podpisują, zatwierdzają i wysyłają do odpowiedniego organu sprawozdanie finansowe. Okresem, za który składamy sprawozdanie jest rok obrotowy. Najczęściej jest on taki sam, jak rok kalendarzowy. Z obowiązku sprawozdawczego zwolnione są tylko organizacje, które w danym roku prowadziły uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów.
Podpis elektroniczny i data podpisania
Od kiedy podpisy pod sprawozdaniem finansowym NGO mogą być tylko elektroniczne, moment jego podpisania (sporządzenia) nabrał znaczenia. Wcześniej z problemem stykaliśmy się rzadziej, bo ustalenie, kiedy naprawdę pod sprawozdaniem znalazł się podpis członka zarządu było w praktyce dość trudne.
Tłumaczymy więc, co można zrobić, jeśli nie udało nam się w wyznaczonym terminie zebrać podpisów pod sprawozdaniem finansowym.
Po terminie? Jak najszybciej podpisz sprawozdanie!
Organizacja pozarządowa nie zebrała podpisów pod sprawozdaniem finansowym w wyznaczonym terminie - do 31 marca. Co to oznacza? Przekroczyła termin i tego już nie cofnie.
Teraz powinna zrobić wszystko, aby jak najszybciej skompletować wymagane podpisy.
Podpisujemy sprawozdanie finansowe po terminie
Chociaż nie wydaje się to bardzo poważnym przewinieniem (o czym jeszcze poniżej), to jednak nie powinniśmy udawać, że nic się nie stało. Możemy więc opisać, co się wydarzyło – podajmy powody spóźnienia. Miejscem do takich wyjaśnień może być informacja dodatkowa (chociaż w przypomnianej niżej odpowiedzi Ministerstwo Finansów tłumaczy, że nie jest to właściwe miejsce – kłopot w tym, że nie ma innego).
Na temat spóźnienia nie trzeba się rozpisywać – stwierdzamy fakt i krótko wyjaśniamy powód. Powodem mogą być trudności w zastosowaniu się do wymagań wynikających z elektronizacji sprawozdań (zobacz np. Elektroniczna sprawozdawczość – (nie)zbędny obowiązek), brak wystarczających kompetencji cyfrowych, ale powody mogą być też inne – indywidualne, losowe.
Samo sporządzenie i podpisanie sprawozdania po terminie nie różni się od tego, które robilibyśmy (mieliśmy zrobić) w terminie. Wymogi pozostają identyczne: sprawozdanie przygotowujemy w formie elektronicznej (koniecznie w tzw. strukturze logicznej) i podpisujemy elektronicznie.
Instrukcje koncentrujące się na sporządzaniu i podpisywaniu elektronicznego sprawozdania znajdziecie w PORADNIK.NGO.PL [kliknij].
Kto podpisuje i możliwość odmowy
Podpisując w 2023 sprawozdanie finansowe można zastosować jeden z dwóch możliwych sposobów skompletowania podpisów. Poza osobą sporządzającą sprawozdanie, musi się pod nim podpisać cały zarząd lub też jego wybrany członek (co najmniej jeden). Piszemy o tym we wskazanych powyżej instrukcjach.
Warto też pamiętać o prawie do odmowy złożenia podpisu pod sprawozdaniem. To nic nowego – przepis ten funkcjonuje od dawna. Może być stosowany, kiedy któryś z członków zarządu ma wyjątkowe trudności z podpisaniem sprawozdania (a zdecydowaliśmy się zebrać podpisy wszystkich członków), ale też w sytuacjach do których został pomyślany, tzn. kiedy ktoś po prostu nie chce podpisać sprawozdania, bo ma jakieś zastrzeżenia. Pamiętajmy o możliwości odmowy złożenia podpisu, ale pamiętajmy też, że jest to jednak sytuacja wyjątkowa i jakiś powód odmowy musi być (o odmowie przeczytacie m.in. tu: Sprawozdanie finansowe - informacje ogólne. Kto sporządza i podpisuje sprawozdanie finansowe?).
Podpisy po terminie – jakie konsekwencje?
Jak służby skarbowe traktują sprawozdania podpisane po terminie? Nadal trudno przewidzieć. W latach ubiegłych, kiedy pod sprawozdaniami dominowały podpisy „analogowe”, problem ten praktycznie nie występował. Nie są nam znane organizacje, które poniosły konsekwencje za niepodpisanie sprawozdania w terminie. Jedyne przypadki, o jakich wciąż słyszymy dotyczą NGO-sów, które w ogóle nie wywiązują się z obowiązków sprawozdawczych i są przez urzędy wzywane do złożenia zaległych sprawozdań (nierzadko dotyczy to zaległości z kilku lat).
Jest jednak pewne, że podpisanie sprawozdania po terminie będzie mniejszym uchybieniem niż niepodpisanie go w ogóle, a tym bardziej niż niezłożenie go do Szefa KAS czy do KRS (wskazuje też na to cytowane niżej tłumaczenie ministerstwa). NGO-sy, którym nie udało się więc zrobić tego, co trzeba w terminie, nie powinny chować głowy w piasek i uciekać od problemu.
Podpiszmy sprawozdanie po terminie i starajmy się kolejne obowiązki – zatwierdzenie i przesłanie sprawozdania – wykonać w wyznaczonych ramach czasowych.
PRZYPOMNIENIE: Terminy sprawozdawcze w 2023 roku
- standardowy termin sporządzenia (i podpisania) sprawozdania finansowego – 31 marca
- standardowy termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego – 30 czerwca
- standardowy termin wysłania sprawozdania finansowego (15 dni od zatwierdzenia sprawozdania) – najpóźniej do 15 lipca (w 2023 r. 15 lipca to sobota, więc termin ten przesuwa się na 17 lipca)
Wskazane terminy to terminy dla podmiotów, które mają rok obrotowy taki sam, jak kalendarzowy (tak jest w większości NGO-sów).
Podpisy po terminie. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów
Problem, który może wyniknąć z niepodpisania (czyli niesporządzenia) sprawozdania w terminie identyfikujemy od kilku lat (od wejścia w życie obowiązkowych elektronicznych podpisów pod sprawozdaniem finansowym). O to jak zachować się w opisanej wyżej sytuacji – sytuacji sporządzenia i podpisania sprawozdania po terminie – pytaliśmy w 2020 r. Ministerstwo Finansów. Przypominamy odpowiedź resortu, ponieważ sytuacja z podpisami nie zmieniła się na tyle, żeby opisane problemy zniknęły, a poniższe wyjaśnienia wydają nam się nadal aktualne.
(podkreślenia w odpowiedzi MF pochodzą od redakcji)
Zgodnie z art. 77 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości brak sporządzenia sprawozdania finansowego lub brak wymaganych podpisów na tym sprawozdaniu podlega odpowiedzialności karnej. Jednakże kwalifikacja czynu, jako umyślnego występku, o którym mowa w ww. artykule, wymaga każdorazowej, indywidualnej analizy konkretnego przypadku pod względem zaistnienia znamion czynu określonego w tym przepisie, jak również zbadania wszelkich okoliczności popełnienia czynu, a w szczególności kwestii zawinienia sprawcy/sprawców.
W związku z zaistniałą sytuacją wskazane w korespondencji jednostki powinny niezwłocznie sporządzić i podpisać sprawozdania finansowe.
Odnosząc się natomiast do pytania, czy fakt sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego w późniejszym terminie należy opisać w informacji dodatkowej, informujemy, że informacja dodatkowa zawiera istotne dane i objaśnienia dotyczące poszczególnych pozycji sprawozdania finansowego (art. 48 ust. 1). W informacji dodatkowej nie należy więc zawierać kwestii, o których jest mowa w zapytaniu.
Należy podkreślić, że instytucja czynnego żalu uregulowana w art. 16 Kodeksu karnego skarbowego ma wyłącznie zastosowanie w przypadku popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego. Natomiast nie ma zastosowania do przestępstw określonych w ustawie o rachunkowości. Zatem złożenie czynnego żalu w trybie art. 16 kks byłoby uzasadnione jedynie wówczas, gdyby niesporządzenie i niepodpisanie w terminie sprawozdania finansowego wiązało się z popełnieniem wykroczenia skarbowego określonego w art. 80b kks, który polega na nieprzekazaniu w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania.
Natomiast w przypadku niesporządzenia sprawozdania finansowego lub niesporządzenia zgodnie z przepisami (w tym przepisami wskazującymi termin do ich sporządzenia) nie można złożyć czynnego żalu skutkującego niepodleganiem karze. Stąd dopiero w toku prowadzonego postępowania przygotowawczego właściwy organ, który będzie prowadził postępowanie (naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego, policja lub prokurator) jest zobowiązany ustalić czy w danej sprawie doszło do popełnienia przestępstwa. Istotne w tej sprawie są okoliczności związane z popełnieniem przestępstwa np. czy przestępstwo zostało popełnione umyślnie, bowiem nieumyślne zachowanie sprawcy jest przesłanką wyłączającą możliwość prowadzenia postępowania przygotowawczego i skutkującą umorzeniem postępowania przygotowawczego lub np. czy zaistniał stan wyższej konieczności także skutkujący nieprowadzeniem postępowania przygotowawczego (art. 17 par. 1 kpk). Ustalenia w tym zakresie dokonywane są przez organ prowadzący postępowanie przygotowawcze w oparciu o zebrany materiał dowodowy w danej sprawie.
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
