Publicystyka - ngo.pl

Polskie Forum Migracyjne działa od 2007 roku. Organizacja wspiera osoby migranckie i uchodźcze w wielu obszarach: od pomocy psychologicznej i pracy socjalnej, przez wsparcie prawne i legalizacyjne, po doradztwo zawodowe i biznesowe. Prowadzi także działania edukacyjne, zatrudnia asystentki międzykulturowe w szkołach i organizuje warsztaty międzykulturowe. Istotną częścią jej pracy są również inicjatywy dedykowane budowaniu wspólnoty – w tym różnorodne zajęcia integracyjne, warsztaty oraz kluby konwersacyjne.

MEARL nie pojawił się w organizacji od razu jako rozbudowany system. Początkiem były wymagania związane z realizacją dużych, międzynarodowych projektów.

– W pierwszej kolejności było to liczenie, ile osób faktycznie przewinęło się przez naszą fundację, z iloma osobami pracujemy i w jakich zakresach. Musieliśmy raportować to do poszczególnych donorów i od tego się zaczęło – wspomina Karolina Madej koordynatorka zespołu MEAL w Polskim Forum Migracyjnym.

Z czasem samo raportowanie liczb przestało jednak wystarczać.

Pojawiły się kolejne pytania: co właściwie wynika z tych danych? Czy działania odpowiadają na realne potrzeby? Czy projekty zostały dobrze zaplanowane? Dlaczego zainteresowanie konkretną usługą spada? Czy zmieniły się potrzeby odbiorców, czy problem leży gdzie indziej?

Dziś PFM prowadzi badania ewaluacyjne nie tylko wtedy, gdy wymaga tego grantodawca. Organizacja sięga po ankiety, wywiady czy grupy fokusowe również wtedy, gdy sama chce lepiej zrozumieć to, co dzieje się w jej działaniach.

W pracy z osobami migranckimi i uchodźczymi szczególnie dobrze widać, dlaczego regularne zbieranie i analizowanie informacji jest potrzebne. Sytuacja, w której organizacja działała trzy lata temu, różni się od obecnej.

Po wybuchu wojny w Ukrainie wiele osób potrzebowało przede wszystkim podstawowego zabezpieczenia: miejsca do życia, żywności, leków czy środków finansowych. Z czasem na pierwszy plan zaczęły wychodzić inne potrzeby: praca, integracja, edukacja czy wsparcie psychologiczne.

– Ta sytuacja, którą mieliśmy trzy lata temu, to zupełnie inny świat niż ten, w którym działamy dzisiaj, szczególnie pod kątem potrzeb migrantów – podkreśla przedstawicielka PFM.

Dla organizacji oznacza to konieczność ciągłego sprawdzania, czy działania, które jeszcze niedawno były potrzebne i cieszyły się dużym zainteresowaniem, nadal odpowiadają rzeczywistości.

Zdarza się, że dane pokazują niewielkie zainteresowanie jednym rodzajem wsparcia, a znacznie większe innym. Jeśli pozwalają na to warunki finansowania, PFM rozmawia wtedy z grantodawcą o zmianach w projekcie i przesunięciu środków tam, gdzie są bardziej potrzebne.

Dzięki temu ewaluacja przestaje być podsumowaniem wykonywanym po zakończeniu projektu. Może wpływać na jego przebieg jeszcze wtedy, gdy projekt trwa.

Ważnym elementem systemu są informacje zwrotne od osób korzystających ze wsparcia.

PFM zbiera je kilkoma kanałami. W Centrum Wielokulturowym dostępne są kody QR prowadzące do ankiety przygotowanej w Kobo. Formularz funkcjonuje w ośmiu wersjach językowych. Dla osób starszych przygotowano również prostsze formularze papierowe z większą czcionką. Organizacja korzysta ponadto z adresu mailowego przeznaczonego do feedbacku oraz ankiet przygotowywanych pod konkretne działania.

Samo zebranie opinii jest jednak dopiero początkiem.

Informacje trafiają do regularnie prowadzonego trackera. Organizacja zapisuje, czego dotyczyła dana opinia, klasyfikuje ją i odnotowuje, jakie działania zostały podjęte. Odpowiada również osobom, które zdecydowały się przekazać swoją opinię.

Co ciekawe, feedback okazał się ważny nie tylko dla zarządzania działaniami, ale również dla samych pracowników.

Pozytywne opinie są przekazywane konkretnym zespołom i osobom, których dotyczą. W pracy z ludźmi znajdującymi się niekiedy w bardzo trudnych sytuacjach życiowych takie informacje mają szczególne znaczenie.

– Caseworkerzy mówili mi, że mogą mieć beznadziejny dzień, same trudne przypadki, a potem dostają informację, że ktoś konkretnie wymienił ich z imienia i nazwiska i napisał, że mu pomogli. To jest dla nich bardzo ważne – opowiada koordynatorka zespołu MEAL.

Informacja zwrotna zaczyna więc pełnić kilka funkcji jednocześnie: pozwala dostrzegać problemy, poprawiać działania, ale też pokazuje zespołowi sens wykonywanej pracy.

Doświadczenie PFM pokazuje również drugą stronę monitoringu. Organizacja może dojść do momentu, w którym zaczyna zbierać dane „na wszelki wypadek”.

A wtedy MEARL zamiast pomagać może stać się dodatkowym obciążeniem.

– W pewnym momencie powiedziałam: stop, zatrzymajmy się i pomyślmy. Może nie ma sensu, żeby pracownicy raportowali swoją pracę w trzech narzędziach, kiedy możemy zrobić jedno i dostosować je do kilku projektów – wspomina rozmówczyni.

To szczególnie istotne w organizacjach, których pracownicy mają bezpośredni kontakt z osobami korzystającymi ze wsparcia. Każda dodatkowa tabela czy formularz oznacza czas zabrany ich podstawowej pracy.

Dlatego przed dodaniem kolejnego wskaźnika warto zadać proste pytanie: co właściwie zrobimy z tą informacją?

– Czasem myślę: chciałabym jeszcze zebrać to albo tamto. A potem zadaję sobie pytanie, czy my realnie coś z tą wiedzą zrobimy. Czasem okazuje się, że nie – przyznaje.

W PFM wykształciła się więc zasada: lepiej zbierać mniej informacji, ale robić to regularnie i rzeczywiście je wykorzystywać.

PFM ma obecnie kilkudziesięcioosobowy zespół, a w okresie największego rozwoju zatrudniało około 120 osób. Przy takiej skali wyzwaniem staje się już nie tylko zdobywanie informacji, ale również łączenie wiedzy powstającej w różnych częściach organizacji.

Zespół MEAL pozostaje więc w kontakcie z osobami prowadzącymi poszczególne działania i analizuje zarówno wskaźniki ilościowe, jak i obserwacje pracowników.

– Zespoły mają bardzo dużą wiedzę. Jeśli na bieżąco jej nie zbieramy, to gdzieś się ona rozchodzi. Ktoś komuś coś powiedział, ale to znika. Systematyczne zbieranie takich jakościowych obserwacji jest bardzo ważne – zauważa koordynatorka.

MEARL oznacza tutaj możliwość spojrzenia na organizację z pewnego dystansu: zobaczenia, co działa w poszczególnych zespołach, gdzie pojawiają się podobne problemy i jakie wnioski warto wykorzystać przy planowaniu kolejnych działań.

Najtrudniejszym elementem pozostaje jednak organizacyjne uczenie się: przyjęcie, że nie każdy pomysł okaże się trafiony.

– Dużo rzeczy nam się po drodze nie udało. Niektóre projekty były totalnie nietrafione. Ważne jest, żeby wyciągnąć z tego wnioski, inaczej pisać kolejne projekty i nie pakować energii, pracy i pieniędzy w obszary, które się nie sprawdzają – podkreśla.

Czy MEARL jest więc rozwiązaniem przede wszystkim dla dużych organizacji posiadających osobny zespół zajmujący się monitoringiem i ewaluacją?

Doświadczenie PFM pokazuje coś przeciwnego.

Organizacja sama zaczynała jako niewielki zespół. Zdaniem koordynatorki warto pomyśleć o podstawowych procesach zbierania danych już na początku działalności, ponieważ wraz ze wzrostem organizacji uporządkowany system zaczyna procentować.

Nie wymaga to przy tym kosztownych systemów informatycznych. PFM nadal wykorzystuje powszechnie dostępne narzędzia, takie jak Excel czy Kobo.

– Im lepiej ustawimy sobie różne procesy od początku trwania projektów czy działań, tym później jest łatwiej. To jest właściwie zbieranie śmietanki, kiedy na początku wykona się tę trudniejszą pracę – przekonuje rozmówczyni.

Kluczowe pytanie brzmi więc nie „ile możemy zmierzyć?”, ale „jakiej wiedzy potrzebujemy i co zrobimy z nią później?”.

Dobrze zaplanowany MEARL może pomóc organizacji nie tylko odpowiedzieć grantodawcy na pytanie, co zostało zrealizowane. Może pomóc jej zdecydować, co warto robić dalej.

Monitoring: bieżące śledzenie skali i sposobu korzystania ze wsparcia.

Ewaluacja: ankiety, wywiady i grupy fokusowe pomagające zrozumieć potrzeby oraz ocenić działania.

Accountability: kilka dostępnych kanałów informacji zwrotnej, klasyfikowanie feedbacku, odpowiadanie odbiorcom i przekazywanie wniosków zespołom.

Learning: wykorzystywanie danych i doświadczeń do modyfikowania projektów, rezygnowania z nietrafionych rozwiązań i planowania kolejnych działań.

Projekt Polskiego Towarzystwa Ewaluacyjnego „Wzmocnienie kompetencji organizacji obywatelskich w obszarze ewaluacji i procesów pokrewnych” wspiera organizacje w rozwijaniu monitoringu, ewaluacji, odpowiedzialności i procesów uczenia się. Jego założeniem jest między innymi lepsze wykorzystywanie potrzeb i opinii osób oraz społeczności otrzymujących wsparcie, tak aby zdobywana wiedza przekładała się na jakość realizowanych działań.

Projekt sfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności - Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu Funduszu Inicjatyw Obywatelskich NOWEFIO na lata 2021-2030.