Publicystyka - ngo.pl

Początki Polskiej Misji Medycznej wyglądały zupełnie inaczej niż jej dzisiejsza działalność. Podczas pierwszych wyjazdów ze szpitalem polowym najważniejsze było udzielenie pomocy jak największej liczbie osób. Dane medyczne oczywiście zbierano, ale monitoring w dzisiejszym rozumieniu praktycznie nie funkcjonował.

– Skuteczność akcji polegała na tym, żeby jak najwięcej robić, a jak najmniej pisać czy raportować – wspomina Xymena Dyduch.

Zmiana przyszła wraz z rozwojem organizacji i współpracą z zagranicznymi partnerami, szczególnie amerykańskimi, którzy przywiązywali dużą wagę do dokumentowania działań i raportowania wyników.

Z czasem pojawił się jednak inny problem. Organizacja zaczęła gromadzić ogromne ilości informacji, z których nie wszystkie były potrzebne do prowadzenia projektów.

Około dziesięciu lat temu rozpoczął się więc proces porządkowania monitoringu. Zamiast zbierać wszystko, zaczęto zastanawiać się, jakie dane rzeczywiście są niezbędne do oceny realizowanych działań. Dodatkowym impulsem było wprowadzenie przepisów RODO, które wymagały bardziej świadomego podejścia do przetwarzania informacji.

Przełomowym momentem okazało się również utworzenie w organizacji własnego działu odpowiedzialnego za monitoring i ewaluację. Dzięki temu możliwe stało się opracowanie wspólnych standardów, narzędzi i procedur, które można dostosowywać do specyfiki poszczególnych projektów.

Polska Misja Medyczna realizuje zarówno szybkie działania interwencyjne, podejmowane na przykład po katastrofach naturalnych, jak i projekty trwające kilka miesięcy lub wiele lat. Część z nich ma charakter humanitarny, inne są związane z długofalową pomocą rozwojową.

To rozróżnienie ma znaczenie również dla monitoringu i ewaluacji.

Organizacja działa w różnych częściach świata, między innymi w Ukrainie, na Bliskim Wschodzie, w Afryce i Ameryce Południowej. Często współpracuje z lokalnymi partnerami, choć prowadzi także działania bezpośrednie.

Wspólne standardy monitoringu stanowią podstawę pracy, ale zakres zbieranych informacji i sposób raportowania zależą od charakteru projektu, miejsca jego realizacji oraz możliwości partnerów.

Monitorowane są nie tylko wykonane działania i osiągane wskaźniki, lecz także kwestie bezpieczeństwa, zgłaszane incydenty oraz informacje zwrotne od osób korzystających z pomocy. Ważnym elementem współpracy są regularne spotkania z partnerami, prowadzone online lub podczas wizyt w miejscach realizacji projektów.

Nie wszędzie i nie zawsze możliwe jest natomiast przeprowadzenie pełnej ewaluacji. Szczególnie trudne bywa to w przypadku krótkich interwencji humanitarnych, kiedy priorytetem jest szybka reakcja na kryzys.

Więcej możliwości dają projekty wieloletnie, w których można nie tylko ocenić rezultaty, ale również wykorzystać wnioski do planowania kolejnych etapów działań.

Ważnym doświadczeniem dla Polskiej Misji Medycznej był wybuch pełnoskalowej wojny w Ukrainie w 2022 roku. Organizacja rozpoczęła wówczas szeroko zakrojone, długofalowe działania wspierające ukraińskie szpitale.

Wymagało to rozbudowania zaplecza logistycznego, ale również systemu rozpoznawania potrzeb placówek medycznych.

Nie wystarczyło ustalić, jakiego sprzętu czy materiałów potrzebuje dany szpital. Sytuacja zmieniała się dynamicznie, dlatego konieczne było regularne aktualizowanie informacji i dostosowywanie pomocy do bieżących warunków.

Jak zauważa Xymena Dyduch, był to również przykład rozwijania ewaluacji ex ante, czyli oceny prowadzonej przed rozpoczęciem działań, pomagającej lepiej zaplanować interwencję.

Takie podejście pozwala ograniczyć ryzyko podejmowania decyzji na podstawie nieaktualnych założeń. W pomocy humanitarnej ma to szczególne znaczenie, ponieważ potrzeby odbiorców mogą zmieniać się szybciej niż harmonogram projektu.

Jednym z ciekawszych przykładów wykorzystania informacji od odbiorców są mobilne kliniki prowadzone przez Polską Misję Medyczną w Ukrainie.

Osoby oczekujące na konsultację mogą przekazywać swoje uwagi, potrzeby i sugestie za pośrednictwem skrzynek na skargi i wnioski. Mechanizm ten funkcjonuje już od kilku lat i stał się stałym elementem pracy klinik.

Choć mechanizm jest prosty, dostarcza Polskiej Misji Medycznej cennych informacji o potrzebach i oczekiwaniach pacjentów. Jak zauważa Xymena Dyduch, w Ukrainie osoby korzystające z pomocy często wyrażają przede wszystkim wdzięczność. Nie oznacza to jednak, że nie mają uwag czy dodatkowych potrzeb.

– Z tych wiadomości, czasem między wierszami, możemy wyczytać, czego naprawdę potrzebują i oczekują osoby korzystające z naszych klinik. To dla nas bardzo wartościowe źródło informacji, na które staramy się reagować, na ile jest to możliwe – opowiada Xymena Dyduch.

To ważne uzupełnienie danych ilościowych. Liczba przeprowadzonych konsultacji czy udzielonych świadczeń pokazuje skalę pomocy, ale nie zawsze pozwala zrozumieć doświadczenia osób, które z niej korzystają.

Właśnie dlatego możliwość przekazania opinii, również krytycznej, jest istotną częścią oceny jakości działań.

Jedną z najważniejszych zmian w podejściu Polskiej Misji Medycznej do monitoringu było odejście od nadmiernego gromadzenia szczegółowych informacji.

Dawniej z projektów przywożono duże ilości dokumentacji. Dziś organizacja znacznie częściej korzysta z danych zagregowanych i anonimowych, które pozwalają śledzić postępy bez konieczności zbierania informacji niemających znaczenia dla podejmowanych decyzji.

Wypracowane narzędzia pomagają sprawdzać, czy projekty realizowane są zgodnie z założeniami, a jednocześnie ułatwiają współpracę z partnerami działającymi w różnych warunkach.

Zmieniało się także podejście do samej ewaluacji. Początkowo wykorzystywano ją przede wszystkim przy szkoleniach, aby na bieżąco dostosowywać ich program do potrzeb uczestników lub udoskonalać kolejne edycje.

Z czasem zaczęto również przeprowadzać ewaluacje końcowe całych projektów, obejmujące między innymi ocenę współpracy z partnerami.

Szczególnie przydatne okazały się anonimowe opinie, które pozwalają bardziej otwarcie mówić o trudnościach. Nawet jeśli partnerzy pozostają w stałym kontakcie, nie wszystkie problemy pojawiają się podczas codziennych rozmów.

Dopiero odpowiednio przeprowadzona ewaluacja może ujawnić kwestie, które wcześniej pozostawały niewypowiedziane.

Czy małe organizacje, które dopiero rozpoczynają działalność, powinny od początku zajmować się monitoringiem i ewaluacją?

Zdaniem Xymeny Dyduch nie warto odkładać tego do momentu realizacji dużych projektów.

– Monitoring projektowy jest dziś standardem. Nie wyobrażam sobie realizowania nawet lokalnych działań pomocowych bez zbierania potrzebnych danych – podkreśla.

Nie oznacza to konieczności tworzenia rozbudowanych systemów czy zatrudniania specjalistów. Ważniejsze jest świadome określenie, jakie informacje będą potrzebne i w jaki sposób organizacja zamierza z nich korzystać.

Xymena Dyduch zwraca też uwagę na znaczenie podstawowych zasad organizacyjnych, w tym kodeksów postępowania. Przywołuje doświadczenia związane z kryzysem migracyjnym na greckich wyspach, kiedy wiele niewielkich, spontanicznie tworzonych inicjatyw angażowało się w pomoc uchodźcom.

W tak wymagających warunkach szybko okazywało się, jak ważne jest ustalenie wspólnych zasad działania, odpowiedzialności i granic podejmowanych interwencji.

Istotną rolę odgrywa również rozwijanie kompetencji zespołu. Przedstawiciele Polskiej Misji Medycznej uczestniczyli między innymi w szkoleniu ewaluacyjnym organizowanym przez Polskie Towarzystwo Ewaluacyjne.

Jak podkreśla rozmówczyni, pozwoliło ono uporządkować wiedzę i lepiej zrozumieć znaczenie działań, które organizacja częściowo prowadziła już wcześniej.

Doświadczenia Polskiej Misji Medycznej pokazują, że rozwijanie monitoringu i ewaluacji nie polega na nieustannym dodawaniu kolejnych formularzy, wskaźników i raportów. Czasem najważniejszym krokiem jest właśnie ograniczenie liczby zbieranych informacji i skupienie się na tych, które naprawdę pomagają działać skuteczniej.

Bo w MEARL nie chodzi o to, żeby wiedzieć wszystko. Chodzi o to, żeby wiedzieć wystarczająco dużo, by podejmować odpowiedzialne decyzje i lepiej odpowiadać na potrzeby osób, którym organizacja pomaga.

Projekt Polskiego Towarzystwa Ewaluacyjnego „Wzmocnienie kompetencji organizacji obywatelskich w obszarze ewaluacji i procesów pokrewnych” wspiera organizacje w rozwijaniu monitoringu, ewaluacji, odpowiedzialności i procesów uczenia się. Jego założeniem jest między innymi lepsze wykorzystywanie potrzeb i opinii osób oraz społeczności otrzymujących wsparcie, tak aby zdobywana wiedza przekładała się na jakość realizowanych działań.

Projekt sfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności - Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu Funduszu Inicjatyw Obywatelskich NOWEFIO na lata 2021-2030.