Publicystyka - ngo.pl

Okres sprawozdawczy dla organizacji pozarządowych w 2023 roku już właściwie minął. Ale niektóre NGO-sy właśnie teraz przypominają sobie o sprawozdaniach finansowych i zastanawiają czy miały je złożyć. Miały. Pytania, które dostajemy pokazują, że problem dotyczy głównie podmiotów działających niemrawo lub wcale.

To najczęściej popełniany błąd, najczęstsze usprawiedliwienie organizacji, która po czasie (niekiedy nawet po latach) zorientowała się, że nie realizuje obowiązków sprawozdawczych. 

Organizacja nic nie robi, nie pozyskuje środków, władze się nie spotykają - zdarza się. To sytuacja przykra, ale wcale częsta. Czasem osoby, które były w takiej organizacji zdają sobie sprawę, że to koniec - innym razem traktują taki okres bezczynności jako okres przejściowy, zbierają siły. 

W pierwszym przypadku warto organizację zlikwidować - to najbezpieczniejsze wyjście dla osób związanych z NGO. Ale też przyznajmy - likwidacja nie jest prostą i przyjemna procedurą, a w kontekście, który tu poruszamy, warto zaznaczyć, że wymaga… sporządzenia sprawozdania finansowego (i to więcej niż jednego!). O likwidacji piszemy w PORADNIK.NGO.PL [KLIKNIJ].  

Organizacje pytają więc z nadzieją czy taka zdezaktywowana NGO musi co roku składać sprawozdanie finansowe? Intuicyjnie dowodzą, że przecież nie ma co w takim sprawozdaniu przedstawić. Z czego mamy się sprawozdać, skoro nic nie robimy? Chociaż wszystkie te tłumaczenia wydają nam się logiczne, są jednak błędne. Dopóki nie zlikwidujemy organizacji musi ona realizować swoje obowiązki!

Innym błędnym przekonaniem jest uznanie, że złożenie sprawozdania w jedno miejsce, zwalnia nas z obowiązku złożenia sprawozdania w inne miejsce. Taki przypadek będzie częstszy wśród fundacji. Sprawozdania fundacji, składane do właściwych ministrów, to najstarszy z obowiązków sprawozdawczych w III sektorze, więc większość fundacji jest nauczona, że musi to robić. I właśnie na tym tle pojawiają się problemy. Przecież my składamy sprawozdania do Ministra! Dlaczego mielibyśmy jeszcze sporządzać jakieś sprawozdanie finansowe i wysyłać do jakichś urzędów? Niestety, trzeba wysyłać.   

Podobny w charakterze jest przypadek NGO-ów, które sporządzają i wysyłają CIT-8 (czyli rozliczają się z urzędem skarbowym). Niektóre wpadają w pułapkę: są przekonane, że skoro kontaktowały się z administracją skarbową, a ta przyjęła ich zeznanie (i nie zażądała nic więcej), to wszystko jest jak trzeba.

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów to forma prowadzenia księgowości wyłącznie dla organizacji pozarządowych. UEPIK opisana jest w ustawie o działalności pożytku publicznego oraz w specjalnym rozporządzeniu. Stosując UEPIK stosujemy zasady opisane w ustawie o pożytku i zasady z rozporządzenie. To powoduje, że nie stosujemy zapisów ustawy o rachunkowości (które dotyczą pełnej księgowości), m.in. nie dotyczą nas obowiązki związane ze sprawozdaniem finansowym.

Żeby naprawdę zostać zwolnionym z obowiązków związanych ze sprawozdaniem finansowym, trzeba skutecznie zgłosić prowadzeniu UEPIK. Ponadto nie składamy sprawozdania finansowego za okres, w którym prowadziliśmy UEPIK, ale jeśli wcześniej prowadziliśmy zwykłą księgowość, to za rok, w którym to się działo, sprawozdanie składamy. 

Kiedy i jak UEPIK wygasza obowiązki sprawozdawcze? Więcej szczegółów szukajcie w artykule "Prowadzimy UEPIK, więc nie składamy sprawozdania finansowego. Czy to prawda?"

Wróćmy do początku. Wiemy już, że jest tylko jedna sytuacja, która zwalnia z obowiązków dotyczących sprawozdań finansowych. To może oznaczać, że właśnie uświadomiliśmy sobie, że mamy zaległe sprawozdania. Co teraz? 

Po pierwsze nie ma sensu rozważać powodów zaistniałej sytuacji. Nie ma już znaczenia, czy organizacja była "w stanie spoczynku", czy miała złe przyzwyczajenia, czy ktoś ją źle poinformował. 

Po drugie powinniśmy jak najszybciej postarać się o nadrobienie zaległości. Najprościej będzie, kiedy mamy tylko jedno zaległe sprawozdanie - za ostatni rok. Z pewności więcej kłopotu sprawią nam zaległości kilkuletnie czy wieloletnie. Schemat jest jednak ten sam. Staramy się szybko i w pełnym zakresie uzupełnić zaległości.