Obecnie hybrydowy model pracy zdobywa coraz większą popularność. Ten elastyczny system łączy pracę zdalną i stacjonarną, pozwalając na wykonywanie zadań zarówno z domu, jak i z biura. Aby efektywnie pracować w takim modelu, istotne jest wykorzystanie odpowiednich narzędzi, które ułatwiają organizację i zapewniają wysoką jakość wykonywanej pracy. Dzięki nim możesz lepiej zarządzać swoim czasem i zadaniami, co jest kluczowe w pracy zdalnej.
Bezpieczne dzielenie się dokumentami
Adam przechodząc na tryb zdalny, musiał zacząć bezpiecznie dzielić się dokumentami ze współpracownikami. Początkowo zastanawiał się, jak robić to skutecznie. Zdawał sobie sprawę, że przesyłanie ich drogą mailową nie jest idealnym rozwiązaniem ze względu na kwestie bezpieczeństwa. Niestety, wiele informacji może być przechwytywanych przez osoby niepożądane. Może doprowadzić to do przykrych sytuacji, w których dane z ważnych dokumentów wyciekną do sieci.
Poszukiwania odpowiednich narzędzi do pracy zdalnej doprowadziły Adama do odkrycia Microsoft SharePoint, o którym przeczytał w jednym z artykułów. Zdał sobie sprawę, że właśnie to narzędzie jest rozwiązaniem jego zagwozdek. Przekazał tę wiedzę swojemu szefowi, który zdecydował się wdrożyć SharePoint w swojej organizacji. Dzięki temu przedsiębiorstwo, w którym pracował, osiągnęło nowy standard bezpieczeństwa danych. Zastosowanie funkcji takich jak nadawanie uprawnień do witryn sprawiło, że dostęp do wszystkich dokumentów jest ściśle chroniony i możliwy tylko dla określonej wcześniej listy osób.
Nie musisz już martwić się o to, do kogo i jak przesłać konkretne dokumenty. Wystarczy, że wrzucisz je do SharePointa, a współpracownicy i wolontariusze odnajdą potrzebne im pliki w uporządkowanych folderach, co znacznie przyspiesza i ułatwia pracę.
Bez względu na to, czy pracujesz z biura czy z domowego zacisza, SharePoint gwarantuje Ci stały i nieograniczony dostęp do Twoich plików.
Sprawna komunikacja
Podczas pracy zdalnej, poprawna komunikacja między Tobą a Twoimi współpracownikami jest niezwykle ważna. W tradycyjnym biurze, podejście do biurka kolegi czy koleżanki i zadanie pytania jest proste. W przypadku pracy zdalnej potrzebujesz jednak narzędzi, które umożliwią Ci równie sprawną wymianę informacji. To świetne miejsce, w którym wkroczyć może czat w narzędziu Microsoft Teams – dzięki niemu, bez względu na to, gdzie się znajdujesz, możesz błyskawicznie przesyłać wiadomości do swojego zespołu, utrzymując płynną i efektywną komunikację.
Prócz oczywistych zalet tego narzędzia, Microsoft Teams daje też możliwość efektywnej współpracy zdalnej. Dzięki zespołom, kanałom, monitorowaniu postępu, funkcji udostępniania plików i wspólnej pracy na nich, możesz poczuć się tak, jakbyś nadal pozostawał w biurze. Nadal możesz razem ze współpracownikami tworzyć raporty czy redagować dokumenty. To niezwykle ważna funkcja, która pomaga zachować jakość pracy zdalnej na najwyższym możliwym poziomie.
Pliki w chmurze
Przechowywanie plików w chmurze to kluczowy aspekt, który powinieneś rozważyć podczas organizacji pracy zdalnej w swojej organizacji. Korzystanie z chmury umożliwia przechowywanie plików poza lokalnym dyskiem komputera, co przekłada się na większą dostępną przestrzeń na Twoim urządzeniu. To narzędzie nie tylko zwiększa efektywność pracy zdalnej, ale także zapewnia lepszą organizację i dostępność danych.
Microsoft OneDrive to kolejne narzędzie, które odgrywa ważną rolę w pracy zdalnej. Dzięki niemu masz dostęp do swoich plików z dowolnego miejsca, co jest nieocenione, gdy ważny dokument potrzebny jest Ci podczas prezentacji, pozostał na biurku.
OneDrive umożliwia Ci łatwe odzyskanie i edycję dokumentu na dowolnym urządzeniu, co znacznie ułatwia pracę zdalną i zapewnia ciągłość procesów biznesowych. Dodatkowo, edycja dokumentów w chmurze Microsoft OneDrive jest niezwykle przydatna podczas spotkań z klientami. Jesteś w stanie wprowadzać dane klientów i edytować postanowienia umów na bieżąco, co sprawia, że spotkania staną się jeszcze bardziej efektywne.
Zaplanuj swoją pracę!
W pracy zdalnej, efektywne planowanie to klucz do sukcesu. Bez dostępu do wspólnej tablicy w biurze, organizacja zadań może wydawać się wyzwaniem. Jako pracownik, masz własną listę zadań do wykonania, a ich szybka i skuteczna realizacja jest niezbędna. Dlatego tak ważne jest, abyś dysponował narzędziami, które pomogą Ci utrzymać porządek i kontrolę nad swoimi obowiązkami.
W ramach pracy zdalnej warto zainteresować się narzędziem Microsoft Planner. To doskonały sposób na stworzenie wirtualnej tablicy zadań. Planner sprawdza się znakomicie, gdy musisz podzielić zadania pomiędzy działaczy. Dzięki niemu wszystkie zadania są widoczne dla każdego z członków zespołu, a Ty możesz łatwo przypisywać konkretne zadania do konkretnych osób i śledzić postępy w ich realizacji.
Jak usprawnić pracę?
Praca zdalna stała się nową rzeczywistością dla wielu firm, a jej efektywność zależy w dużej mierze od właściwie dobranych narzędzi. Jako pracownik cenisz sobie możliwość wykonywania swoich obowiązków z dowolnego miejsca, a narzędzia takie jak Microsoft SharePoint, Teams czy OneDrive znacząco ułatwiają tę pracę. Zapewniają one bezpieczeństwo danych, jak również łatwy dostęp do dokumentów. To sprawia, że praca zdalna jest nie tylko wygodna, ale przede wszystkim efektywna.
Jeśli myślisz o wprowadzeniu rozwiązań do pracy zdalnej w swojej organizacji, nie wahaj się skontaktować z nami. Chętnie pomożemy Ci przejść przez proces wdrażania tych narzędzi, abyś mógł czerpać pełne korzyści z pracy zdalnej. Nasze doświadczenie i wiedza są do Twojej dyspozycji, aby wspomóc Cię w przekształcaniu sposobu pracy Twojego zespołu, gwarantując płynność wszystkich procesów.
