Publicystyka - ngo.pl

Wzór
Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej jest sporządzane zgodnie z załącznikiem numer 6 do ustawy o rachunkowości.

Podpisy
Możliwe są dwa sposoby podpisania sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej: 

• sposób pierwszy - sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu. 
  (tak samo jak w latach ubiegłych - stary sposób)
• sposób drugi - sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz jedna osoba z zarządu. Pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu składają oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.

Od strony technicznej, wykorzystanie każdego ze sposobów podpisywania sprawozdania opisaliśmy w INSTRUKCJI koncentrującej się na sporządzaniu i podpisywaniu sprawozdania - zobacz: Jak przygotować i podpisać sprawozdanie finansowe NGO z działalnością gospodarczą w 2023 roku [instrukcja].

W większości ngo rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy Dla nich terminy sporządzania, podpisywania, zatwierdzania i wysyłania sprawozdań w 2023 r. są następujące:

Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone. Ostateczny termin zatwierdzenia sprawozdania dla organizacji, których rok obrotowy jest taki jak kalendarzowy, mija 30 czerwca. 

Kto zatwierdza sprawozdanie? To zależy od zapisów statutu. W przypadku stowarzyszenia, klubu sportowego, ochotniczej straży pożarnej – najczęściej walne zebranie członków. W przypadku fundacji – rada fundacji albo zarząd. 

zobacz: Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe

Organ zatwierdzający przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu. Jest ona podpisywana przez osoby z organu zatwierdzającego (np. przewodniczącego i protokolanta zebrania). Uchwała może być wersji papierowej - wtedy są to podpisy osobiste na papierze, bądź w wersji elektronicznej - wtedy podpis elektroniczny. 

Podpisaną uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania warto zapisać w folderze, gdzie jest przechowywane elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe (taki folder w komputerze rekomendowaliśmy stworzyć w instrukcji o podpisywaniu sprawozdania). Jeśli uchwała jest w wersji papierowej trzeba ją najpierw zeskanować albo zrobić zdjęcie i dopiero zapisać.

Elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe oraz:

• uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania (skan, zdjęcie w wersji papierowej lub elektroniczną wersję uchwały),
• jeśli były robione, to także dodatkowe oświadczenia o prawidłowości sprawozdania (skan, zdjęcie w wersji papierowej lub wersję elektroniczną)

trzeba przekazać (przesłać) do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). 

Termin na przesłanie sprawozdania to 15 dni od daty zatwierdzenia. To oznacza, że jeśli sprawozdanie zostanie zatwierdzone np. 20 czerwca to termin na wysłanie (15 dni) liczy się od tego dnia i mija on 5 lipca.  

Kto ma to zrobić i jak?

Za przekazanie sprawozdania finansowego do KRS odpowiedzialny jest zarząd. Warto umówić się wcześniej w gronie zarządu kto to zrobi. Uwaga! Dane osoby, którą wybierzecie muszą widnieć w KRS (w składzie zarządu). 

Jeśli wybraliśmy pierwszy sposób podpisywania to najlepiej by był to członek zarządu, który ostatni podpisywał sprawozdanie finansowe i ma ostateczny plik ze wszystkimi podpisami.

Jeśli wybraliśmy drugi sposób podpisywania to oczywiście przesyła to członek zarządu, którego wybraliśmy do podpisywania sprawozdania w naszym imieniu. Przypominamy, że w takim przypadku do sprawozdania załącza się również oświadczania członków zarządu o prawidłowości sporządzonego sprawozdania.

Jak wysłać sprawozdanie do KRS?

Jesteś wybraną z zarządu osobą do wysłania sprawozdania, twoje dane są w KRS, wejdź na stronę  https://ekrs.ms.gov.pl

• jeśli masz już założone konto, to wybierz – „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych” i zaloguj się do systemu.
• jeśli nie masz jeszcze konta, to musisz je najpierw założyć na stronie na stronie https://ekrs.ms.gov.pl – zakładka „S-24 – rejestracja spółki, inne wnioski”, polecenie „Utwórz konto” w lewym, dolnym rogu.

Konto autoryzujesz podpisem kwalifikowanym lub profilem (podpisem) zaufanym ePUAP.

Właścicielem konta jesteś Ty (osoba), a nie organizacja.

Po założeniu konta wróć na stronę główną https://ekrs.ms.gov.pl, wybierz „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych” i zaloguj się do systemu.

Po zalogowaniu wybierz i kliknij w przycisk „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”.

Następnie wybierz przycisk „dodaj zgłoszenie”.

Przekieruje Cię do wyszukiwania, w okienku wpisz numer KRS i wyszukaj swoją organizację.

Kliknij przycisk „dalej”, twój kolejny krok to podanie informacji czego dotyczy twoje zgłoszenie. Podaj roboczą nazwę zgłoszenia – to nazwa dla Ciebie. Podaj okres za jaki składane są dokumenty czyli daty początku i końca roku obrotowego Twojej organizacji. Wybierz rodzaj zgłoszenia.

Kliknij przycisk „dodaj dokument”. Pojawi się nowe okno, w którym uzupełniasz informacje. Załączając sprawozdanie w strukturze logicznej podajesz „datę sporządzenia sprawozdania finansowego” po czym dołączasz sprawozdanie finansowe. System „czyta” strukturę logiczną załączanego sprawozdania finansowego i „widzi” czy wpisana przez nas data i data „zaszyta” w sprawozdaniu się zgadzają. Jeśli nie to informuje o błędzie. 

Zanim dodasz dokument (sprawozdanie - jak opisano w kroku powyżej) sprawdź czy masz u siebie (na dysku komputera, w mailu, na pendrive) sprawozdanie finansowe sporządzone elektronicznie w strukturze logicznej i elektronicznie podpisane zgodnie z wybranym przez Was sposobem. Podpisy można sprawdzić wchodząc na stronę https://moj.gov.pl/nforms/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER, wybierając możliwość elektronicznego podpisania dokumentu i korzystając z opcji sprawdzenia dokumentu. 

Kliknij „zapisz”, po czym ponownie przekieruje Cię do ekranu z przyciskiem „dodaj dokument” po to by dodać uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe (skan, zdjęcie albo elektroniczną wersję uchwały). Uzupełnij informacje podając datę sporządzenia uchwały o zatwierdzeniu – pamiętaj masz 15 dni do daty zatwierdzenia za złożenie dokumentów do KRS. Kliknij „zapisz”. 

Na ekranie pojawi Ci się informacja o zapisanych dokumentach. Kliknij „dalej”.

Zostaniesz przeniesiony do nowego ekranu z oświadczeniami i z pytaniem, czy chcesz dołączyć dodatkowe dokumenty. UWAGA! Osoba może odmówić podpisania sprawozdania finansowego, taka odmowa jest sporządzana pisemnie i wymaga uzasadnienia.

Po kliknięciu „dalej” dochodzisz do ostatniego kroku przez wysłaniem sprawozdania. Musisz zapisać i zweryfikować sprawozdanie. Najpierw kliknij „zapisz”, a potem „weryfikuj”. Po weryfikacji wybierz siebie, jako osobę, która będzie wysyłała sprawozdanie do „repozytorium plików DF”.

Osoba podpisująca zgłoszenie musi być uprawniona do reprezentacji i być ujawniona/wpisana do KRS wraz ze swoim numerem PESEL. System podaje tabelę z nazwiskami oraz PESELAMI osób uprawnionych do reprezentowania organizacji. Osoba składająca zgłoszenie zaznacza informację, kto ma je podpisać. System daje możliwość, aby jedna osoba zamieściła sprawozdanie, a inna podpisała i wysłała jego zgłoszenie.

Na zakończenie trzeba podpisać elektronicznie (podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP) i wysłać zgłoszenie – „wyślij zgłoszenie do repozytorium DF”.

Po kliknięciu „wybierz” system przekieruje Cię na podpisanie (podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym ePUAP), po podpisaniu kliknij „wyślij zgłoszenie do repozytorium DF”.

Po wykonaniu tych wszystkich czynności otrzymujemy mailem (jako osobne wiadomości):

• informację o rejestracji zgłoszenia wraz z jego identyfikatorem,
• informację o zamieszczeniu w dziale III rejestru przedsiębiorców KRS wzmianki o złożeniu dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych oraz
• informację o zapisaniu tych dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych.