Publicystyka - ngo.pl

W marcu 2024 roku Ministerstwo Finansów udostępniło w portalu podatkowym, w ramach e⁠-⁠Urzędu Skarbowego, możliwość wysyłki e-deklaracji podatkowych z użyciem bezpłatnego profilu zaufanego (przez profil zaufany, bankowość elektroniczną lub aplikację mObywatel). Dzięki temu organizacje pozarządowe mogę wysyłać deklaracje bez konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania czy zakupu i wdrożenia podpisu elektronicznego (płatnego).

Z możliwości wysłania deklaracji z wykorzystaniem podpisu zaufanego (zwanego też profilem lub ePUAP) korzystamy m.in. przy wysyłce PIT-ów pracowniczych (o tym obowiązku NGO czytaj w artykule: PIT-y pracownicze wysyłamy do końca stycznia).

Poniższy przykład dotyczy właśnie jednego z PIT-ów pracowniczych najczęściej wysyłanych przez organizacje.

Chcąc wykorzystać wskazane wyżej darmowe sposoby podpisywania deklaracji podatkowych w tym PIT-ów pracowniczych, osoba sporządzająca, musi mieć dostęp do konta w e-Urzędzie Skarbowym (dostęp do jej konta imiennego). 

Tak samo jak w przypadku wysyłki e-deklaracji podpisywanych podpisem kwalifikowanym, do wysyłki e-deklaracji w imieniu organizacji pozarządowej (osoby prawnej), z użyciem profilu zaufanego, wymagane jest upoważnienie w Urzędzie Skarbowym składane na formularzu UPL-1.

Osoba składające e-deklarację w imieniu organizacji, może to zrobić w swoim osobistym dostępie do portalu e-Urząd Skarbowy, w którym po zarejestrowaniu upoważnienia UPL-1, zyskuje możliwość składania formularza "za inny podmiot, niebędący osobą fizyczną, którego jestem pełnomocnikiem do podpisywania deklaracji w formie elektronicznej".

Za każdą zatrudnioną osobę, której wypłacono wynagrodzenie w minionym roku, trzeba wystawić imienną deklarację PIT-11 (nie można też zapominać o zbiorczej deklaracji o zapłaconych zaliczkach podatku dochodowego osób fizycznych PIT-4R) .

Rozpoczynając wysyłanie deklaracji za organizację, należy zalogować się do portalu podatkowego - e-Urzędu Skarbowego: https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/

Do wyboru będziemy mieli kilka sposobów logowania: profil zaufany, mObywatel, e-dowód lub bankowość elektroniczna.

E-deklaracje podatkowe dostępne są w menu w: Deklaracje \ Złóż e-Deklarację. Deklaracje PIT-11 i PIT-4R, składane w imieniu organizacji pozarządowej, znajdują się w: PIT Płatnik.

Po wybraniu opcji "PIT-11 - Informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy", trzeba wybrać: 

• okres, którego dotyczy formularz: [właściwy rok] "Rok 2024" oraz
• wskazać za kogo dana osoba składa formularz (składamy za organizację). Trzeba tu wybrać opcję "za inny podmiot, niebędący osobą fizyczną, którego jestem pełnomocnikiem do podpisywania deklaracji w formie elektronicznej". Wybranie tej opcji włączy pole wyboru podmiotu w imieniu którego składasz pismo (tu deklarację).

Kolejny ekran wyróżnia 9 "kroków", łącznie z podsumowaniem. Kroki widzimy w menu po lewej stronie ekranu.

Poniżej wyliczamy "kroki" z menu, wskazujemy co należy w nich zrobić i na które miejsca uważać (pamiętaj, że cały czas posługujemy się konkretnym przykładem - PIT od umowy o dzieło - poniższe wskazówki nie będą więc uniwersalne dla każdego pracownika, sytuacji i umowy). 

KROK 1: Okres, miejsce i cel składania informacji

• wskazanie roku za który składana jest deklaracja
• wskazanie urzędu skarbowego, w którym rozlicza się zatrudniona osoba
• wskazanie celu złożenia: czy jest to "złożenie informacji" w przypadku gdy jest składana po raz pierwszy, czy "korekta informacji" gdy poprawiane są błędy we wcześniej złożonej deklaracji.

KROK 2: Dane identyfikacyjne składającego
Identyfikator podatkowy NIP oraz pełna nazwa zatrudniającej organizacji.

KROK 3: Dane identyfikacyjne i adres zamieszkania podatnika (czyli zatrudnionej w organizacji osoby)
Wskazanie "rodzaju obowiązku podatkowego podatnika", jeśli rozlicza się podatkowo w Polsce zaznacz: 1. nieograniczony obowiązek podatkowy (rezydent)

Następnie trzeba wskazać:

• identyfikator podatkowy, zwykle jest to PESEL albo rzadziej NIP zatrudnionej osoby
• Imię, nazwisko, datę urodzenia i dokładny adres zamieszkania. 

KROK 4: Informacja o przychodach podatnika
Pola dotyczą tylko osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, przy umowach cywilno prawnych pola pozostają bez wyboru opcji.

Krok 5: Dochody podatnika, pobrane zaliczki oraz pobrane składki na ubezpieczenia społeczne
Dochody umów o dzieło objętych 50% kosztami uzyskania przychodów wykazywane są w punkcie:  9. Prawa autorskie i inne prawa, o których mowa w art. 18 ustawy (zobacz jeszcze raz obrazek powyżej)

kwoty wpisywane są w polach: 
73. Przychody, do których zastosowano koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 9 pkt 1-3 ustawy
74. Koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 9 pkt 1-3 ustawy
71. Dochód
72. Zaliczka pobrana przez płatnika.

KROK 6: Informacje o wysokości przychodu o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy
(nie dotyczy omawianego przykładu - pozostają bez wypełniania)

KROK 7: Informacje o przychodach zwolnionych od podatku, załączniku oraz o pobranych przez płatnika składkach
W polu: 121. Do niniejszej informacji dołączono informację: Informacja o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich - zaznaczmy opcję NIE.

KROK 8: Pouczenie
Trzeba zaznaczyć akceptacje pouczenia: "Za uchybienie obowiązkom płatnika / składającego niebędącego płatnikiem, grozi odpowiedzialność przewidziana w Kodeksie karnym skarbowym".

KROK 9: Podsumowanie
Po akceptacji ostatniego pouczenia, widoczne jest Podsumowanie wypełnionej deklaracji. Tu dostępne są opcje:

• Akceptuj i wyślij - po potwierdzeniu wysyła e-deklarację do urzędu skarbowego
• Zapisz i zamknij - zapisuje deklarację do późniejszej edycji (dostępna w menu: Wersje robocze)
• Sprawdź - sprawdza prawidłowość wypełniania pól i wskazuje miejsce błędu
• Podgląd - daje obraz całej wypełnionej deklaracji
• Wyczyść dane - kasuje wszystkie wpisane dane w deklaracji

Po wybraniu Akceptuj i wyślij (bez dodatkowego podpisywania czy autoryzacji) deklaracje zostaje przesłana do Urzędu Skarbowego. Od tego momentu widoczna jest w menu: Deklaracje \ Wysłane.

W "e-Deklaracje wysłane" widoczna jest lista wszystkich wysłanych e-deklaracji ze wskazaniem ich rodzaju, dokładnej daty przesłana, numeru referencyjnego (unikalnego numeru w systemie) i statusu wysyłki. Pełne informacje o złożonej deklaracji dostępne są pod opcją "Więcej".

Poza informacjami o tym czy e-deklaracja została przyjęta w Urzędzie skarbowym, w pełni złożona deklaracja ma status: "200 - Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO". Mamy też dostępny podgląd wszytkach przesłanych danych. Możemy pobrać plik pdf złożonej deklaracji (Pobierz dokument). W pliku pdf mamy obraz przesłanej e-deklaracji z dodanym (na dole strony) numerem referencyjnym. Jest to unikalny numer w systemie urzędu skarbowego, potwierdzający, że dokument został złożony. Taki plik wraz UPO (Urzędowym Poświadczeniem Odbioru) organizacja może zachować w swojej dokumentacji jako dowód spełnienie obowiązku złożenia deklaracji. 

Zapisany plik pdf jest też gotowy do przekazania zatrudnionej osobie. Można go wydrukować i przekazać w formie papierowej albo przesłać jako plik mailem (co wymaga wcześniejszej zgody zatrudnionej osoby na tę formę przesyłki).