Publicystyka - ngo.pl

Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw nie zmienia art. 22 Kodeksu pracy, który obowiązuje w tym brzmieniu od 2002 r. Wprowadza jednak nowe narzędzia jego egzekwowania.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) może być zaplanowana z góry, ale w praktyce najczęściej bierze się ze skargi – np. byłego współpracownika albo z informacji przekazanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub organy skarbowe.

Jeśli w czasie takiej kontroli inspektor pracy uzna, że w stosunku między zleceniodawcą a zleceniobiorcą przeważają cechy stosunku pracy, najpierw umożliwi obu stronom zajęcie stanowiska, a następnie wyda pisemne polecenie usunięcia naruszeń. Termin wykonania polecenia, czyli zawarcia umowy o pracę, wyznacza tak, by ocenę jego wykonania przeprowadzić jeszcze w trakcie trwającej kontroli. Nie ma więc dużo czasu na reakcję. Ustawa nie określa, ile może trwać kontrola PIP, ale w praktyce termin na zawarcie umowy o pracę będzie liczony w dniach, nie w tygodniach, i wyznaczy go inspektor.

Jeśli strony nie zawrą umowy o pracę mimo polecenia, okręgowy inspektor pracy (OIP) może wydać decyzję przekwalifikowującą umowę cywilnoprawną w umowę o pracę (art. 11 ust. 1 pkt 7a ustawy o PIP), a także wystawić mandat do 5.000 zł (przy powtórnym naruszeniu w ciągu 2 lat – do 10 000 zł).

Datą zawarcia umowy o pracę jest data wydania decyzji, więc nie działa ona wstecz. Są jednak dwa zastrzeżenia. Jeżeli organizacja w czasie kontroli rozwiąże umowę cywilnoprawną, datą zawarcia umowy o pracę staje się data rozpoczęcia kontroli, a OIP może też wytoczyć powództwo o ustalenie stosunku pracy za okres wcześniejszy.

Od decyzji o rekwalifikacji w terminie miesiąca od doręczenia decyzji przysługuje odwołanie: na piśmie, za pośrednictwem OIP do sądu rejonowego – sądu pracy.

Jeśli pracodawca odmawia przyjęcia mandatu lub naruszenie jest zbyt poważne dla postępowania mandatowego, sprawę rozpatruje sąd rejonowy w zwykłym postępowaniu w sprawach o wykroczenia, który może nałożyć na pracodawcę grzywnę od 2 000 zł do 60 000 zł. Odpowiedzialność za wykroczenie jest niezależna od decyzji OIP, więc grzywna może być wydana przez sąd na długo przed nią.

Zleceniodawca, który przed 8 lipca 2026 r. zawarł umowę cywilnoprawną mającą wszystkie cechy stosunku pracy i w ciągu 12 miesięcy dobrowolnie (z własnej inicjatywy, a nie w wykonaniu polecenia inspektora) przekształci ją w umowę o pracę, nie podlega odpowiedzialności za wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy i nie dostanie grzywny.

Główny Inspektor Pracy zapowiedział, że w tym samym czasie (do 8 lipca 2027 r.) PIP nie będzie nakładał mandatów na pracodawców, którzy dobrowolnie zmienią umowy w wykonaniu polecenia inspektora.

Abolicja nie umarza natomiast zaległości wobec ZUS ani urzędu skarbowego. Samo przekształcenie umowy na przyszłość nie anuluje zaległości za przeszłość, bo jeśli współpraca miała cechy stosunku pracy, obowiązek składkowy i podatkowy powstawał już wcześniej. ZUS ocenia tytuł ubezpieczenia samodzielnie, niezależnie od PIP, a składki i podatki przedawniają się co do zasady po 5 latach. Samodzielna zmiana umowy chroni więc przed grzywną, ale nie przed zaległymi składkami i podatkami.

Drugie nowe narzędzie to interpretacja indywidualna Głównego Inspektora Pracy w sprawie kwalifikacji konkretnej umowy. Opłata wynosi 40 zł, termin to 30 dni od kompletnego wniosku. Interpretacja wiąże organy PIP, a pracodawca, który się do niej zastosował, nie może zostać obciążony sankcjami. Warunek jest bezwzględny: opisany stan faktyczny musi odpowiadać rzeczywistości.

Kontrolą objęte są także podmioty niebędące pracodawcami, na rzecz których pracę świadczą osoby fizyczne, w tym prowadzące działalność gospodarczą. Fundacja bez ani jednego „etatu” jest więc w zasięgu tych przepisów.

Typowe źródła ryzyka w NGO:

• praca projektowa tego samego zespołu finansowana z kolejnych, zmiennych grantów;
• presja budżetów projektowych i grantodawców na umowy cywilnoprawne;
• rozmyta granica między wolontariatem, zleceniem a etatem;
• brak działu kadr lub prawnego, który monitorowałby ryzyko.

Konsekwencje przekwalifikowania są kosztowne: składki i zaliczki na podatek, wynagrodzenie za nadgodziny, ekwiwalent za niewykorzystany urlop. W rozliczonych budżetach projektowych rezerwy na to nie ma.

Prezydent podpisał nowelizację 2 kwietnia 2026 r., a 21 lipca 2026 r. skierował ją do Trybunału Konstytucyjnego (TK), już po wejściu przepisów w życie.

Dla organizacji istotne jest jedno: wniosek do TK niczego nie wstrzymuje. Zaskarżone przepisy korzystają z domniemania konstytucyjności, PIP je stosuje i prowadzi kontrole, a 12-miesięczny okres abolicji biegnie niezależnie od tego, kiedy Trybunał się wypowie. Czekanie na wyrok oznacza więc wyłącznie utratę czasu, w którym umowy można przekształcić umowy bez grzywny.

1. Podporządkowanie: ktoś (szef, menadżer) wydaje wiążące polecenia co do sposobu wykonania pracy.
2. Miejsce pracy: stałe „biurko” w siedzibie wyznaczone przez organizację.
3. Czas pracy: sztywne godziny, narzucane grafiki, ewidencja obecności.
4. Osobiste świadczenie: brak możliwości wyznaczenia zastępcy.
5. Stałość: powtarzalne, cykliczne zadania zamiast konkretnego, zamkniętego rezultatu.
6. Wynagrodzenie za gotowość: ta sama kwota co miesiąc, niezależnie od efektu.
7. Narzędzia organizacji: laptop, służbowy mail, dostępy do systemów.
8. Zależność ekonomiczna: jedno źródło dochodu, brak innych klientów.
9. Integracja organizacyjna: mail z nazwą stanowiska, zebrania personelu, schemat organizacyjny.
10. Brak ryzyka gospodarczego: za wynik projektu wobec grantodawcy odpowiada organizacja.

Żaden z tych elementów nie przesądza sprawy samodzielnie. Stosunek pracy powstaje dopiero wtedy, gdy spełnione są wszystkie przesłanki z art. 22 § 1 Kodeksu pracy:

• praca określonego rodzaju wykonywana na rzecz pracodawcy,
• osobiście, pod jego kierownictwem,
• w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym,
• za wynagrodzeniem,
• przy ryzyku obciążającym pracodawcę.

Brak choćby jednej z nich oznacza, że umowa cywilnoprawna (w teorii) może się obronić.

Ustawa posługuje się przy tym dwoma instrumentami i warto rozumieć, co je różni. Inspektorowi do działania wystarczy mniej niż potrzeba do skorzystania z abolicji:

• Abolicja (czyli ochrona przed grzywną) chroni te podmioty, w których umowa spełniała wszystkie cechy z art. 22 § 1 Kodeksu pracy (i które w ciągu roku dobrowolnie przekształcą ją w umowę o pracę);
• Polecenie usunięcia naruszeń inspektor wydaje już wtedy, gdy w stosunku prawnym cechy stosunku pracy dominują, a nie gdy występują wszystkie.

W praktyce wynikają z tego dwa wnioski: po pierwsze, można otrzymać polecenie przekształcenia umowy, która przed sądem obroniłaby się jako cywilnoprawna, dlatego warto zająć stanowisko już na etapie kontroli, a nie dopiero w odwołaniu. Po drugie, przepisy „premiują” tych, którzy przekształcą umowy z własnej inicjatywy. Zwlekanie nie opłaca się zatem w żadnym scenariuszu.

Przejdź przez 10 sygnałów dla każdej osoby współpracującej z Twoją organizacją na umowie cywilnoprawnej. Im więcej z nich występuje, tym wyższe ryzyko przekwalifikowania umowy.

Główny Inspektor Pracy przygotował listę samokontroli z 42 pytaniami, ale jest to na razie propozycja poddana konsultacjom, nie wiążący dokument.

Modyfikacja umowy bez zmiany sposobu współpracy nie działa, ponieważ liczy się praktyka, a nie nazwa dokumentu ani jego treść. Jeżeli natomiast obecność w biurze, sztywne godziny i codzienne polecenia nie są niezbędne do wykonania zadań, warto te warunki uelastycznić.

Zapraszam też 

• do obejrzenia nagrania webinaru: „Sprawdź swoje umowy samodzielnie, zanim zrobi to inspektor pracy” oraz
• do listy 42 pytań z moim komentarzem LISTA SAMOKONTROLI: Stosunek pracy czy umowa cywilnoprawna – checklista.