Czy planowanie zadań może stać się kluczem do późniejszego sukcesu? Według Briana Tracy, kanadyjskiego psychologa i mówcy motywacyjnego, jedna minuta poświęcona na planowanie oszczędza 10 minut przeznaczonych na działanie. Trudno nie zgodzić się z tym stwierdzeniem – jeśli działamy według ustalonego scenariusza, znacznie łatwiej możemy wyznaczać swoje codzienne priorytety i określać, które zadania powinny być zrealizowane w pierwszej kolejności.
Skuteczne zarządzanie czasem
Pomyśl o sytuacji, w której z samego rana zacząłeś już wykonywać swoje codzienne, najważniejsze czynności. Jesteś skupiony na tym, żeby zrealizować swoje obowiązki zgodnie ze standardami obowiązującymi w Twojej organizacji. Gdy w skupieniu przeglądasz kolejne wiersze Excela, nagle dzwoni do Ciebie Adam, który chce porozmawiać o pracy, ale wiesz, że tak na prawdę to głównie o tym jak minął mu dzień. Stajesz się przez to nieco zdenerwowany – chciałeś przecież skupić się na jak najlepszym wykonaniu swoich najważniejszych obowiązków, żeby później mieć czas na dokończenie mniej priorytetowych zadań.
Dzięki wykorzystaniu kalendarza Outlook, który możesz zsynchronizować z Teamsem, takie sytuacje nie będą miały już miejsca. Jeśli w ciągu dnia chcesz zarezerwować sobie czas na maksymalne skupienie, możesz zablokować dany okres w swoim kalendarzu. Dzięki ustawieniu statusu „nie przeszkadzać” lub „zajęty”, Twoi współpracownicy będą doskonale wiedzieli, kiedy nie powinni się z Tobą kontaktować. To proste a zarazem znakomite rozwiązanie znacznie ułatwi komunikację w Twoim zespole. Nie musisz już indywidualnie informować każdego ze swoich współpracowników o tym, że jesteś zajęty – narzędzia Microsoft zrobią to za Ciebie!
Jeśli każdego dnia chcesz zarezerwować sobie kilka chwil na maksymalne skupienie się, możesz stworzyć w swoim kalendarzu powtarzające się wydarzenie. Takie rozwiązanie może również pozwolić Ci również na lepsze zaplanowanie swojego dnia. Sytuacja, w której codziennie o określonych godzinach zajmujesz się podobnym zadaniem będzie sprzyjać efektywności w Twojej pracy. Właśnie do takich zadań świetnie sprawdzi się ustawienie cyklicznych wydarzeń w kalendarzu. Dzięki zastosowaniu powtarzalnych eventów, pojawią się one w Twoim terminarzu każdego wybranego przez Ciebie dnia o określonej godzinie. To pozwoli Ci lepiej panować nad organizacją czasu, ale również sprawi, że każdy współpracownik, któremu udostępnisz kalendarz, będzie wiedział, kiedy jesteś zajęty i kiedy nie należy Ci przeszkadzać. Takie rozwiązanie zwiększy Twoją produktywność i sprawi, że najważniejsze zadania w ciągu dnia będziesz mógł wykonać bez rozproszenia.
Plany i notatki w jednym miejscu
Sytuacja, w której spotykasz się ze swoim zespołem i podczas spotkania otrzymujesz informacje na temat nowych zadań i projektów, zdarza się bardzo często. W taki wypadu warto zadbać o stworzenie kompletnych notatek, które pomogą Ci w sprostaniu wszystkim zadaniom w ciągu dnia! Doskonałym narzędziem do tego typu zadań jest Microsoft OneNote – elektroniczny notatnik, który możesz mieć zawsze pod ręką. Dzięki niemu możesz być pewien, że żadna ważna informacja nie umknie Ci w trakcie spotkania.
Microsoft OneNote jest również świetnym narzędziem, które pomoże Ci w planowaniu codziennych zadań. Pomyśl o tym, że masz zapisanych wiele informacji i musisz stworzyć z nich plan działania na kolejnych kilka dni. To zadanie może wydawać się nieco skomplikowane – zwłaszcza, jeśli z notatek wynika, że w najbliższym czasie będziesz miał mnóstwo obowiązków. Jeśli chcesz stworzyć listę kontrolną, na której umieścisz wszystkie otrzymane informacje, wystarczy, że użyjesz w swoim notatniku składnika Loop. Zastosowanie tej niedocenianej często funkcji sprawi, że będziesz mógł korzystać ze swojego notatnika jak z listy zadań do wykonania. To z kolei może pozytywnie wpłynąć na jakość Twojej pracy – jeśli odznaczysz na liście wykonane już zadanie, będziesz wiedział, jakie zadania zostały Ci jeszcze do zrobienia. Dzięki temu nie ominie Cię już żadne ważne zadanie, a realizacja projektów stanie się nieco prostsza.
Łatwiejsza organizacja pracy
Jeśli prowadzisz zespół, doskonale wiesz, jak ważna jest dobra organizacja Twojej pracy. To na niej opiera się sukces Twojego zespołu. Będąc liderem, często możesz zastanawiać się nad tym, w jaki sposób zorganizować swoje zadania, by znaleźć jeszcze czas na pomoc dla swoich współpracowników. To prawdziwe wyzwanie – musisz nie tylko perfekcyjnie zaplanować swój dzień, ale także przewidzieć w nim miejsce na niespodziewane wydarzenia.
Do tak złożonego i wymagającego planu potrzebujesz niezawodnego pomocnika. Microsoft Planner może stać się Twoją prawą ręką w walce o idealne rozplanowanie wszystkich zadań w ciągu dnia. Dzięki wspólnemu tworzeniu planów na dany dzień, możesz podglądnąć, które zadania Twoich współpracowników będą wymagać Twojej pomocy. To z kolei pomoże Ci wybrać priorytety, które znajdą się na Twojej prywatnej liście zadań do zrobienia. Dzięki zastosowaniu narzędzia Microsoft Planner, możesz przypisywać zadania do konkretnych osób, co pomoże w lepszym i bardziej przejrzystym ułożeniu Waszych planów.
Nie chcesz dzielić się swoim plannerem z innymi? Nic trudnego! W Microsoft Planner możesz stworzyć plan działania, który nie będzie musiał być udostępniony innym osobom. Dzięki wykorzystaniu tego narzędzia możesz w przejrzysty sposób ułożyć swój dzień, nadać zadaniom właściwy priorytet lub też stworzyć listy zadań przypisane do konkretnych projektów. Takie planowanie może okazać się kluczowe w walce o wykonanie wszystkich najważniejszych zadań. Planner nie tylko zbierze wszystkie Twoje obowiązki w jednym miejscu, ale również wyśle Ci przypomnienie, jeśli będzie zbliżał się termin wykonania któregoś z nich. To pomoże Ci w wykonaniu wszystkich niezbędnych kroków. Nie będziesz też już zapominał o małych (albo nieco większych) zadaniach, które muszą zostać zrobione przed zamknięciem projektu.
Jak wykonywać więcej zadań, w krótszym czasie?
Liczba zadań przybywa, a doba nie staje się dłuższa? Możemy Ci z tym pomóc, a w dodatku na narzędziach które są dla Ciebie darmowe. Organizacje pozarządowe otrzymują za darmo pakiet Microsoft 365, który swoimi funkcjami usprawnia największe firmy, instytucje, stowarzyszenia i fundacje.
W Alterity specjalizujemy się w cyfryzacji i wsparciu organizacji, oferując indywidualnie dostosowane szkolenia, czy wdrożenia z usług Microsoft 365. Usprawniliśmy już placówki edukacyjne, międzynarodowe firmy przemysłowe i startupy. Tobie też pomożemy.
Chcesz zyskać więcej czasu? Marzy ci się usprawniona praca w zespole? A może pragniesz by wszystkie dokumenty były dostępne w chmurze? Skorzystaj z naszej bezpłatnej konsultacji - pomożemy znaleźć Ci rozwiązanie.
