Publicystyka - ngo.pl

Współczesne zarządzanie organizacją pozarządową wymaga narzędzi, które pozwalają na optymalizację codziennych działań operacyjnych. Koordynacja projektów charytatywnych, ewidencjonowanie pomocy, zarządzanie wolontariatem oraz transparentne utrzymywanie relacji z darczyńcami to procesy, które zyskują na jakości dzięki cyfryzacji. Narzędzia klasy CRM (Customer Relationship Management), na czele z platformą Salesforce, pozwalają organizacjom non-profit działać w sposób wysoce zorganizowany i profesjonalny.

Zastosowanie zaawansowanego systemu pozwala na precyzyjne mapowanie struktury współpracy. Organizacja zyskuje możliwość rzetelnego prowadzenia kartotek partnerów biznesowych, integrowania kanałów komunikacji oraz planowania długofalowych działań pomocowych, co bezpośrednio przekłada się na skuteczność realizowanych celów statutowych.

Firma Salesforce od lat realizuje cenioną na całym świecie politykę odpowiedzialności społecznej. W ramach programu „Power of Us” korporacja oferuje organizacjom pozarządowym pakiet 10 bezpłatnych licencji użytkownika. Dla sektora non-profit jest to wsparcie o ogromnym znaczeniu ekonomicznym, pozwalające mniejszym oraz dynamicznie rozwijającym się podmiotom na korzystanie z najnowocześniejszych technologii bez konieczności ponoszenia znacznych kosztów licencyjnych.

Strona internetowa programu Power of US 

Jako zespół zaangażowany w procesy cyfryzacji NGO, wielokrotnie wspieraliśmy polskie organizacje w przygotowywaniu dokumentacji aplikacyjnej do tego programu. W trakcie tych działań zidentyfikowaliśmy jednak powtarzające się wyzwanie formalne: wewnętrzne procedury weryfikacyjne platformy często warunkują przyznanie grantu od posiadania przez polski podmiot statusu Organizacji Pożytku Publicznego (OPP).

„Globalne kryteria weryfikacyjne, choć doskonale zaprojektowane, nie w pełni odzwierciedlają specyfikę polskiego systemu prawnego, w którym status non-profit nie jest tożsamy wyłącznie z posiadaniem statusu OPP”.

Zrzuty ekranów odpowiedzi dot. osi czasu są dostępne w artykule na stronie Fundacji.

• 7 kwietnia 2026 r. – Po formalnym złożeniu pierwszego wniosku aplikacyjnego, zespół weryfikacyjny platformy Salesforce poinformował o konieczności posiadania statusu OPP. W przesłanym uzasadnieniu wskazano, iż według wewnętrznych wytycznych korporacyjnych to właśnie ten status stanowi w Polsce jedyne, jednoznaczne potwierdzenie działalności o charakterze non-profit.
• 7 kwietnia 2026 r. (tego samego dnia) – Skierowaliśmy do działu weryfikacji szczegółowe wyjaśnienie. Wykazaliśmy w nim różnice terminologiczne w polskim prawodawstwie oraz zaznaczyliśmy, że faktyczny, niezarobkowy profil działalności podmiotu można w pełni i niezależnie zweryfikować bezpośrednio w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
• 8 kwietnia 2026 r. – Otrzymaliśmy odpowiedź zwrotną, w której zespół Salesforce podziękował za przesłane opracowanie merytoryczne i zadeklarował przekazanie sprawy do wewnętrznej analizy przez dedykowany zespół prawny.
• 22 maja 2026 r. – Po kilkutygodniowej analizie otrzymaliśmy ostateczną decyzję podtrzymującą dotychczasowe stanowisko. Wewnętrzne procedury korporacyjne Salesforce okazały się w tym względzie bezwzględne, uniemożliwiając zastosowanie indywidualnego odstępstwa dla organizacji bez statusu OPP.
• 30 maja 2026 r. – Jako nowo zarejestrowana Fundacja Fabian Digital, podjęliśmy ponowną próbę rejestracji w programie, która została odrzucona z tego samego powodu.

Klucz do rozwiązania tej sytuacji leży w doprecyzowaniu różnic terminologicznych. Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa, każda fundacja zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowego (KRS) posiada pełną podmiotowość prawną i prowadzi działalność społecznie użyteczną o charakterze non-profit.

Status Organizacji Pożytku Publicznego (OPP) jest natomiast opcjonalnym statusem wyróżniającym, o który organizacja może ubiegać się dopiero po określonym czasie działalności i spełnieniu dodatkowych wymogów sprawozdawczych. Wiąże się on głównie z prawem do otrzymywania 1,5% podatku dochodowego. W świetle prawa, fundacje realizujące cele społeczne bez statusu OPP posiadają taki sam charakter niezarobkowy. Bieżące wymagania proceduralne programu Salesforce sprawiają jednak, że wiele nowo powstałych lub mniejszych organizacji napotyka barierę formalną uniemożliwiającą im wdrożenie systemu.

Dążąc do uregulowania tej kwestii, Fundacja Fabian Digital podjęła formalne działania informacyjne. W odpowiedzi na decyzję odmowną dotyczącą naszego wniosku, skierowaliśmy oficjalne, merytoryczne pismo wyjaśniające do kadry zarządzającej oraz działu prawnego Salesforce, w tym do prezesa Marca Benioffa.

W przesłanej korespondencji przedstawiliśmy szczegółową ekspertyzę dotyczącą funkcjonowania trzeciego sektora w Polsce. Naszym celem jest pomoc w wypracowaniu zaktualizowanych wytycznych weryfikacyjnych dla regionu Europy Środkowo-Wschodniej, tak aby standardowy wypis z KRS był dokumentem w pełni wystarczającym do potwierdzenia profilu działalności organizacji.

Wierzymy, że zaistniała sytuacja wynika wyłącznie z niedostosowania globalnych algorytmów weryfikacyjnych do lokalnych realiów administracyjnych. Narzędzia wspierające automatyzację procesów, analitykę danych czy zarządzanie wolontariatem powinny być dostępne dla każdego podmiotu, który angażuje się w pomoc drugiemu człowiekowi.

Deklarujemy pełną gotowość do współpracy z zespołem Salesforce w celu wypracowania standardu, który usprawni procesy weryfikacyjne i otworzy drzwi do cyfrowego rozwoju dla całego sektora NGO w Polsce. O przebiegu rozmów oraz wypracowanych rozwiązaniach będziemy stale informować opinię publiczną.

W obliczu opisanych barier formalnych związanych z bezpłatnym programem Power of Us, wiele organizacji zadaje sobie kluczowe pytanie: jakie kroki podjąć teraz i jaki system CRM wybrać, aby nie blokować rozwoju technologicznego swoich struktur?

Pomimo trudności z dostępem do wersji bezpłatnej, platforma Salesforce Cloud w wersji komercyjnej (kosztującej średnio ok. 25 euro miesięcznie za użytkownika) wciąż pozostaje najbardziej rekomendowanym przez nas rozwiązaniem ze względu na swoją bezkonkurencyjną architekturę i możliwości operacyjne. Warto jednak pamiętać, że wybór tej ścieżki przez polskie NGO wiąże się z koniecznością dopełnienia specyficznych procedur podatkowych, wynikających z importu usług zagranicznych:

• Rejestracja do VAT-UE: Organizacja musi posiadać aktywny status podatnika VAT-UE, co pozwala na jej pozytywną weryfikację (tzw. „zielony status”) w europejskiej bazie VIES (skrót od Vat Information Exchange System). Status ten zależy od tego, czy podmiot prowadzi działalność gospodarczą, czy wyłącznie statutową.
• Rozliczenie poprzez deklarację VAT-9M: Jeżeli fundacja bądź stowarzyszenie prowadzi wyłącznie działalność statutową (niezarobkową), nie jest podatnikiem VAT czynnym i nie składa standardowych plików JPK, transakcję zakupu licencji zagranicznych ma obowiązek wykazać na specjalnym formularzu VAT-9M i odprowadzić należny podatek od importu usług w Polsce.
• Obowiązki w zakresie podatku u źródła (WHT) i IFT-2R: Zakup oprogramowania i usług licencjonowanych od podmiotu zagranicznego nakłada na polską organizację obowiązki związane z podatkiem u źródła. Aby uniknąć podwójnego opodatkowania, konieczne jest pozyskanie certyfikatu rezydencji podatkowej dostawcy oraz terminowe złożenie informacji IFT-2R do właściwego urzędu skarbowego.

Jako Fundacja Fabian Digital, mając pełną świadomość tych zawiłości proceduralnych, zdecydowaliśmy się na wejście na tę ścieżkę odpłatną. Dokonujemy tego wyboru w pełni świadomie, ponieważ wartość, jaką system Salesforce wnosi do zarządzania naszymi projektami, przewyższa koszty licencyjne i administracyjne.

Jeżeli organizacja nie posiada budżetu lub zaplecza księgowego pozwalającego na wdrożenie Salesforce, na rynku istnieją inne popularne narzędzia, które warto wziąć pod uwagę:

• Pipedrive / Bitrix24: Systemy te oferują bardzo przejrzyste interfejsy i dobrze sprawdzają się w prostszym mapowaniu kontaktów oraz zarządzaniu procesami. Należy jednak pamiętać, że producenci ci zazwyczaj oferują dla sektora NGO jedynie rabaty procentowe od cen komercyjnych, a nie pakiety całkowicie bezpłatne.
• Asana: Narzędzie doskonałe do zarządzania projektami i zadaniami wewnątrz zespołu wolontariackiego. Posiada dedykowany program zniżkowy dla organizacji non-profit, jednak funkcjonalnie jest to system bardziej zadaniowy niż relacyjny (nie zastąpi pełnego systemu CRM).

Podsumowując – jeśli Wasza organizacja dysponuje podstawowym budżetem i poszukuje narzędzia o najwyższym standardzie, rekomendujemy rozważenie zakupu komercyjnej wersji Salesforce, nawet przy uwzględnieniu opisanych powyżej wymogów formalno-księgowych. Jednocześnie jako Fundacja Fabian Digital deklarujemy, że nie zaprzestaniemy działań mających na celu przywrócenie pełnej równości i dostępności bezpłatnych programów technologicznych dla całego sektora NGO w Polsce.

Niniejszy materiał ma charakter wyłącznie informacyjny i stanowi odzwierciedlenie osobistych przemyśleń oraz doświadczeń autora z zakresu wdrażania systemów teleinformatycznych w sektorze pozarządowym. Artykuł nie stanowi oficjalnej porady prawno-księgowej ani oferty handlowej czy reklamy.