Publicystyka - ngo.pl

Dostaliśmy miejską dotację na prowadzenie zajęć rozwojowych dla dzieci. Aby zrealizować to zadanie, kupujemy m.in. różne materiały plastyczne. Czy zawsze musimy prosić sprzedawcę o fakturę, aby rozliczyć się potem z tych zakupów?

Organizacja, aby rozliczyć się finansowo z realizacji zadania publicznego, musi przedstawić urzędowi dokumenty księgowe (zdefiniowane prze ustawę o rachunkowości), które są potwierdzeniem zakupu.

Takim dokumentem jest np. faktura, na której znajdują się m.in. takie informacje, jak: nazwa, adres, numery identyfikacyjne (np. NIP lub REGON) pozwalające jednoznacznie zidentyfikować uczestników danej operacji; treść (opis) danej operacji, jej wartość, jeśli to możliwe ilość (liczba) i cena jednostkowa; data operacji i sporządzenia dowodu.

Od 2020 roku obowiązują przepisy, na podstawie których paragon z widniejącym na nim numerem NIP kupującego jest traktowany jako faktura uproszczona.

Dla Urzędu m. st. Warszawy paragon taki stanowi dokument finansowy i może być podstawą do rozliczenia dotacji. Urząd nie będzie rozliczać paragonów bez NIP-u organizacji. Zasada ta została ujęta także we wzorze umowy na realizację zadania publicznego (w części Kontrola realizacji zadania, pkt. 3).

Jeśli więc organizacja kupuje materiały plastyczne potrzebne do realizacji zajęć z dziećmi – nie musi prosić o fakturę. Wystarczy, że – zanim dokona zakupu – poda sprzedawcy swój NIP i otrzyma paragon z tym numerem.

CZYTAJ TAKŻE: Paragon (z NIP) też faktura

CZYTAJ TAKŻE: NIP na paragonie potrzebny do wystawienia faktury

Należy jednak pamiętać jeszcze o dwóch istotnych rzeczach.

Po pierwsze, ustawa o podatku od towarów i usług (art. 106e ust. 5 pkt. 3 ) mówi, że fakturę uproszczoną (czyli np. paragon z numerem NIP) można stosować, gdy kwota sprzedaży (należności ogółem) nie przekracza 450 zł (albo 100 euro jeżeli kwota ta określona jest w tej walucie). Jeśli więc zakupy organizacji opiewają na kwotę większą niż 450 zł – należy wziąć fakturę, ponieważ paragon na taką kwotę (nawet z NIP-em) nie będzie stanowił dokumentu finansowego, będącego podstawą do rozliczenia dotacji.

Po drugie, organizacje, korzystając z tej formy faktury uproszczonej, powinny mieć także na uwadze, że papier, na którym są drukowane paragony bardzo szybko blaknie. Może się okazać, że dane zawarte na tym dokumencie będą nieczytelne za 5 lat (a wtedy dopiero kończy się termin, w którym urząd może zarządzić kontrolę finansową realizacji danego zadania publicznego, do której trzeba przedstawić wszystkie oryginalne dokumenty finansowe).