Paragon, faktura, rachunek – kupując coś dostajemy od sprzedawcy różne dokumenty. Czym są? Czy są dokumentami księgowymi? Czy organizacja pozarządowa może je traktować jako potwierdzenie poniesienia kosztu? Zbieramy informacje, które mogą się przydać NGO-som we właściwym dokumentowaniu zakupów.
Pojawienie się od nowego roku paragonów z NIP (pisaliśmy o tym w informacji: NIP na paragonie potrzebny do wystawienia faktury) spowodowało powrót wątpliwości i pytań związanych z właściwym dokumentowaniem zakupów. Postanowiliśmy więc wyjaśnić czym są różnie nazwane i różne pod względem zawartości dokumenty, które możemy otrzymać od sprzedawców.
Faktura i rachunek – podstawowe dokumenty rozliczające transakcję sprzedaży
Jakiego dokumentu powinniśmy żądać dokonując zakupów w imieniu organizacji pozarządowej?
1. Rachunek (art. 87 ustawy – Ordynacja podatkowa)
Kiedy?
Gdy nie ma obowiązku wystawienia faktury, sprzedający, w ramach swojej działalności gospodarczej lub odpłatnej działalności pożytku publicznego, ma obowiązek wystawić rachunek na żądanie kupującego.
2. Faktura (art. 106a-108 ustawy o podatku od towarów i usług)
Kiedy?
Gdy sprzedający jest aktywnym płatnikiem podatku VAT i dokonuje sprzedaży w ramach swojej działalności gospodarczej lub odpłatnej działalności pożytku publicznego oraz kupujący zażąda jej wystawienia, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę.
Gdy sprzedający nie jest aktywnym płatnikiem podatku VAT (jest zwolniony z rozliczania tego podatku), prawo pozostawia wybór kupującemu czy potwierdzeniem zakupu będzie rachunek czy faktura.
kiedy sprzedawca (w tym NGO) jest aktywnym płatnikiem przeczytasz w PORADNIK.NGO.PL: VAT (podatek od towarów i usług)
Faktura i rachunek – co zawierają?
Faktura wystawiana przez sprzedawcę zwolnionego z VAT oraz rachunek mają zawierać:
- datę wystawienia,
- numer kolejny,
- określenie sprzedawcy (podatnika) i nabywcy: ich imiona i nazwiska lub nazwy i adresy,
- nazwę (rodzaj), miary i ilość sprzedawanych towarów lub usług,
- cenę jednostkową sprzedawanych towarów lub usług,
- kwotę należności ogółem.
Dodatkowo faktura wystawiona przez sprzedawcę zwolnionego z VAT musi zawierać wskazanie przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku. Zwykle jest to art. 113 ust 1 ustawy o vat mówiący o zwolnieniu z podatku VAT podatników, których sprzedaż nie przekracza 200 tyś zł w roku.
o zwolnieniach czytaj w PORADNIK.NGO.PL: VAT (podatek od towarów i usług)
Faktura wystawiana przez aktywnego płatnika VAT (tzw. vatowca), poza powyższymi danymi musi zawierać:
- NIP lub inne numery, za pomocą których sprzedawca (podatnik) i kupujący (nabywca) są zidentyfikowania na potrzeby podatku,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty,
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, rabatów, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
- Informacje i wyliczenia podatku VAT:
- wartość sprzedaży netto czyli wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku,
- stawkę podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.
Paragon z NIP - tzw. faktura uproszczona
Zgodnie z zapisami art. 106e ust. 5 pkt. 3 ustawy o podatku od towarów i usług
gdy kwota sprzedaży (należności ogółem) nie przekracza kwoty 450 zł (albo 100 euro jeżeli kwota ta określona jest w tej walucie)
to na fakturze nie trzeba zamieszczać:
- imienia i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, ich adresów,
- części szczegółowych informacji o sprzedawanych towarach lub usługach: miary, ilości (liczby),
- kwot netto: ceny jednostkowej, wartości, sumy sprzedaży.
Uproszczeń powyższych można dokonać pod warunkiem, że dokument sprzedaży nadal będzie zawierć dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
Takich uproszczeń nie można stosować w przypadku:
- sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju,
- sprzedaży, dla której nie jest na fakturze podawany numer, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, czyli nie jest podawany numer NIP nabywcy (np. przy sprzedaży dla osoby prywatnej).
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
W zapisach określających wymogi stawiane fakturom nie ma obowiązku podania samej nazwy „faktura”. Dlatego przy typowym zakupie w sklepie, na niewielką kwotę (max. 450 zł lub 100 euro), paragon fiskalny z dodanym numerem NIP spełnia wymogi faktury i sprzedający ma prawo odmówić wystawienie „zwykłej” faktury (z nazwą i pełnymi danymi, które wyliczyliśmy w części opisującej rachunek i fakturę).
Taki dokument możemy jednak uznawać za dokument księgowy.
Czy paragon z NIP to dokument księgowy?
Ustawa o rachunkowości w art. 21 określa wymogi stawiane dokumentom księgowym. Jednym z wymogów jest określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji (ust. 1 pkt 2) – ale wymóg ten może nie być spełniony „jeśli wynika to z odrębnych przepisów” (art. 21 ust. 1a pkt1). W tym przypadku odrębnym przepisem jest opisany powyżej artykuł 106e ust. 5 pkt. 3 ustawy o podatku od towarów i usług.
Dla kupującego, w tym również dla organizacji pozarządowych, dokument sprzedaży w postaci paragonu zawierającego jedynie jego NIP jest więc zgodny z zapisami ustawy o rachunkowości. Jest dokumentem księgowym i może zostać zaksięgowany jako dokument potwierdzający poniesienie kosztu.
Dodajmy dla jasności, że za dokumenty księgowe będziemy też uznawać opisane na początku rachunki i faktury.
więcej o dokumentach księgowych w PORADNIK.NGO.PL: Co to są dokumenty księgowe, jak się je opisuje i przechowuje?
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
