Publicystyka - ngo.pl

Członek zarządu stowarzyszenia prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może wystawić fakturę na rzecz swojego stowarzyszenia. Zawieranie umów pomiędzy członkami zarządu a stowarzyszeniem jest uregulowane wprost w Prawie o stowarzyszeniach, jednak w praktyce wiele osób zastanawia się, jak wygląda kwestia wystawiania faktur na rzecz własnej organizacji przez członka zarządu. Wymaga to zachowania szczególnej procedury reprezentacji oraz ustalenia rynkowych cen świadczonych usług.

Jestem prezesem stowarzyszenia – obecnie udzielam się na rzecz stowarzyszenia wyłącznie społecznie. Moim podstawowym źródłem utrzymania jest jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG), w ramach której prowadzę szkolenia i warsztaty. Dostaliśmy dofinansowanie projektu, w ramach którego przeprowadzimy szkolenie. Czy jako prezes stowarzyszenia mogę wystawić fakturę na rzecz tego stowarzyszenia i odpłatnie przeprowadzić dla niego szkolenie, tak jak dla innych podmiotów?

Na początku warto wyjaśnić, że nawet jeśli formalnie nie zawierasz pisemnych umów z klientami, dla których świadczysz odpłatne usługi w ramach działalności gospodarczej, lecz po prostu wystawiasz faktury, to i tak z prawnego punktu widzenia dochodzi do zawarcia umowy. Wystawiona faktura jest księgowym dokumentem wtórnym – stanowi dowód potwierdzający wykonanie transakcji, na którą strony wcześniej się umówiły (np. ustnie, mailowo czy przez komunikator). Do wystawienia faktury musi istnieć podstawa prawna, którą jest umowa (nawet jeśli nie została spisana).  

W omawianej sytuacji kluczowe znaczenie mają regulacje dotyczące zasad zawierania umów pomiędzy stowarzyszeniem a członkami jego zarządu, wynikające z art. 11 ust. 4 ustawy – Prawo o stowarzyszeniach. Warto tu zadbać o pełne udokumentowanie procedury. 

Zamówienie usługi szkoleniowej u członka zarządu musi zostać dokonane przez:

• pełnomocnika powołanego uchwałą walnego zebrania członków, albo 
• przez członka komisji rewizyjnej wyznaczonego uchwałą tejże komisji. 

Z tego względu najlepiej sporządzić pisemną umowę, nawet jeśli standardowo poprzestajesz na samym wystawieniu faktury. Jeśli nie ma spisanej umowy, to i tak z dokumentacji powinno wynikać, że w imieniu stowarzyszenia to uprawniona osoba dokonała zamówienie usługi u członka zarządu (np. wynika to z treści komunikacji mailowej lub przez komunikator).

Aby bezpiecznie i legalnie rozliczyć szkolenie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wykonaj następujące kroki:

1. Weryfikacja statutu
   Upewnij się, że statut Waszego stowarzyszenia nie zabrania świadczenia odpłatnych usług przez członków władz na rzecz organizacji.

2. Uchwała Komisji Rewizyjnej lub Walnego Zebrania    

   • Komisja rewizyjna podejmuje uchwałę wyznaczającą jednego ze swoich członków do zawarcia z Tobą (jako przedsiębiorcą) umowy na przeprowadzenie szkolenia, albo
   • Walne zebranie członków podejmuje uchwałę wyznaczającą pełnomocnika do zawarcia z Tobą umowy na przeprowadzenie szkolenia.

3. Podpisanie pisemnej umowy (przed szkoleniem)
   Zawieracie pisemną umowę o świadczenie usług szkoleniowych. W imieniu stowarzyszenia umowę podpisuje wyznaczony członek komisji rewizyjnej lub pełnomocnik, natomiast jako wykonawca – Ty w ramach swojej działalności gospodarczej.

   Rynkowa cena usług
   Wynagrodzenie i stawka na fakturze za usługi muszą odpowiadać realiom rynkowym (nie mogą być zawyżone). Wynika to z tego, że majątek oraz dochody stowarzyszenia muszą służyć wyłącznie realizacji celów statutowych i nie mogą być przeznaczane na ukryty podział zysków pomiędzy członków. Jest to szczególnie rygorystycznie egzekwowane w organizacjach pożytku publicznego (OPP) – przepisy zabraniają zakupu towarów lub usług od członków organizacji, członków jej organów lub pracowników (oraz osób im bliskich) na zasadach preferencyjnych lub po cenach wyższych niż rynkowe.

4. Wykonanie usługi i wystawienie faktury
   Po przeprowadzeniu szkolenia wystawiasz fakturę ze swojego JDG na stowarzyszenie, powołując się na wcześniej zawartą umowę.

Ustawa - Prawa o stowarzyszeniach 

Art.  11. ust. 4
W umowach między stowarzyszeniem a członkiem zarządu oraz w sporach z nim stowarzyszenie reprezentuje członek organu kontroli wewnętrznej wskazany w uchwale tego organu lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków (zebrania delegatów).