W ostatnich miesiącach wiele mówi się o zastosowaniu chatbotów w przedsiębiorstwach. Czy wiesz jednak, że możesz je wykorzystać w organizacji non-profit? Z tego artykułu dowiesz się, jak to zrobić.
Czym są chatboty?
Chatboty, czasem nazywane wirtualnymi asystentami, to programy komputerowe służące prowadzeniu rozmowy w sposób naśladujący ludzki. Większość z nich tworzy wiadomości w oparciu o zaprojektowany wcześniej zestaw pytań i odpowiedzi. Ten prosty system może znacząco usprawnić komunikację w Twojej organizacji pozarządowej.
Jak chatboty przydają się w organizacjach non-profit?
Chatboty warto wykorzystywać wszędzie tam, gdzie potrzebujemy stałego kontaktu z dużą liczbą osób. Oznacza to prowadzenie rozmów z interesariuszami zewnętrznymi organizacji, jak również z osobami wewnątrz – pracownikami oraz wolontariuszami. Taka automatyzacja komunikacji sprawi, że zaoszczędzisz czas oraz pieniądze. Jak więc wykorzystać chatboty w zarządzaniu projektem?
Usprawnij pracę wolontariuszy
W Twojej organizacji non-profit pojawili się nowi wolontariusze? Zapewne zastanawiają się, jak mogą przyczynić się do realizacji misji NGO.
Chatbot może odpowiedzieć na pytania powtarzające się wśród nowych działaczy. Dzięki temu:
- pracownicy zaoszczędzą czas,
- wolontariusze uzyskają odpowiedzi niezależnie od pory dnia i nocy.
Możesz również zaangażować chatbota do rekrutacji nowych członków. Wirtualny asystent udzieli odpowiedzi dotyczących potencjalnych działań czy potrzebnych dokumentów jeszcze przed przyłączeniem się ochotników do Twojej organizacji.
Ulepsz komunikację pracowników
Chatboty przydają się również w komunikacji wewnętrznej w organizacji non-profit. Jeżeli zechcesz, mogą podjąć się takich zadań jak:
- przesyłanie wzorów dokumentów,
- informowanie o zmianach w zakresie funkcjonowania NGO,
- wyszukiwanie informacji w wewnętrznej bazie danych.
Jednak chatboty, w ramach wewnętrznej komunikacji, mogą pełnić każdą funkcję, jakiej potrzebujesz w celu przekazywania informacji między poszczególnymi działami.
Ułatw kontakt z beneficjentami
Beneficjenci bez wątpienia mają pytania dotyczące współpracy z Twoją organizacją non-profit. W jaki sposób mogą skorzystać ze wsparcia? Czy kwalifikują się do jego otrzymania?
Oczywiście, możesz przygotować specjalny przewodnik, ale szukanie na stronie konkretnej informacji bywa męczące. W takim przypadku chatbot okaże się pomocny – krótko odpowie na pytanie oraz zaproponuje źródło, w którym potencjalny beneficjent doczyta resztę informacji.
Pogłęb wiedzę darczyńców
Chatboty mogą opowiadać o problemie społecznym, który jest bliski Twojej organizacji non-profit. W trakcie rozmowy z potencjalnym darczyńcą wirtualni asystenci mogą edukować oraz zachęcać do dokonania wpłaty.
Taka działalność może przyjąć formę storytellingu – przykładem jest Walk with Yeshi, bot, który dzielił się z rozmówcami informacjami o trudach zdobywania wody w Etiopii.
Innym ciekawym rozwiązaniem jest chatbot stworzony na rzecz akcji ActNow koordynowanej przez ONZ. Wirtualny asystent proponował proste, codzienne sposoby realizacji Celów Zrównoważonego Rozwoju, np. zachęcał do oszczędzania wody przez branie krótszych pryszniców.
Jak włączyć chatbota do organizacji non-profit?
Czy przekonaliśmy Cię, że chatboty przydają się w organizacjach non-profit? Jeżeli tak, być może zastanawiasz się, jak wprowadzić go do swojej struktury.
W tym celu skorzystaj z jednego z narzędzi dostępnych w internecie. Wśród nich znajdują się takie rozwiązania jak Tidio czy Pandorabots. Charakteryzują się one różnym stopniem zaawansowania, np. Pandorabots wymaga umiejętności z zakresu kodowania, które nie są potrzebne, by skorzystać z Tidio.
Możesz również zaufać zewnętrznej firmie, która doradza w zakresie automatyzacji marketingu, jak na przykład User. Jak zatem widzisz, istnieje kilka możliwości wprowadzenia chatbota do organizacji – nie pozostaje więc nic innego niż działać!
Działania organizacji w latach 2022-24 dofinansowane z Funduszy Norweskich w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny.
Źródło: TechSoup Polska
