Publicystyka - ngo.pl

Stowarzyszenie lub fundacja podpisały umowę na realizację zadania publicznego. Jednak w trakcie realizacji projektu okazało się, że nie wszystkie działania uda się przeprowadzić, „rozjeżdża się” harmonogram i konieczne są także zmiany w budżecie. Co robić w takich wypadkach?

Wzór umowy na realizację zadania publicznego przewiduje możliwość wprowadzenia zmian w umowie, poprzez podpisanie aneksu. Możliwość ta jest zapisana w paragrafie 17. wzoru umowy na realizację zadania publicznego.

Aneks może dotyczyć zmian w działaniach (np. rezygnacja z  niepotrzebnych zakupów, modyfikacja lub dodanie nowych działań), w harmonogramie, w budżecie, ale również opisu kadry.

Nie każda z zaproponowanych zmian znajdzie akceptację i będzie możliwa do wprowadzenia aneksem (np. urząd może nie zgodzić się na zmniejszenie podanych w ofercie rezultatów lub zmianę kwalifikacji kadry na niższe niż te opisane pierwotnie we wniosku). Urząd, podejmując decyzję o możliwości wprowadzenia zmian do ofert, uwzględnia treści i kryteria z ogłoszenia konkursowego.

Urząd nie przystanie także na dokonanie zmian w harmonogramie umowy wieloletniej, dotyczących działań w roku poprzednim (które już się odbyły) – nie jest to praktykowane, ponieważ zmiany miałyby charakter ex post.

Postanowienia wprowadzane aneksem obowiązują od daty wskazanej w treści aneksu. Zazwyczaj jest to dzień podpisania aneksu do umowy.

Wszystkie zmiany w realizacji zadania powinny być wprowadzane dopiero po uzgodnieniu z urzędem, najlepiej po podpisaniu aneksu do umowy dotacyjnej.

Są też takie sytuacje, gdy podpisywanie aneksu nie jest konieczne, szczególnie jeśli zmiana ma charakter techniczny, organizacyjny i nie wpływa na merytoryczny zakres zadania, jego cele, rezultaty ani wysokość dotacji. Przykładem może być drobna zmiana w harmonogramie działań, która nie opóźnia zakończenia zadania i nie wpływa na jego realizację.

Aneksu nie wymagają także przesunięcia pomiędzy poszczególnymi pozycjami w kosztorysie, o ile nie przekraczają one 25%. Ważne jest, aby te przesunięcia nie zmieniały ogólnego charakteru zadania ani nie prowadziły do wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem.

Bez aneksowania umowy można także zmieniać wysokość wkładu własnego finansowego, wartość wkładu własnego niefinansowego oraz wysokość środków ze świadczeń pieniężnych od odbiorców zadania, o ile nie zmniejszy się wartość tych środków w stosunku do wartości wydatkowanej kwoty dotacji.

CZYTAJ TAKŻE: Realizując projekt, możesz przesuwać koszty bez aneksowania umowy >

Zazwyczaj z wnioskiem o aneks występuje organizacja, która chce wprowadzić zmiany w umowie: kontaktuje się ze wskazanym w umowie urzędnikiem lub urzędniczką i przygotowuje pismo z prośbą o wprowadzenie zmian.

Realizując projekt, warto na bieżąco monitorować wskaźniki, osiągane rezultaty, harmonogram i budżet. W razie jakichkolwiek wątpliwości lub potrzeby wprowadzenia zmian – najlepiej od razu skontaktować się z urzędnikiem lub urzędniczką opiekującą się naszą umową. Można z nimi wówczas omówić, czy proponowane zmiany są konieczne, możliwe i w jakim zakresie. Takie bieżące korekty w znacznym stopniu ułatwią złożenie sprawozdania z realizacji zadania i pomogą w jego zatwierdzeniu.

Kontakt z osobami w biurze lub wydziale dzielnicy jest zalecany także wtedy, gdy sądzimy, że zmiany wprowadzane w czasie realizacji projektu nie wymagają podpisywania aneksu. Może się bowiem okazać, że urząd będzie chciał uzyskać pisemną informację o modyfikacjach.