Praca przy komputerze związana jest z nieodpartą pokusą zaglądania w różne zakamarki Internetu, co niewątpliwie nie pomaga sprawnym wykonywaniu zadań. Jeżeli dołożymy do tego rozpraszacz w postaci telefonu komórkowego, być może otrzymamy odpowiedź, dlaczego tak trudno nam skupić się na pracy, nawet w momencie kiedy gonią nas deadline’y. Podpowiadamy, jak zapanować nad rozpraszaczami, które niejednokrotnie mogą być pokusą silniejszą od siły naszej woli.
Praca zdalna daje więcej swobody co do organizacji czasu, ale jednocześnie wymaga większej koncentracji i dyscypliny. Dla tych, którzy pierwszy raz pracują w takim trybie, odnalezienie się w tej sytuacji może stanowić problem. Zresztą nie wszystkim praca w trybie zdalnym jest na rękę, zwłaszcza gdy po mieszkaniu biegają dzieci.
Jak istotne jest kilka pierwszych godzin pracy każdego dnia, obrazuje wykres produktywności przeciętnego człowieka.
Krzywa wydajności na podstawie REFA (Komisji Badań nad Pracą)
Autor/źródło: Lothar J. Seiwert „Jak organizować czas” (1998)Jak widać pik naszej wydajności przypada na godziny pomiędzy 8 a 12. Właśnie dlatego tak istotne jest, aby dzień rozpoczynać o zadań najbardziej wymagających, odsuwając rozpraszacze na bok. Poranki powinny upływać nam pod znakiem największych wyzwań służbowych danego dnia lub tygodnia. To nie jest dobry czas na zrobienie sobie prasówki, przeglądanie social mediów czy machinalne odpowiadanie na e-maile.
Co zatem można zrobić, aby poranne godziny wykorzystać w pełni? Przede wszystkim potrzebny jest plan. Nie chcemy przecież marnować tego czasu drapiąc się w głowę, zastanawiając się, które zadanie tego dnia jest dla nas kluczowe?
W moim przypadku znakomicie sprawdza się zrobienie listy kilku najważniejszych zadań na następny dzień, którą wykonuję każdego wieczora. Pozwala mi to nie tylko w jasny sposób określić, na czym powinienem skupić się od samego rana, ale także spokojnie spać w nocy, bez niepotrzebnych stresów i zastanawiania się, co przyniesie kolejny dzień. Polecam tworzenie takiej listy w papierowej formie, nie tylko z tego powodu, że wieczorami powinniśmy odstawić elektronikę.
Poza tym, mało jest przyjemniejszych rzeczy niż ręczne wykreślenie kluczowego zadania, na którym powinniśmy się skupić danego dnia.
Między komputerem, telefonem
Kolejnym wyzwaniem, któremu musimy stawić czoła, jest niezwykle interesujący Internet, pełen wiedzy, informacji i śmiesznych filmów, których kliknięciu nie możemy się oprzeć. Jeżeli podczas śniadania natrafiliśmy na ciekawy materiał i nie możemy się powstrzymać, żeby doczytać go w godzinach naszej pracy, z pomocą przyjdą takie aplikacje, jak Pocket, które pozwolą nam zapisać interesujący artykuł na później, bez obawy, że umknie on nam w czeluściach sieci.
Jednym z największych „przeszkadzaczy” w naszej pracy bez wątpienia pozostaje telefon komórkowy. Dlatego tak istotne jest, aby na czas wykonywania zadań służbowych wyłączyć powiadomienia. Behawioryści podpowiadają, że trzymanie komórki w zasięgu wzroku przeszkadza nam w skupieniu. Dlatego telefon najlepiej schować w innym pomieszczeniu lub w torebce, plecaku, tak aby nie przypominał o sobie w kieszeni w trakcie chodzenia. Sami zobaczycie, jak łatwo jest zapomnieć o telefonie, gdy zniknie on nam z oczu. Jak uporać się z powiadomieniami push pisaliśmy w poprzednim artykule „Jak bezpiecznie przenieść dane i aplikacje na nowy telefon z Androidem?”
Zabij rozpraszacze
W momencie, gdy już pokonaliśmy smartfon, pora na strony mediów społecznościowych i popularne portale informacyjne, które tylko czekają w naszej przeglądarce, żeby je kliknąć. Jeżeli nie wystarcza nam dyscypliny (po obejrzeniu dokumentu na Netlixie Social Dillema nie powinniśmy mieć wyrzutów sumienia) z pomocą przyjdzie nam kilka narzędzi ułatwiających zarządzanie pokusą surfowania po Internecie.
Stay Focused dla Chrome pozwala określić, ile czasu możesz spędzić na swoich ulubionych stronach internetowych, które niejednokrotnie przeszkadzają w pracy. Jeśli masz w głowie adresy, które odwiedzasz regularnie i dobrze wiesz, że poświęcasz na nie zbyt dużo czasu każdego dnia, Stay Focused w postaci rozszerzenie do Chrome’a pomoże ci rozwiązać ten problem.
Jeżeli głównym powodem naszej prokrastynacji jest nadużywanie Facebooka, polecam zapoznać się z rozszerzeniem do przeglądarek Kill News Feed, które całkowicie kasuje dostęp do aktualności na Facebooku, jednocześnie pozostawiając możliwość zarządzania fanpage’ami i Messengerem. Swoją drogą komunikator od Facebooka posiada osobną stronę, z poziomu której mamy dostęp do naszych wiadomości, więc komunikacja za jego pośrednictwem wcale nie wymaga wchodzenia na Facebooka.
Zarządzaj czasem produktywnym
Jeżeli interesujecie się tematyką produktywności, na pewno znacie technikę Pomodoro. Jest to metoda zarządzania czasem opracowana przez Francesco Cirillo w latach 80. XX wieku. Nazwa Pomodoro pochodzi od kuchennego minutnika, którego Cirillo użył w swoich pierwszych eksperymentach, ponieważ system pierwotnie wykorzystywał krótki budzik do podziału pracy na 25-minutowe sekcje.
Technika składa się z sześciu kroków:
- Zdecyduj, jakie zadanie ma być wykonane.
- Ustaw czasomierz na 25 minut (lub podobny przedział czasu, który działa dla Ciebie)
- Pracuj nad zadaniem.
- Zakończ pracę, gdy zadzwoni zegar i umieść znacznik kontrolny na kartce papieru.
- Jeśli masz mniej niż cztery znaczniki kontrolne, zrób krótką przerwę (3-5 minut), a następnie przejdź do kroku 2.
- Po czterech pomodoros, zrób dłuższą przerwę (15-30 minut), wyzeruj liczbę znaczników, a następnie przejdź do kroku 1.
Tomato Timer to ascetyczne propozycja dostępna z poziomu przeglądarki, która pozwala odmierzać 25 minut, które poświęcamy na pracę. W aplikacji możemy zaplanować przerwy, podczas której zregenerujemy naszą produktywność.
Alternatywą dla Tomato Timer, która posiada również czynnik grywalizacyjny, jest Forest. Ten sam pomysł krótkiego 25-minutowego interwału, który powinniśmy przeznaczyć na pracę, przekuto na hodowanie drzewa. Odliczanie czasu zaczynamy od sadzonki, która z biegiem czasu przeradza się w drzewo. Rozszerzenie chrome posiada listę stron, do których możemy zablokować dostęp na czas rośnięcia naszego drzewa. Pomysł prosty, ale niezwykle skuteczny. Dodatkowo twórcy aplikacji angażują się w sadzenie drzew dzięki wsparciu sponsorów. W skrócie, im więcej osób korzysta z aplikacji, tym więcej drzew zostanie posadzonych.
Wszyscy wiemy, jak wiele rzeczy walczy o naszą uwagę w trakcie pracy. Na szczęście każdą prokorestynacyjną pokusę można opanować odpowiednim pomysłem bądź aplikacją.
A Wy jak sobie radzicie ze skupieniem w trakcie Waszej pracy?
Jeśli zainteresowała Cię ta tematyka, przeczytaj także:
Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektora 3.0 i dołącz do naszego newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy! 🙂
Źródło: Sektor 3.0
