Zarządzie, czy wiesz, jak czytać sprawozdanie finansowe? Cz. III: informacja dodatkowa

Informacja dodatkowa powinna być najbardziej zrozumiałą dla laika częścią sprawozdania finansowego. W trzeciej (ostatniej) odsłonie cyklu o sprawozdaniach finansowych, zachęcamy zarządy organizacji, by informację dodatkową wnikliwie przeczytały i nie bały się jej współtworzyć. Podpowiadamy, o co w tym wszystkim chodzi.

w poprzednim odcinku...

Zarządzie, czy wiesz, jak czytać sprawozdanie finansowe? Cz. I: rachunek zysków i strat
Zarządzie, czy wiesz, jak czytać sprawozdanie finansowe? Cz. II: bilans

Reklama

Do czego służy sprawozdanie finansowe

Przechodząc do ostatniego elementu sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej, którym jest informacja dodatkowa, warto się zastanowić, po co w ogóle NGO robi to sprawozdanie. Traktujemy je najczęściej jako uciążliwy obowiązek (trzeba je co roku złożyć do urzędu skarbowego, a niektórzy dodatkowo do ministerstwa czy sądu rejestrowego). Czasem przejmujemy się nim też wtedy, kiedy nad sprawozdaniem pochyli się organ, który je formalnie opiniuje (np. komisja rewizyjna), albo kiedy na jego podstawie rozliczają nas członkowie organizacji (walne zebranie).

Sprawozdanie finansowe jest oglądem finansów organizacji z wielu perspektyw. Tłumaczyliśmy już wcześniej, że rachunek pokazuje, jakimi środkami obracaliśmy w danym okresie – na co wydawaliśmy pieniądze i ile. Bilans wyjaśnia, co mamy: jaki majątek należy do organizacji, czy jest bogata, biedna, zadłużona czy stabilna. Informacja dodatkowa opisuje mniej zrozumiałe elementy z rachunku i bilansu, prezentuje też organizację w perspektywie, której nie udało się oddać w innych częściach sprawozdania.

Wszystko to daje wgląd w to, jaka jest organizacja pozarządowa. Czy jest rzetelna, pracowita i zaradna. Czy się rozwija i zmierza w dobrym kierunku. Czy ma solidne podstawy i zabezpieczenie na trudne sytuacje. Taka wiedza jest niezbędna dla zarządu organizacji i przydatna dla jej członków. Może też być istotna z punktu widzenia podmiotów udzielających dotacji czy ofiarujących darowizny. Osoby, które przekazały nam 1% (jeśli organizacja jest uprawniona do korzystania z alokacji) sprawdzą, komu oddają część swojego podatku. Sprawozdanie NGO może ich utwierdzić w przekonaniu, że dobrze robią.

Sprawozdanie finansowe jest cennym źródłem wiedzy szczególnie dla tych bardziej dociekliwych. Można je więc postrzegać jako element transparentności, otwartości organizacji. Może być jej dodatkową wizytówką. Oczywiście nie można w sprawozdaniu finansowym napisać czegoś, co nie miało miejsca, i co nie jest zgodne z prawdą. Można jednak formułować sprawozdanie tak, żeby dobrze (w tym: prawdziwie) zaprezentować organizację i ułatwić zainteresowanym zorientowanie się, jaka jest.

Najlepszym miejscem umożliwiającym takie podejście do sprawozdania jest właśnie informacja dodatkowa. Jakość danych zawartych w informacji dodatkowej, bardziej niż w innych częściach sprawozdania, zależy od współpracy zarządu z księgowością.

Czym jest informacja dodatkowa: pierwszy i ostatni element sprawozdania finansowego NGO

Określenie „informacja dodatkowa” (wzory z ustawy o rachunkowości posługują się określeniami „informacje wprowadzające”, „informacje ogólne” lub „dodatkowe informacje i objaśnienia”) może nas wprowadzać w błąd. Bardziej na miejscu byłoby nazwać ją „szczegółową” albo „precyzującą”. W każdym razie dla tych, którzy niespecjalnie odnajdywali się w tabelach z rachunkiem zysków i strat oraz z pasywami i aktywami bilansu, treści zawarte w informacji dodatkowej powinny być znacznie bardziej przystępne. Dla osoby bez „księgowego obycia” to właśnie informacja dodatkowa będzie najlepszym źródłem wiedzy o danej organizacji pozarządowej.

Zmieszczą się tu informacje, które trudno było wpasować w sztywne ramy rachunku i bilansu. To, co w rachunku i bilansie było niezrozumiałe czy ujęte syntetycznie, może zostać wyjaśnione lub rozwinięte w informacji dodatkowej. W informacji dodatkowej znajdziemy jasno wyłożone to, co jest sednem pracy organizacji pozarządowych, czyli opis poszczególnych projektów, realizowanych przez NGO w danym roku. Oddzielnie potraktowane powinny zostać wszystkie dotacje, które otrzymaliśmy.

Elementy budzące niepokój w bilansie lub rachunku (np. długi, niskie przychody) należy przeanalizować i wyjaśnić w informacji dodatkowej. Informacja opisze też zasady dotyczące finansów w organizacji (np. politykę rachunkowości).

NGO mając do dyspozycji trzy wzory sprawozdań z ustawy o rachunkowości, dysponuje też trzema wzorami informacji dodatkowej. Różnice pomiędzy poszczególnymi wzorami, które rzucały się w oczy w przypadku bilansu i rachunku, w przypadku informacji dodatkowej mogą stracić na znaczeniu. Aktualna jest zasada, że wzory mogą być uzupełniane, a także, że nie ma obowiązku wypełniania treścią pozycji, które nie mają zastosowania w NGO. Choć wzory formalnie znacznie się różnią, po dokonanych przeróbkach informacje dodatkowe w sprawozdaniach poszczególnych organizacji będą dość zbliżone do siebie.

Na początek informacje wprowadzające

Praktyką wielu organizacji pozarządowych jest umieszczanie na początku informacji dodatkowej tzw. „Informacji wprowadzających” (lub „Wprowadzenia”), które opisują stan organizacji. Zebranie tych danych w jednym miejscu pozwala zobaczyć i zrozumieć kondycję organizacji pozarządowej oraz specyfikę jej działań.

Wzory sprawozdań z ustawy o rachunkowości prezentują informacje wprowadzające (zgodnie z nazwą) na początku sprawozdania (wzoru), a informacje dodatkowe na końcu. Jednak ze względu na to, że pozostałe części sprawozdania (bilans i rachunek) zwykło się przedstawiać w formie tabel, dwie „tekstowe” części sprawozdania w praktyce łączy się w jedno.

Informacja wprowadzająca zaczyna się od danych identyfikujących organizację pozarządową. Podajemy tu więc:

nazwę NGO i jej dane rejestracyjne (numer KRS, REGON, NIP),
cele (ze statutu),
dane osób zasiadających w organach, takich jak zarząd, komisja rewizyjna lub inny organ nadzoru, informacja o zmianie składu tych organów (jeśli nastąpiła),

a także:

podstawowy opis działań merytorycznych prowadzonych przez organizację w roku, za który sporządzone jest sprawozdanie, oraz kilka zdań o specyfice działań organizacji,
liczbę osób zatrudnionych w organizacji (pracowników i współpracowników).

Również w tej części można zamieścić wyjaśnienie dotyczące wyniku finansowego – jeśli rodzi on jakieś pytania (np. jeżeli organizacja ma dużą stratę).

Informacje wprowadzające cd.: czas trwania działalności jednostki

W przypadku organizacji pozarządowych w tej pozycji należy wpisać „nie dotyczy” lub „czas trwania działalności jednostki jest nieograniczony”, gdyż NGO działają zwykle bez ograniczenia czasowego lub ograniczenie to jest nieprecyzyjne. Na przykład fundacje działają do momentu osiągnięcia celu, dla którego zostały powołane lub do wyczerpania się majątku – w praktyce jednak trudno jest określić datę, kiedy to nastąpi.

Informacje wprowadzające cd.: okres objęty sprawozdaniem

Najczęściej okres objęty sprawozdaniem to rok kalendarzowy: od 1 stycznia do 31 grudnia. Przypominamy: tak jest w organizacjach pozarządowych, których rok obrotowy równa się rokowi kalendarzowemu (przypadek większości NGO).

Organizacja może wybrać rok obrotowy inny niż kalendarzowy, trzeba jednak zapisać to w statucie. O przypadkach, kiedy rok obrotowy nie jest typowy, czytaj też w wiadomości: Organizacja powstała w listopadzie. Czy sporządza sprawozdanie?

Informacje wprowadzające cd.: zasady z polityki rachunkowości

Przy opisie zasad polityki rachunkowości ważne jest wyjaśnienie, jakimi metodami księgowymi wyceniono majątek organizacji, który podano w bilansie (w tabeli aktywów i pasywów). Metody wyceny są częścią polityki rachunkowości – dokumentu, którego posiadanie jest obowiązkiem każdej organizacji. Wycena powinna odzwierciedlać rzeczywisty stan posiadania organizacji, a przyjęte metody powinny zależeć od rodzaju majątku posiadanego przez organizację.

poradnik.ngo.pl: Co to jest rachunkowość i jak ją prowadzić?

Na co zwrócić uwagę? Często popełnianym błędem jest opisywanie wszystkich teoretycznie możliwych i dopuszczanych prawem składników majątku, których faktycznie organizacja nie posiada. Tymczasem należy opisać tylko realnie posiadane składniki majątku. Np. jeśli organizacja ma tylko pieniądze (w kasie, gotówce), może opisać to tak:

„Organizacja posiada tylko środki finansowe w walucie polskiej i wycenia je według wartości nominalnej”.

Jeśli organizacja posiada waluty obce, powinna w tym miejscu podać sposób przeliczenia wartości walut na złotówki, np.:

„Posiadane środki w euro wyceniane są według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wyceny”.

Jeśli organizacja posiada środki trwałe o znaczącej wartości, podlegające amortyzacji, opisuje przyjętą zasadę amortyzowania.

Rozwinięcie i wyjaśnienie tabelarycznych części sprawozdania finansowego

Informacja dodatkowa ma za zadanie m.in. rozwinąć i wyjaśnić to, co zostało przedstawione syntetycznie, zwykle w tabelach, w innych częściach sprawozdania – tzn. w bilansie oraz w rachunku zysków i strat. Kolejne informacje będą więc porządkowane wg podziału na:

informacje uzupełniające do bilansu
informacje uzupełniające do rachunku zysków i strat.

Informacje uzupełniające do bilansu

Ta część informacji dodatkowej odnosi się bezpośrednio do bilansu. Wyjaśniamy kolejno wszystkie kwoty podane w tabeli aktywów i pasywów. Opis powinien zawierać informację o tym, co oznacza dana kwota i co się na nią składa.

Fragment informacji dodatkowej małej organizacji z informacjami uzupełniającymi do bilansu (zobacz cały przykład wypełnionego sprawozdania tej organizacji)

Stowarzyszenie nie posiada żadnych zobowiązań z tytułu dłużnych instrumentów finansowych, gwarancji i poręczeń lub zobowiązań warunkowych nieuwzględnionych w bilansie, nie udziela kredytów członkom organów administrujących, zarządzających i nadzorujących, a także zobowiązań zaciągniętych w ich imieniu tytułem gwarancji i poręczeń wszelkiego rodzaju. Organizacja nie posiada udziałów i akcji.

W kolejnych pozycjach powinny znaleźć się informacje o tym, co składa się na aktywa trwałe i obrotowe. Podaje się, jakie środki trwałe ma organizacja i jak je amortyzuje.

W tym miejscu organizacja pokazuje posiadane środki trwałe także w sytuacji ich całkowitej amortyzacji. Jakiego przypadku może dotyczyć taka sytuacja? Komputer zakupiony przez organizację o wartości 2500 zł, został ujęty w całości w kosztach, ale nadal stanowi znaczącą część majątku i zasobów organizacji. W bilansie w „Aktywach trwałych” jego wartość to zero, ale wciąż jest używany w organizacji i stanowi część aktywów trwałych organizacji (jest w ewidencji środków trwałych). Taki sprzęt będzie wykazywany w informacji dodatkowej, z podaniem jego wartości początkowej i informacji o zamortyzowaniu. Przykładowy opis:

„Organizacja posiada sprzęt komputerowy o wartości początkowej 2500 zł, w całości zamortyzowany”.

Jeśli w bilansie NGO wykazała jakieś należności (krótko- lub długoterminowe), to informuje o ich pochodzeniu. Np. w pozycji „Należności krótkoterminowe” wpisana jest kwota 50 zł - w informacji dodatkowej zamieszczamy wyjaśnienie: „pobrana zaliczka w wysokości 50 zł”.

Wyjaśnia się również kwoty podane w pozycji „Inwestycje krótkoterminowe”. Np. jeśli w podpunkcie „Środki pieniężne” jest wpisana jakaś kwota, to powinno wyjaśnić się, ile środków jest ulokowanych na rachunku bankowym, a ile w kasie (w gotówce).

W części informacji dodatkowej poświęconej pasywom opisywany jest m.in. fundusz statutowy. Podajemy z czego się składa i jak się zmienia. Jeśli organizacja postanowiła przenieść wynik finansowy do funduszu statutowego, może to zasygnalizować w tym miejscu.

Informacja o tym jak został potraktowany wynik finansowy – możliwe warianty:

pozostaje wynikiem finansowym, wykazywanym narastająco w następnych sprawozdaniach,
nastąpiło przesunięcie wyniku finansowego do funduszu statutowego – jego zwiększenie – jeśli wynik był dodatni,
nastąpiło pokrycie wydatków roku z funduszu statutowego – jego zmniejszenie – jeśli wynik był ujemny.

Wyjaśniamy również, co oznaczają kwoty zapisane w bilansie jako „Zobowiązania” organizacji. Mogą być to na przykład składki do ZUS, US, związane z grudniowymi wynagrodzeniami pracowników czy współpracowników, które są zwykle płacone w styczniu następnego roku.

Jeśli organizacja ma jakieś rozliczenia międzyokresowe, które wskazała w tabeli pasywów, także tutaj podaje informacje wyjaśniające na ten temat. Może być to np. dotacja wieloletnia, którą organizacja już otrzymała (i ma ją na koncie), lecz którą wyda dopiero w następnym roku.

Informacje uzupełniające do rachunku zysków i strat

Te informacje odnoszą się bezpośrednio do rachunku zysków i strat, do części dotyczącej przychodów i kosztów.

Opisuje się rodzaje przychodów, które organizacja miała w roku, za który sporządzane jest sprawozdanie. Grupuje się je według typu, np. składki, darowizny, dotacje. Dotacje powinny być opisane. Podana powinna zostać ich wartość i to, z jakiego źródła pochodzą (kto ich udzielił). Ponadto należy wyodrębnić przychody z działalności odpłatnej – jeśli organizacja ją prowadzi.

Według podobnego schematu można opisać koszty. Tu podajemy, jakie koszty miała organizacja w rozliczanym roku, w podziale na koszty statutowe i administracyjne. Ponownie dobrze jest wyodrębnić koszty dotacji, pamiętając o tym, że podane kwoty powinny się zgadzać po obu stronach: kosztów i przychodów (opisanych wyżej). Jeśli kwoty nie są równe, podajemy wyjaśnienie, np. pojawiły się odsetki lub dotacja nie została zrealizowana w całości.

Warto również wykazać wyodrębnione koszty odpłatnej działalności pożytku publicznego, co będzie spełnieniem wymogu, zawartego w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (art. 10. ust. 1.). Koszty i przychody działalności odpłatnej powinny się bilansować.

Pozostała część kosztów może być opisana ogólnie (jako koszty statutowe) lub bardziej szczegółowo – w podziale na realizowane zadania lub projekty.

Przykładowy schemat informacji uzupełniających do rachunku zysków i strat (z zastosowaniem wzoru dla jednostki mikro)

Informacje o strukturze zrealizowanych przychodów ze wskazaniem źródeł np.:
- składki członkowskie
- darowizna osoby fizycznej
- dotacja (z podaniem źródła)|
- działalność odpłatna pożytku publicznego (z wyodrębnieniem prowadzonych projektów)
Informacje o strukturze kosztów
- koszty poszczególnych dotacji
- koszty działań statutowych, nieodpłatanych
- koszty odpłatnej działalności pożytku publicznego (z wyodrębnieniem prowadzonych projektów)

Zobacz koniecznie:

o sprawozdaniach w PORADNIK.NGO.PL

W maju i czerwcu dzieje się w sprawozdaniach [infografika]