Zapytaj prawnika... Czy i jak chronimy dane osobowe zleceniobiorców
Organizacja pozarządowa, podpisując umowy zlecenia uzyskuje dane osobowe – inaczej się nie da. Ma więc dane, w tym np. wskazujące na dochody konkretnych osób. Czy są to już dane wrażliwe? Czy może je zbierać i przechowywać? Przeczytaj wyjaśnienia kancelarii Wardyński i Wspólnicy w ramach cyklu ngo.pl i Centrum Pro Bono!
PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ
ODPOWIEDŹ KANCELARII WARDYŃSKI I WSPÓLNICY
Stowarzyszenie może przetwarzać dane dotyczące osoby zleceniobiorcy, jeżeli ich posiadanie jest konieczne do wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa lub realizacji uprawnień stowarzyszenia. Zakres tych danych powinien zostać ograniczony do koniecznego minimum, a gdy ustanie potrzeba ich posiadania, powinny zostać usunięte.
Jak długo przechowujemy dane? Wybrane dane chronione okresami
Pamiętać należy, że okresy przechowywania niektórych kategorii danych zostały określone w przepisach prawa. Przykładowo:
- kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów rozliczeniowych, składnych do ZUS, i ich korekty, powinny być przechowywane przez 5 lat;
- listy płac lub inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury i renty, płatnik składek powinien przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u płatnika (płatnikiem jest też ta organizacja pozarządowa z pytania, zatrudniająca na umowę zlecenie).
Przechowywanie przez stowarzyszenie informacji o wysokości wynagrodzenia zleceniobiorcy lub innych danych dotyczących obowiązującej umowy zlecenia jest zatem dopuszczalne, w zakresie w jakim jest to, co do zasady, konieczne do prawidłowego wypełniania przez stowarzyszenie obowiązków ustawowych i umownych związanych z zawarciem i realizacją takiej umowy. Dotyczy to także dokumentów (np. różnego rodzaju zaświadczeń), które powstaną w ramach realizacji takiej umowy. Zasadne wydaje się przy tym zachowanie danych związanych z wykonaniem umowy zlecenia do upływu przedawnienia roszczeń, z którymi zleceniobiorca mógłby potencjalnie wystąpić wobec stowarzyszenia (albo dłużej jeżeli wynika to z przepisów prawa).
Czy wynagrodzenia są daną wrażliwą?
Dane dotyczące wynagrodzenia nie są daną wrażliwą. Danymi wrażliwymi są bowiem dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.
Stowarzyszenie przestrzega ustawy o ochronie danych osobowych
- przetwarzane zgodnie z prawem;
- co do zasady, zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami;
- merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane;
- przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.
Program Centrum Pro Bono jest realizowany przez Fundację Uniwersyteckich Poradni Prawnych od 2007 roku. Inicjatywa Centrum Pro Bono zaspokaja rosnącą potrzebę pomocy prawnej pro bono na rzecz organizacji III sektora. Głównym obszarem działalności Centrum Pro Bono jest pośredniczenie pomiędzy organizacjami pozarządowymi poszukującymi wsparcia prawnego, a prawnikami, chętnymi do świadczenia pomocy prawnej pro bono. Dodatkowo, ścisła współpraca z kancelariami prawnymi i najlepszymi ekspertami w swoich dziedzinach pozwala nam podejmować wyzwania w postaci różnych projektów edukacyjnych i szkoleniowych skierowanych do organizacji non-profit. Obecnie z Centrum Pro Bono współpracuje 30 kancelarii z całej Polski.
Kancelaria Wardyński i Wspólnicy jest jedną z największych niezależnych polskich firm prawniczych. Skupiamy się na potrzebach naszych klientów, pomagając im znaleźć skuteczne i praktyczne rozwiązanie najtrudniejszych problemów prawnych.
Firma doradza w wielu dziedzinach, ale jest szczególnie ceniona przez klientów i konkurencję za swoje usługi w dziedzinie prawa pracy, sporów, transakcji, własności intelektualnej i nieruchomości.
Obecnie w firmie jest ponad 100 prawników świadczących obsługę prawną w języku polskim, angielskim, francuskim, niemieckim, hiszpańskim, rosyjskim, czeskim i koreańskim. Nasze biura znajdują się w Warszawie, Krakowie, Poznaniu i Wrocławiu.
Aktywnie działamy i rozwijamy działalność pro bono.
Szukasz informacji i porad dotyczących NGO? Masz problem z prowadzeniem NGO? Potrzebna ci jest pomoc prawna dla NGO?
Zadaj pytanie: poradnik.ngo.pl/zapytaj.
Źródło: inf. własna (poradnik.ngo.pl)
