Publicystyka - ngo.pl

Marta sprawdza Biuletyn Informacji Publicznej swojej gminy raz w tygodniu; nawyk z czasów, gdy ogłoszenia o małe granty pojawiały się rzadko i trzeba było je łapać na bieżąco. W ten dzień widzi coś, czego się nie spodziewała: nie jedno nowe ogłoszenie, tylko trzy. Gmina ma teraz wyższy limit na pojedynczy grant i większą pulę środków na ten tryb, więc sięga po niego chętniej niż wcześniej.

Pierwszy odruch to ucieszyć się. Trzy razy więcej okazji na pieniądze, których jej fundacja zawsze potrzebuje. Drugi odruch, ten prawdziwszy, przychodzi sekundę później: znajome ściśnięcie w żołądku. Każdy z tych wniosków to kilka godzin pisania, potem umowa, potem realizacja, potem sprawozdanie na nowym wzorze, którego nikt w jej zespole jeszcze nie widział na oczy.

Ustawa dała jej dostęp do pieniędzy. Nie dała jej dodatkowego etatu. Więcej okazji nie zawsze znaczy więcej możliwości. Czasem znaczy tylko więcej pracy tego samego zespołu.

Mały grant to tryb z art. 19a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie to dotacja przyznawana bez otwartego konkursu, na zadanie lokalne lub regionalne, do określonego limitu kwotowego. Od 1 września 2026 ten limit rośnie: z 10 tys. do 20 tys. zł na pojedynczy grant i z 20 tys. do 40 tys. zł rocznie na organizację od jednej jednostki samorządu terytorialnego.

Rośnie też pula, jaką organ wykonawczy gminy czy powiatu może przeznaczyć na małe granty w ciągu roku z 20% do 30% budżetu zaplanowanego na zadania publiczne. To dwa efekty naraz: pojedynczy grant jest większy, a samorządy mają formalne przyzwolenie, żeby po ten tryb sięgać częściej. Dokładnie to widzi Marta na BIP-ie swojej gminy.

Nowelizacja realnie coś luzuje. Zniesiono obowiązek wykonania zadania finansowanego małym grantem w ciągu 90 dni. Realizacja może teraz trwać dłużej, co ma sens przy większych kwotach. Zniesiono też możliwość wymagania finansowego wkładu własnego przy zlecaniu zadań publicznych; dopuszczalny pozostaje wkład osobowy lub rzeczowy, chyba że organizacja sama zaproponuje inaczej. Rośnie ponadto próg rocznego przychodu, który uprawnia organizacje pożytku publicznego do uproszczonej sprawozdawczości ze 100 tys. do 200 tys. zł.

Można powiedzieć, że to fałszywy problem, skoro nowelizacja sama w sobie odciąża, to i tak organizacjom powinno być łatwiej. Formalnie każdy pojedynczy grant rzeczywiście jest prostszy niż wcześniej. Tylko że uproszczenia dotyczą formy jednego dokumentu, nie liczby dokumentów, które trzeba wypełnić w ciągu roku.

Podwojenie limitu i wyższa pula JST na małe granty oznaczają, że więcej gmin będzie chętniej sięgać po ten tryb, a więcej organizacji, tak jak fundacja Marty, będzie widziało sens złożyć kilka wniosków równolegle zamiast jednego. Prostszy formularz razy więcej formularzy daje ten sam albo większy nakład godzin, tylko rozłożony inaczej w kalendarzu.

Do tego dochodzą nowe wzory ofert, umów i sprawozdań. Dwa rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu ds. Pożytku Publicznego były w konsultacjach do początku sierpnia 2026 i wchodzą w życie razem z ustawą, 1 września 2026. To jednorazowy koszt nauki nowego formatu, za to w szczycie sezonu wakacyjnego, kiedy zespoły są najmniejsze.

Piotr Drygała skomentował to wprost w Biuletynie #prosteNGO: „wprowadzanie nowych zasad w trzecim kwartale roku budżetowego to organizacyjny absurd" (Biuletyn #prosteNGO, 29.06–12.07.2026). To głos samorządowca, nie organizacji społecznej, ale opisuje dokładnie to samo tempo wdrożenia, z którym teraz musi się zmierzyć każdy zespół po drugiej stronie wniosku.

Ten sam zespół, który ma to wszystko obsłużyć, zwykle nie działa z zapasem. Przeciętny roczny przychód organizacji społecznej w Polsce w 2023 roku wyniósł 50 tys. zł (Stowarzyszenie Klon/Jawor, „Kondycja organizacji pozarządowych 2024"). Przy takim budżecie dodatkowa osoba od zaraz do obsługi większej liczby wniosków to fikcja; więcej grantów trzeba obsłużyć tymi samymi ludźmi, którzy już teraz robią wszystko po trochu.

Presja idzie zresztą w tę samą stronę także po stronie grantodawców instytucjonalnych. W edycji 2026 programu NIW „Moc Małych Społeczności" limit kosztów administracyjnych: wynagrodzeń personelu, obsługi księgowej i prawnej jest ciasny w stosunku do skali obowiązków sprawozdawczych. Mniej przestrzeni na administrację przy tej samej liczbie dokumentów do obsłużenia to ten sam problem, tylko że widziany z innej strony.

Problem, który nowelizacja odsłania, nie dotyczy dostępu do pieniędzy, tego akurat od 1 września będzie więcej. Dotyczy przepustowości: ile wniosków, umów i sprawozdań organizacja jest w stanie realnie obsłużyć w ciągu roku, zanim ktoś w zespole zacznie się wypalać albo coś zacznie się sypać. Więcej dostępnych grantów nie oznacza więcej mocy przerobowej dopóki organizacja nie zmieni sposobu pracy z nimi.

Zamiast traktować każdy mały grant jako osobny, jednorazowy wysiłek, czyli tak, jak większość organizacji traktuje dziś duże konkursy, warto ustawić dla nich powtarzalny proces. Ja, być może nie do końca fortunnie, myślę o tym jako o "grantowej taśmie produkcyjnej": systemem pracy zaprojektowanym pod stały, przewidywalny napływ małych grantów, a nie pod pojedynczy, wielki wniosek raz na rok. Składa się z pięciu elementów.

1. Baza wiedzy organizacji jako punkt odniesienia dla AI - Zanim narzędzie AI napisze cokolwiek, musi mieć z czego czerpać. W jednym miejscu dokumencie, folderze na dysku, notatniku) warto zebrać misję, dotychczasowe projekty, grupy beneficjentów, standardowe wskaźniki i słownik pojęć organizacji. To będzie materiał za każdym razem, wklejany albo załączany jako kontekst przy każdym wniosku i każdym sprawozdaniu, zamiast opisywany od nowa.Szablon wniosku wielokrotnego użytku
2. Szablon wniosku wielokrotnego użytku - Większość formularzy na małe granty ma te same bloki: opis organizacji, dotychczasowe doświadczenie, uzasadnienie potrzeby, ramowy budżet. Te fragmenty da się przygotować raz, jako gotowy tekst do wklejenia i dopasowania, zamiast pisać je za każdym razem od zera pod kolejny nabór.
3. AI jako redaktor, nie autor wniosku - Tu warto się zatrzymać, zanim w ogóle otworzy się chatbota. Warto odpowiedzieć sobie na pięć pytań strategicznych: jaki problem społeczny chcemy rozwiązać, czy proponowane działania są na niego najlepszą odpowiedzią, jakie ryzyka mogą się pojawić w realizacji, jakie rezultaty jesteśmy w stanie realnie osiągnąć i czy mamy do tego zasoby (kadrowe, organizacyjne, finansowe). Dopiero po odpowiedzi na te pytania AI wchodzi do gry jako redaktor, który porządkuje strukturę i poprawia czytelność, nie jako autor, który projektuje strategię za organizację. To rozróżnienie ma znaczenie z tego samego powodu, dla którego pisałem o luce governance w AI (https://publicystyka.ngo.pl/luka-governance-w-ai-dlaczego-92-organizacji-korzysta-z-ai-a-tylko-7-cos-dzieki-temu-zyskuje): narzędzie samo w sobie nic nie daje bez procesu wokół niego.
4. Automatyzacja zbierania dokumentów do rozliczenia - Ten sam schemat, który sprawdza się przy fakturach, działa też przy dokumentacji grantowej. Można zbudować prosty przepływ w Make.com: mail z załącznikiem trafia do konkretnego folderu na dysku i jednocześnie dopisuje się jako wiersz w arkuszu. Wyobraź sobie, że mail z potwierdzeniem przyznania grantu trafia do folderu organizacji, a w arkuszu automatycznie pojawia się wpis z terminem realizacji i terminem sprawozdania. Działa bez kodowania, w darmowym planie Make.com, który obejmuje 1000 operacji miesięcznie, tyle wystarcza do obsługi kilku takich zgłoszeń dziennie. Przy kilku grantach jednocześnie to dobry sposób, żeby terminy nie zginęły komuś w skrzynce.
5. Checklista zgodności z nowymi wzorami - Ostatni element to krótka lista kontrolna: co dokładnie zmieniło się w formularzu oferty i sprawozdania względem starego wzoru sprawdzana za każdym razem, aż zespół oswoi nowy format na tyle, że nie trzeba już będzie do niej zaglądać. Ostateczna treść rozporządzeń nie była jeszcze opublikowana w chwili pisania tego tekstu, więc checklistę trzeba będzie dopracować po ich ogłoszeniu, ale sam nawyk sprawdzania warto wprowadzić już teraz.

Koszt niedopracowanego wniosku grantowego rzadko trafia do jakiegokolwiek budżetu, bo jest rozproszony na wiele drobnych czynności i nikt go nie sumuje. Proponuję na to prosty rachunek: policz godziny i stawki włożone w jeden konkretny, nieudany wniosek, pomnóż przez liczbę takich przypadków w roku, a potem skonfrontuj się z wynikiem.

Ważne zastrzeżenie: to metoda zaadaptowana z case'u branżowego bez danych sektora społecznego, więc traktuję ją jako ramę do ćwiczenia na zarządzie albo w zespole, nie jako gotową liczbę do przytoczenia w raporcie. Ale sama rama działa, bo zwykle dopiero zsumowanie ujawnia, że proces jest jednym z najdroższych procesów w organizacji.

Do tego rachunku dochodzi jeszcze jedna obserwacja: sprawozdanie finansowe organizacji to dokument prawny, nie zarządczy nie zawiera liczb, które pomagają decydować, takich jak koszt jednego beneficjenta czy koszt pozyskania grantu. Sprawozdanie z realizacji zadania z małego grantu ma podobne ograniczenie: mówi, co się wydarzyło, ale nie mówi, ile to naprawdę kosztowało organizację w godzinach pracy. Ten drugi rachunek trzeba zrobić osobno.

Prompt „analiza dopasowania do konkursu" do sprawdzenia, zanim zespół zacznie pisać:

Jesteś asystentem analitycznym organizacji społecznej. Poniżej wklejam priorytety konkursu grantowego oraz opis misji i strategii naszej organizacji. Porównaj je i przygotuj tabelę z trzema kolumnami: priorytet konkursu, poziom dopasowania do naszej misji (wysoki / średni / niski), krótkie uzasadnienie. Nie oceniaj naszych szans na wygraną oceń wyłącznie dopasowanie tematyczne.
[tu wklej priorytety konkursu]
[tu wklej opis misji i strategii organizacji]

Prompt „4-krokowa symulacja oceny eksperckiej" - adaptacja frameworku Noemi Gryczko z Sektor 3.0, pod skalę małego grantu:

Krok 1: Poniżej wklejam kryteria oceny wniosków z ogłoszenia o małym grancie. Zapamiętaj je jako kartę oceny eksperta.
[tu wklej kryteria z ogłoszenia]

Krok 2: Poniżej wklejam treść naszego wniosku (lub jego fragment). Przeanalizuj go w kontekście karty oceny.
[tu wklej treść wniosku]

Krok 3: Wypisz mocne strony, słabe strony i niejasne sformułowania, które oceniający mógłby zakwestionować.

Krok 4: Zaproponuj konkretne poprawki do słabych punktów, nie ogólniki, tylko przeredagowane fragmenty tekstu.

Prompt „szkic sprawozdania z realizacji zadania" do wklejenia razem z materiałem źródłowym:

Poniżej wklejam treść naszego wniosku grantowego, wzór sprawozdania oraz notatki z realizacji zadania: daty, liczbę beneficjentów, wydatki, krótkie opisy działań. Na tej podstawie przygotuj szkic sprawozdania merytorycznego, trzymając się struktury. Nie dodawaj żadnych liczb ani informacji, których nie ma w moich notatkach. Jeśli czegoś brakuje, zaznacz to wyraźnie jako [BRAK DANYCH].

[tu wklej treść wniosku oraz wzór sprawozdania]
[tu wklej notatki i dane z realizacji]

Checklist zgodności z nowymi wzorami szkielet do uzupełnienia po publikacji ostatecznej treści rozporządzeń:

• Czy oferta jest na aktualnym wzorze obowiązującym od 1.09.2026?
• Czy sprawozdanie odnosi się do nowego układu sekcji (jeśli się zmienił)?
• Czy uwzględniliśmy zniesienie wymogu wkładu finansowego własnego, czy nadal planujemy go w budżecie bez potrzeby?
• Czy termin realizacji uwzględnia zniesienie limitu 90 dni, czy nadal planujemy „na starych zasadach"?

Znam fundację, która w pewnym momencie świadomie zrezygnowała z dostępnego małego grantu. Kwota była niewielka, czas na realizację krótki, a do tego organizacja miała akurat trudne relacje z lokalnym samorządem. Po zsumowaniu tych trzech czynników zarząd uznał, że gra nie jest warta świeczki. Organizacja policzyła koszt i podjęła świadomą decyzję. Dokładnie to, do czego namawiam wyżej.

Widziałem też inny wzorzec: organizacje, które patrzą na wyższe limity małych grantów nie jak na szansę, tylko jak na kolejne źródło przeciążenia. Znam zespół, w których jedna planowana, dłuższa nieobecność kluczowej osoby wystarczyła, żeby z góry zrezygnować ze składania kolejnych wniosków, bo wiadomo było, że nie ma kto ich potem obsłużyć.

Żaden z elementów "grantowej taśmy produkcyjnej" nie zastępuje decyzji, które musi podjąć organizacja. AI porządkuje strukturę wniosku, poprawia styl, symuluje ocenę eksperta i pomaga zebrać dokumentację, ale nie zdiagnozuje za was problemu społecznego, nie zaprojektuje działań, nie dobierze wskaźników i nie zna kontekstu waszych beneficjentów tak, jak zna go zespół, który z nimi pracuje. Im więcej organizacji korzysta z tych samych narzędzi i podobnych promptów, tym łatwiej wnioskom stać się przewidywalnymi i nieodróżnialnymi od siebie, a to właśnie lokalny kontekst i relacje z beneficjentami są tym, czego AI nie odtworzy i co zostaje realną przewagą organizacji w konkursie.

Czym jest mały grant?
To tryb z art. 19a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie — dotacja przyznawana bez otwartego konkursu, na zadanie lokalne lub regionalne, do określonego limitu kwotowego. Od 1 września 2026 limit ten wynosi 20 tys. zł na pojedynczy grant i 40 tys. zł rocznie od jednej jednostki samorządu terytorialnego (Dz.U. 2026 poz. 1040).

Jak obsłużyć więcej małych grantów bez dodatkowego etatu?
Ustawiając wokół nich powtarzalny proces zamiast traktowania każdego jako osobnego projektu — czyli to, co w tym tekście nazywam grantową taśmą produkcyjną: baza wiedzy organizacji, szablon wniosku wielokrotnego użytku, AI jako redaktor pod bramką pytań strategicznych, automatyzacja zbierania dokumentów do rozliczenia i checklist zgodności z aktualnymi wzorami.

Czy AI może napisać sprawozdanie z małego grantu?
Może przygotować szkic pod warunkiem że dostanie realne notatki i dane z realizacji zadania: daty, liczby, wydatki. Sprawozdanie opiera się na dokumentach, które wyprodukowała organizacja, więc jego jakość zależy bardziej od jakości tych danych niż od samego narzędzia. Liczby zawsze powinien weryfikować człowiek.

Czym jest „grantowa taśma produkcyjna"?
To framework opisany w tym tekście: system pracy, który traktuje regularny napływ małych grantów jako powtarzalny proces organizacyjny, złożony z bazy wiedzy, szablonu wniosku, AI-redaktora, automatyzacji dokumentów i checklisty zgodności, a nie jako serię osobnych, jednorazowych wysiłków.

Piotr Antoniewicz (dobryai.pl) - konsultant i trener, od 20 lat pracuje z organizacjami społecznymi. Wdraża AI, automatyzacje i strategie fundraisingowe w organizacjach i firmach opartych na wartościach.

Jeśli po 1 września Twoja organizacja zacznie widzieć więcej ogłoszeń o małe granty niż zwykle, chętnie pomogę ustawić proces, zanim przepustowość zespołu stanie się problemem.