Publicystyka - ngo.pl

Kiedy nagle wszystko przestaje działać, trudno zachować zimną krew. Spontaniczne rozwiązania szybko stają się chaotyczne i nieskuteczne, a bez wcześniejszego przygotowania łatwo wpaść w panikę. Czy wszystko można przewidzieć? Zdecydowanie nie. Czasami nawet lepiej nie uruchamiać wyobraźni zbyt mocno do tworzenia katastrofalnych wizji. Przygotowanie nie polega na straszeniu, ale na ustaleniu planu działania na moment, w którym może wydarzyć się coś niespodziewanego. 

Jeśli masz wrażenie, że przewidywanie potencjalnych zagrożeń to strata czasu, przypomnij sobie marzec 2020 roku. Niemal z dnia na dzień normalne funkcjonowanie wielu organizacji przestało być możliwe lub wymagało radykalnych zmian. Pandemia COVID-19 zamknęła wielu z nas w domach i pokazała, że nawet w XXI wieku wszystko jest możliwe.

Nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkiego — i wcale nie o to chodzi. Przygotowanie na sytuację kryzysową nie polega na stworzeniu idealnego scenariusza na każdą możliwą okoliczność, ale na ustaleniu podstawowego planu działania. Takiego, który pomoże zachować spokój, podejmować decyzje i uniknąć paniki, gdy wydarzy się coś niespodziewanego.

Jak stworzyć Plan Przygotowania Kryzysowego? To jeden z tematów bezpłatnego kursu e-learningowego Zarządzanie kryzysowe w organizacji – od identyfikacji zagrożeń do skutecznej reakcji. 

W praktyce takim punktem wyjścia może być Plan Przygotowania Kryzysowego — dokument, który porządkuje najważniejsze ustalenia i pomaga zespołowi działać według wspólnych zasad, zamiast podejmować decyzje w chaosie. 

Plan Przygotowania Kryzysowego obejmuje pięć głównych obszarów: wstęp, analizę ryzyk, scenariusze kryzysowe i reakcję, checklistę przygotowania kryzysowego oraz plan wzmocnienia gotowości. Jednym z rozpatrywanych scenariuszy może być brak dostępu do Internetu i sieci GSM. Wspólnie z całym zespołem możecie krok po kroku wykonać analizę tego potencjalnego ryzyka i zastanowić się, co da się zrobić wcześniej, żeby ograniczyć jego skutki.

W zależności od specyfiki organizacji, obszaru i miejsca działania każdy Plan Przygotowania Kryzysowego będzie wyglądał inaczej. W przypadku braku dostępu do sieci można jednak rozważyć kilka prostych kroków, np.:

• ustalenie miejsca zbiórki na wypadek utraty kontaktu,
• przechowywanie najważniejszych danych nie tylko w chmurze, ale również na dysku lokalnym,
• wydrukowanie kluczowych danych kontaktowych i adresów,
• zaopatrzenie się w analogowe radio zasilane bateriami, które umożliwi dostęp do informacji bez Internetu.

Nietypowym sytuacjom często towarzyszą chaos i dezinformacja. Kiedy dzieje się coś niespodziewanego, dostęp do rzetelnych informacji staje się kluczowy. Istnieją bezpłatne narzędzia i aplikacje, które pomagają odnaleźć się w sytuacjach kryzysowych, ale żeby móc z nich sprawnie skorzystać, trzeba poznać je wcześniej, w czasie spokoju.

Dostęp do rzetelnych informacji: Regionalny System Ostrzegania (RSO)

Podstawową aplikacją, z którą warto się zapoznać w organizacji, jest RSO, czyli Regionalny System Ostrzegania. Obok bieżących komunikatów na temat pogody, sytuacji na drodze czy stanu wody, w aplikacji dostępne są również poradniki. Dobrze jest przynajmniej sprawdzić, co można w nich znaleźć. 

Aplikacja umożliwia włączenie powiadomień dla wybranych województw, co może być szczególnie pomocne dla organizacji, które działają w kilku regionach.

Aplikacja „Schrony” – jak znaleźć doraźne schronienie?

Szczególne sytuacje mogą wymagać przeniesienia się do miejsca doraźnego schronienia. Często są to obiekty, które mijamy codziennie w drodze do pracy, nie zdając sobie sprawy, że są one zakwalifikowane jako miejsca służące do schronienia ludności. Według danych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej na terenie Polski znajduje się ponad 224 tys. miejsc doraźnego schronienia oraz ponad 10,6 tys. budowli ochronnych. Jak je znaleźć?

W ramach procesu inwentaryzacji powstała interaktywna mapa w formie bezpłatnej aplikacji „Schrony”, która pozwala w łatwy i szybki sposób odnaleźć najbliższe miejsca doraźnego schronienia, ukrycia oraz schrony.

Delegacja za granicę? Zacznij od zgłoszenia wyjazdu

„Odyseusz” to prosty system do zgłaszania zagranicznych wyjazdów. W przypadku wystąpienia nadzwyczajnych sytuacji poza granicami kraju umożliwia kontakt z właściwą placówką dyplomatyczno-konsularną. To bezpieczny serwis Ministerstwa Spraw Zagranicznych. W przypadku sporadycznych, krótkich podróży do zgłoszenia nie trzeba nawet zakładać konta.

Jeśli w Waszej organizacji pozarządowej zdarzają się wyjazdy zagraniczne, np. związane z udziałem w międzynarodowych konferencjach czy wizytach studyjnych, warto zadbać o wcześniejsze zgłoszenie podróży.

Przygotowanie organizacji pozarządowej na sytuacje kryzysowe wymaga zaangażowania całego zespołu. Opracowanie Planu Przygotowania Kryzysowego to proces, który najlepiej przeprowadzić wspólnie. Jednocześnie jest to praca, której nie warto odkładać na „wieczne potem”. Możesz jednak zacząć samodzielnie, od mniejszych kroków:

• przygotuj listę kluczowych kontaktów (zarówno tych wewnątrz organizacji, jak i na zewnątrz), zapisz ją bezpiecznie na dysku lokalnym i wydrukuj;
• sprawdź, gdzie zlokalizowane są najbliższe miejsca doraźnego schronienia i budowle ochronne (schrony i ukrycia);
• zastanów się nad miejscem spotkania zespołu w przypadku braku łączności, a następnie skonfrontuj swoje pomysły z pozostałymi;
• zapoznaj się z przydatnymi aplikacjami kryzysowymi i zainstaluj te, które uznasz za wartościowe; przygotuj listę dla całego zespołu i udostępnij ją;
• zaplanuj czas na opracowanie Planu Przygotowania Kryzysowego, np. w formie warsztatów dla całego zespołu.

Co jeszcze możesz zrobić?

Dowiedzieć się więcej o zarządzaniu kryzysowym w organizacji, korzystając z bezpłatnego kursu e-learningowego dostępnego w serwisie Sektor 3.0. Możesz także udostępnić go innym członkom zespołu. Dzięki temu łatwiej będzie przygotować się wspólnie na niespodziewane sytuacje.

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na  blog Sektor 3.0 i zapisz się do naszego newslettera, żeby nie przegapić kolejnych artykułów. Zapraszamy!