Publicystyka - ngo.pl

Chociaż pracować na danych można teraz na wiele sposobów, to wciąż dużą popularnością cieszą się arkusze kalkulacyjne. Do wyboru są różne narzędzia, których główną funkcją jest umożliwienie użytkownikowi pracy na danych. Do najpopularniejszych należy Excel i Arkusze Google. Trudno jest stwierdzić, który jest lepszy. Moim zdaniem to kwestia osobistych preferencji i tego, które narzędzie jest używane w organizacji (w zależności, czy korzysta ona z pakietu Office 365, czy G Suite). 

W moim przypadku to narzędzie od Google jest tym, z którego korzystam na co dzień. W poprzednim artykule opisywałem podstawowe funkcje, które są w nim dostępne. Tym razem pokażę, jak korzystać z Arkuszy Google, by przygotować dane do dalszej analizy. To jeden z ważniejszych etapów w całym procesie. Źle posortowane lub sformatowane informacje mogą utrudniać pracę i prowadzić do błędnych wniosków.

Do każdej analizy powinno się podejść indywidualnie, przemyśleć, co chcemy osiągnąć, a następnie przejść do wstępnej selekcji informacji. Najlepiej byłoby, żeby nie naruszyć przy tym danych wejściowych. Może się okazać, że będziemy musieli do nich wrócić.

Poniżej  kilka funkcji, z których korzystam najczęściej, gdy przygotowuję dane. Nie są to oczywiście wszystkie możliwości Arkuszy Google. Mam nadzieję, że będą dla Was podstawą do pracy i poszukiwań w zależności od własnych potrzeb.

W pierwszym kroku najczęściej zależy mi na tym, żeby zapoznać się z danymi i odpowiednio je posortować czy przefiltrować ze względu na określone warunki. Domyślnie mogę posortować dane według wielkości, czyli rosnąco lub malejąco. Taka wstępna selekcja pozwala zapoznać się z informacjami i poporcjować je na mniejsze kawałki.

Żeby posortować określony przez nas zakres, najpierw potrzebujemy go zaznaczyć, a następnie klikamy na „Dane” i wybieramy „Sortuj zakres”.

W przypadku, gdy chcemy posortować dane dla całego arkusza, wystarczy zaznaczyć konkretną kolumnę, a następnie kliknąć prawym przyciskiem myszy na kolumnę i wybrać oczekiwany sposób sortowania.

Niestandardową metodą jest sortowanie po kolorze komórki lub kolorze tekstu. Sortowanie przy użyciu kolorów zyskuje na użyteczności, gdy korzystamy z formatowania warunkowego i do komórek o danych parametrach przypisujemy określone przez nas kolory.

Do użycia tej funkcji potrzebujemy utworzyć filtr na wybranym zakresie danych. Po utworzeniu filtru oprócz sortowania uzyskujemy możliwość wyświetlania lub ukrywania danych. Warunki możemy określać na bazie kolorów komórki/tekstu lub zawartości.

Wymienione metody możemy potem wielokrotnie wykorzystywać na dalszym etapie pracy z arkuszem. Więcej szczegółów Google opisuje dokładnie w swojej bazie wiedzy o sortowaniu i filtrowaniu danych.

Może się zdarzyć, że analizowane przez nas dane znajdują się w jednej komórce, a my potrzebujemy ich oddzielnie. Najbardziej podstawowy przykład to „Imię i Nazwisko” zbierane za pomocą formularza. Takie informacje często pozyskuje się w jednym w polu, żeby ułatwić użytkownikowi proces wypełniania formularza. Zobaczmy to na przykładzie.

Problematyczna może się okazać sytuacja, gdy chcemy utworzyć listę obecności posortowaną po nazwisku. Sortowanie będzie działać dla pierwszej litery w komórce, a taką jest pierwsza litera imienia. Nam jednak zależy na pierwszej literze nazwiska. Z pomocą przychodzi funkcja „podziel tekst na kolumny” dostępna z poziomu zakładki „Dane”. Jako separator wybieramy odstęp i już po chwili mamy rozdzielone dane na dwie komórki.

Wyrażenia regularne to pewnego rodzaju instrukcje, które umożliwiają dopasowanie dowolnych ciągów znaków do określonego przez nas wzorca. Do ich tworzenia wykorzystuje się operatory. Podstawowe wyrażenia są łatwe w skonstruowaniu, a tworzenie bardziej zaawansowanych opanujesz wraz z praktyką.

W Arkuszach Google z wyrażeń regularnych możesz korzystać w formułach lub funkcji „znajdź i zamień”. Daje nam to pewnego rodzaju elastyczność, ponieważ nie musimy ograniczać się do konkretnego ciągu znaków lub wartości. Na przykład, gdy chcemy w tabeli podmienić wartości konkretnych komórek na występujące po określonym parametrze, możemy to zrobić właśnie z pomocą wyrażeń regularnych. Pokażę to na przykładzie. W komórkach mamy następującą zawartość:

Zależy, nam na tym, żeby w komórkach, które gromadzą imiona dzieci i ich psów, pozostały same imiona zwierząt. W pierwszej kolejności tworzymy wyrażenie regularne, które znajduje ciąg znaków po słowie imię oraz tworzy na jego podstawie grupę. W drugim określamy, że znaleziona zawartość ma podmienić treść w komórce. Używamy do tego sekwencji znaków, gdzie „$1” to informacja, że chcemy podmienić zawartość komórki na treść pierwszej dopasowanej grupy do wyrażenia regularnego. Grupy w wyrażeniu regularnym tworzymy przez objęcie nawiasem () warunku. W przykładzie jest to (.*$).

Całe wyrażenie z przykładu poniżej możemy odczytać jako: dopasuj ciąg wszystkich znaków przed wartością imię po tej wartości, uwzględnij spację oraz stwórz grupę z dopasowanego ciągu wszystkich, które występują później. Brzmi zawile, ale gwarantuję Wam, że opanowanie wyrażeń regularnych w podstawowym stopniu to ogromne ułatwienie.

Klikamy „Zamień wszystko”. Po podmianie, nasze komórki będą zawierać już tylko informację z imieniem zwierzęcia.

Inny przykład dotyczy wykorzystania wyrażeń regularnych w formułach. Mamy listę pozycji, w której szukamy określonego słowa i chcemy policzyć, ile razy one występuje w danym zakresie komórek. W tym celu używamy formuły =licz.jeżeli(zakres;warunek). Na przykładzie poniżej wykorzystanie formuły na dwa sposoby.

Jak widać dopiero formuła z wyrażeniem regularnym poradziła sobie z zadaniem. Wynika to z tego, że formuła bez wyrażenia regularnego policzyłaby tylko komórkę o zawartości Dyzio i nic więcej.

Współpracujecie w zespole na jednym arkuszu? To bardzo dobrze. Może się jednak zdarzyć, że ktoś komuś niechcący przestawi zawartość w komórce. Nic straconego. Szybko można sprawdzić historię zmian dotyczących konkretnej komórki. Jak to zrobić? Na wybranej komórce klikamy prawym przyciskiem myszy, a następnie „Pokaż historię zmian”.

W podobny sposób możesz śledzić historię zmian dla całego pliku. Wystarczy, że klikniesz w datę tuż obok menu Arkuszy, a zobaczysz widok zawierający historię zmian dla całego pliku. To super opcja, żeby cofnąć się kilka kroków, kiedy podczas sortowania, czy pracy nad danymi trafimy w ślepy zaułek.

W artykule wymieniłem podstawowe funkcje, które pomogą Ci przeprowadzić selekcję danych do dalszej analizy. Zachęcam Cię, żebyś wykorzystał, wykorzystała je przy najbliższej okazji. Najlepiej na kilka sposobów. Już samo filtrowanie danych domyślnie udostępnia 19 metod, w tym po niestandardowych formułach, a to kolejna studnia możliwości.

Dobra selekcja danych zaoszczędzi Ci czas na etapie wyciągania wniosków oraz pozwoli zwrócić uwagę na to, co jest naprawdę ważne.

Przeczytaj także:

• Jak wykorzystywać Arkusze Google? Podstawowe funkcje
• Google dla Organizacji Non Profit. Bezpłatne narzędzia do skutecznego zarządzania i komunikacji
• Dokumenty Google – przewodnik dla początkujących
• Dokumenty Google – sztuczki i porady. Część 1
• Dokumenty Google – sztuczki i porady. Część 2
• Kalendarz Google – zorganizuj się w chmurze
• Kalendarz Google – sztuczki i wskazówki

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektora 3.0 i dołącz do naszego newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy! 🙂