Publicystyka - ngo.pl

Udostępniaj kalendarz

Wspólna kolacja, a może nocka i jedzenie na wynos? Możliwość udostępniania kalendarzy to idealna opcja dla par, rodzin, współlokatorów i współpracowników. Wystarczy kilka kliknięć, aby uwzględnić w swoim terminarzu plany drugiej osoby – takiej, której działania są kluczowe dla rozkładu naszego dnia.

Aby dodać kalendarz znajomego, z którym komunikujemy się przez Gmail, należy kliknąć przycisk Menu Główne, oznaczony trzema paskami i ulokowany w lewym, górnym rogu ekranu. Następnie na wyświetlonym pasku wybrać napis "Dodaj kalendarz znajomego" i z rozwiniętej w ten sposób listy wybrać adres mailowy osoby, którą chcemy poprosić o podzielenie się jej kalendarzem.

Jeśli chcemy udostępnić swój własny kalendarz, musimy kliknąć przycisk z trzema kropkami, który pojawi się po zbliżeniu kursora do nazwy naszego kalendarza. Następnie powinniśmy wybrać opcję Ustawienia i Udostępnianie. Otwarte w ten sposób menu zawiera zestaw opcji podpisany jako Udostępnij Wybranym Osobom. Klikając "Dodaj Osoby" możemy wpisać adresy mailowe użytkowników Kalendarza Google, którym planujemy udostępnić nasz terminarz oraz zadeklarować, jakie uprawnienia chcemy im przyznać. Dzięki temu w zależności od naszych preferencji, będą one mogły jedynie widzieć, czy jesteśmy zajęci, znać szczegóły naszego kalendarza lub nawet edytować jego wpisy.

Współdziel kalendarz [tylko z G-suite]

Udostępnianie Kalendarza Google nie sprawdza się, kiedy musimy zsynchronizować działania kilkunastu osób. Pracując profesjonalnie, warto skorzystać z opcji współdzielenia kalendarza. Dzięki niej stworzymy wspólny kalendarz, przypisany całej organizacji, konkretnego projektu lub wydarzenia. Może on służyć do oznaczania urlopów, wspólnych spotkań, organizowania logistyki wydarzeń czy kluczowych terminów dla prowadzonych aktualnie prac. Aby utworzyć nowy, wspólny kalendarz wystarczy otworzyć Menu Główne (trzy paski w lewym, górnym rogu ekranu), a następnie kliknąć “+” w rozwiniętym menu i wybrać opcję Nowy Kalendarz.

W otwartym menu wprowadzamy dane kalendarza. Jeśli nasza organizacja ma domenę zsynchronizowaną z usługami Google, możemy masowo udostępnić ją współpracownikom. W tym celu wybieramy opcję "Udostępnij dla:" i z listy wybieramy naszą domenę. Jeśli nie mamy zapiętej domeny organizacji lub jeśli chcemy udostępnić terminarz tylko wybranym współpracownikom skorzystamy z opcji "Udostępnij wybranym osobom", która pozwala zdefiniować listę użytkowników poprzez wpisywanie ich adresów mailowych.

Twórz wiele kalendarzy

Aby nie łączyć treści służbowych z prywatnymi możemy utworzyć sobie dowolną liczbę kalendarzy. Funkcja ta pozwoli nam również udostępnić współpracownikom specjalnie stworzony w tym celu kalendarz, tworząc namiastkę terminarza współdzielonego, bez konieczności opłacania usługi G-Suite. Nowe kalendarze tworzymy dokładnie tak, jak w akapicie Współdziel kalendarz. Podczas konfiguracji mamy do dyspozycji jednak mniejszą liczbę opcji – podajemy jedynie nazwę i strefę czasową. Utworzony w ten sposób kalendarz pojawi się w formie czystego terminarza, do którego dostęp uzyskamy z poziomu Menu głównego. Kalendarze nie powielają naniesionych treści, dzięki czemu można stosować je w wielu, nawet najbardziej prozaicznych celach.

Jeśli chcemy wykorzystać ten kalendarz do wspólnej pracy w firmie lub organizacji, musimy skorzystać z porad zamieszczonych w akapicie Udostępniaj kalendarz, nadając zaproszonym użytkownikom uprawniania do edytowania treści.

Korzystaj z lokalizacji

Kalendarz Google pozwala na tworzenie wydarzeń, na które mogą być zapraszani inni użytkownicy. Tworząc wpis warto pamiętać o skorzystaniu z opcji Dodaj lokalizację.

Funkcja jest zsynchronizowana z mapami Google, dlatego możemy wykorzystać ją nie tylko do wpisywania dokładnych adresów, ale również nazw miejsc, lokali gastronomicznych czy firm. Zaproszeni użytkownicy, korzystający z mobilnej wersji narzędzia będą mogli po prostu kliknąć nazwę miejsca, aby aktywować nawigację map Google i w ten sposób łatwiej dotrzeć na zaplanowane przez nas spotkanie.

Współpracuj z Gmail

Wiadomości otrzymywane na skrzynkę mailową możemy szybko przerabiać na notatki w Kalendarzu Google, wystarczy że do odbierania maili wykorzystujemy Gmail. Dzięki temu nie będziemy musieli przepisywać informacji i planów docierających do nas pocztą elektroniczną. Wystarczy w oknie skrzynki Gmail wybrać przycisk "Więcej", a następnie na wyświetlonej liście opcji kliknąć "Utwórz wydarzenie". Narzędzie automatycznie wyświetli panel kalendarza Google z opcją dodawania wydarzenia na podstawie materiałów z wiadomości.

Realizuj cele [tylko w aplikacji]

Każdy ma jakieś postanowienia. Sztuka osiągania sukcesu polega na odpowiednim zaplanowaniu ich realizacji. Niewiele osób zdaje sobie sprawę, jak pomocnym wsparciem w tym wypadku może okazać się narzędzie od Google. Wystarczy skorzystać z aplikacji Kalendarz Google na urządzenie mobilne. Po jego uruchomieniu należy kliknąć czerwoną ikonkę ulokowaną w prawym, dolnym rogu ekranu. Rozwija ona listę opcji związanych z dodawaniem nowych wpisów do kalendarza. Wśród nich znajduje się jedna podpisana jako "Twój Cel". Menu funkcji rozróżnia różne typy celów, dlatego niezależnie, czy chcemy regularnie ćwiczyć, czytać książki albo dzwonić do bliskich, zawsze znajdziemy odpowiednią opcję dla siebie.

Po wybraniu typu aktywności, do którego chcemy się umotywować, musimy zdefiniować częstotliwość działania, jego pożądany czas oraz optymalną dla nas porę. Niektóre aktywności można również połączyć z aplikacjami zewnętrznymi np. Google Fit. Proste menu sprawia, że w wyniku kilku kliknięć oprogramowanie samo wyszuka w naszym terminarzu odpowiednie luki, które za naszym pozwoleniem zapełni wybranymi postanowieniami. Narzędzie przypomni również o konieczności wykonania zadania, pozwoli oznaczyć i śledzić postępy w sumiennej realizacji postanowień. Aby uniknąć problemów, aplikacja z dużym wyprzedzeniem pyta użytkownika, czy zaplanowany termin na pewno mu odpowiada.

Stosuj przypomnienia [tylko w aplikacji]

Kupić pomidory, odpisać na sms-a i pożyczyć film od kolegi. Mowa o drobnych czynnościach, które trudno zapisywać w kalendarzu, ale łatwo o nich zapomnieć. Dlatego też przypomnienia Kalendarza Google idealnie uzupełniają podstawowe możliwości narzędzia. Rozwiązanie jest dostępne wyłącznie z poziomu aplikacji na urządzenia mobilne. Aby je aktywować wystarczy wcisnąć czerwony przycisk z plusem, ulokowany w dolnym, prawym rogu interfejsu. Następnie z rozwiniętej listy wybieramy opcję Przypomnienie i wpisać hasłowo, o czym chcemy pamiętać.

Aby całość przebiegała sprawnie, aplikacja będzie wyświetlać nam sugestie popularnych przypomnień. Chodzi o to, aby zapisywanie drobnej czynności zajmowało możliwie najmniej czasu. W ostatnim kroku wybieramy datę wykonania czynności (domyślnie jest to dzień dzisiejszy). Przypomnienia będą się wyświetlać jako niewielkie paski terminarza na głównej stronie Kalendarza Google. Każdą wykonaną czynność możemy łatwo oznaczyć jako ukończoną

Oznaczaj święta i dni wolne

Każdy kraj ma inne święta i dni wolne od pracy. Działania na rynku globalnym stanowią przed nami nietypowe problemy. Czy współpracownik z Indii nie odpisuje, bo nas ignoruje? A może po prostu w Indiach trwają właśnie Urodziny Mahatmy Gandhiego, które są tam dniem wolnym od pracy? Kalendarz Google pozwala na używanie wielu ciekawych szablonów, mogących automatycznie zaznaczać dni wolne od pracy w różnych krajach. Oprócz tego znajdziemy także nakładki zaznaczające święta religijne, fazy księżyca czy terminarze zawodów sportowych.

Aby uruchomić wspomnianą funkcję musimy przejść do zakładki Ustawienia, czyli przycisku z kołem zębatym, ulokowanym w prawym górnym rogu interfejsu. Następnie w otwartym w ten sposób menu rozwinąć panel Dodaj kalendarz i kliknąć Przeglądaj pomocne kalendarze. Dzięki temu otrzymamy dostęp do zestawienia różnych specjalistycznych kalendarzy, których widoczność na stronie głównej możemy wywoływać zaznaczając kwadraciki przy ich nazwie.

Stwórz własną agendę

Najbardziej pracowite dni wymagają szczególnie precyzyjnego planowania. Agenda dnia to idealny sposób, aby jednym spojrzeniem ogarnąć wszystkie plany. Takie zestawienia kalendarz Google opracowuje samodzielnie. Wystarczy zmienić widok wyświetlania treści w kalendarzu na tryb Harmonogram. Jeszcze fajniejszym pomysłem jest automatyczne wysyłanie agendy dnia na adres mailowy, które zmieni nasz kalendarz Google w osobistego asystenta.

Aby aktywować tę opcję wystarczy wcisnąć przycisk Ustawienia oznaczony kołem zębatym w prawym, górnym rogu interfejsu. Następnie należy przejść do sekcji Ustawienia kalendarzy i wybrać z listy kalendarz, z którego chcemy otrzymywać agendę. W otwartym w ten sposób menu znajdujemy panel Powiadomienia Ogólne, a następnie opcję Plan dnia. Oznaczenie Brak zamieniamy na E-mail. Dzięki temu każdego dnia o 5 rano będziemy otrzymywać mailowo ładnie sformatowany harmonogram dnia.

Korzystaj ze skrótów

Znajomość skrótów zazwyczaj oznacza dobrą znajomość danego oprogramowania. Kalendarz Google również pozwala na wykorzystywanie skrótów klawiszowych, zdecydowanie poprawiających efektywność pracy. Oto kilka z nich:

• K lub P - przewijanie do poprzedniego zakresu dat

• J lub N - przewijanie do następnego zakresu dat

• T - przeskocz do dzisiejszej daty

• C - utwórz wydarzenie

• Delete - usuń wydarzenie

• / - wyszukaj

• 1 lub D - widok dni

• 2 lub W - widok tygodni

• 3 lub M - widok miesięcy

• 4 lub X - widok 4 dni

• 5 lub A - harmonogram

Uwzględniaj strefy czasowe

Coraz więcej osób pracuje poza lokalnymi strefami czasowymi. Oznacza to, że pracownicy lub całe firmy działające w Polsce, działają zgodnie z czasem na Tajwanie czy w USA – czyli najwygodniejszym dla ich pracodawców, klientów i partnerów. Organizacja czasu w takim systemie to duże wyzwanie. Odpowiednie warunki do jego realizacji dostarcza Kalendarz Google.

Aby aktywować tę opcję wystarczy wcisnąć przycisk Ustawienia oznaczony kołem zębatym w prawym, górnym rogu interfejsu. Następnie należy przejść do sekcji Ustawienia kalendarzy i wybrać z listy kalendarz, w którym chcemy pracować w innej strefie czasowej. Na górze otwartego menu znajdujemy przycisk Ustaw moją główną strefę czasową. Po jego kliknięciu zobaczymy dwa okienka – główna strefa czasowa i dodatkowa strefa czasowa. Jako główną najlepiej ustawić tę za granicą, zgodnie z którą będziemy ustalać nasz terminarz. Natomiast dodatkowa, czyli lokalna będzie wyświetlać nam się jako podpowiedź w podglądzie dziennym, 4-dobowym i tygodniowym.

Oznacza to, że będziemy mogli wpisywać w kalendarz od razu terminy i godziny ustalone za granicą, a następnie łatwo weryfikować, o której wypadają w naszej strefie czasowej.