Publicystyka - ngo.pl

Jeśli jeszcze nie wykorzystujesz narzędzi Google w codziennej pracy, mam kilka argumentów, które powinny Cię do nich przekonać. Arkusze kalkulacyjne:

• są bezpłatne, wystarczy konto mailowe na Gmailu (organizacje społeczne mogą otrzymać bezpłatny dostęp do biznesowych wersji aplikacji Google poprzez grant).
• możesz tworzyć i edytować online samodzielnie lub z innymi
• możesz wykorzystywać w innych aplikacjach Google np. dokumentach lub prezentacjach jako dynamiczne dane
• mogą posłużyć jako proste aplikacje, szczególnie gdy sięgniesz po dodatki (tzw. wtyczki), przygotowane przez społeczność.

Podstawową funkcją arkuszy są formuły. Z ich pomocą możesz tworzyć samoliczące się wiersze lub kolumny, a także tłumaczyć zwroty na inny język (sprawdź formułę “=googletranslate[…]”). Nie musisz znać wszystkich formuł na pamięć. Często wystarczy wpisać oczekiwany efekt w wyszukiwarkę Google, by znaleźć potrzebne rozwiązanie. Z pomocą przyjdzie Ci także oficjalna dokumentacja.

Poniżej przedstawiam przykładowe funkcje Arkuszy Google, które możesz wykorzystać w codziennej pracy.

Połączenie Formularzy Google z Arkuszami sprawia, że dane od samego początku będą spływać bezpośrednio do wybranego przez Ciebie arkusza. To bardzo dobry punkt wyjścia np. do zbierania zapisów na spotkanie czy uwag ewaluacyjnych po wydarzeniu. Dzięki temu jesteś w stanie na bieżąco analizować uzyskane dane za pomocą formuł (musisz uważać, co planujesz zrobić. W niektórych przypadkach lepiej jest wcześniej utworzyć kopię dla oryginalnych danych).

Do szybkiego wyróżnienia określonych informacji w arkuszu wykorzystaj reguły formatowania. Gdy chcesz np. śledzić informacje o ważności abonamentów na usługi w Twojej organizacji, takich jak: domena, hosting czy licencje do aplikacji, wystarczy, że dla kolumn z datą zakończenia ważności usługi użyjesz podobnej reguły formatowania, jak na poniższym przykładzie.

Wspomniałem wcześniej o tworzeniu kopii dla oryginalnych danych. Jednym ze sposobów na to jest wykorzystanie “=importrange”. Formuła importuje zakres komórek z określonego arkusza kalkulacyjnego. Zaimportowanych danych nie możesz modyfikować (chyba, że w oryginalnym miejscu). Działanie formuły nie wymaga odświeżania. Jeżeli w oryginalnym pliku pojawią się nowe dane, a określony zakres komórek je obejmuje, to dane zostaną automatycznie skopiowane. Odpowiednio zbudowany arkusz z pomocą tej formuły, pozwoli Ci kontrolować wszystkie informacje w jednym pliku np. w organizowanym przez Ciebie wydarzeniu. W pierwszej zakładce sprawdzisz zgłoszenia uczestników, w drugiej będziesz miał/a bieżący podgląd na budżet oraz ilość i rozmiary koszulek, które powinny zostać zamówione. W kolejnej możesz ustawić wykresy, które podsumują najważniejsze dla Ciebie informacje np. pozostałe na widowni miejsca lub stopień wykorzystania budżetu.

Zerknij na poniższy przykład. Surowe dane z innego arkusza importowane są do arkusza docelowego za pomocą formuły importrange, a następnie za pomocą formuły countifs uzyskiwane są potrzebne informacje o liczbie uczestników z konkretnych miast (pod wartością $A29 występuje nazwa miasta).

Pamiętaj, że każdy utworzony przez Ciebie arkusz możesz opublikować w Internecie lub wykorzystać go jako dynamiczną bazę danych do wykresów lub tabelek, których użyjesz w prezentacjach lub dokumentach Google. Być może w taki sposób stworzysz portfolio swoich projektów wraz z możliwością ich komentowania.

Wymienione wyżej przykłady to tylko wycinek możliwości Arkuszy Google. Próbuj skorzystać z nich za każdym razem, gdy wydaje Ci się, że mogą być pomocne. Szukaj gotowych szablonów lub twórz je samodzielnie, a następnie testuj i ulepszaj. To najszybszy sposób, by zacząć korzystać efektywnie z możliwości aplikacji. Zastosowań jest cała masa.

Dla mnie Arkusze Google to podstawowe narzędzie, ilekroć organizuję wydarzenie. W połączeniu z Formularzami Google i wtyczkami pozwalają mi kontrolować wszystkie istotne dla mnie informacje w jednym miejscu.

• Pomoc i szkolenia dotyczące Arkuszy Google – jeżeli dopiero zaczynasz korzystać z Arkuszy Google sięgnij po tą stronę, znajdziesz tam wyjaśnienie od podstaw interfejsu po przykłady jak wykorzystać arkusze na różne sposoby.
• Ben Collins – znajdziesz tutaj mnóstwo wiedzy (po angielsku) o arkuszach google na poziomie podstawowym i zaawansowanym.
• Dokumenty Google – przewodnik dla początkujących
• Dokumenty Google – sztuczki i porady. Część 1
• Dokumenty Google – sztuczki i porady. Część 2
• Kalendarz Google – sztuczki i wskazówki
• Buduj wartość produktów Twojej NGO dzięki bezpłatnym reklamom Google’a. Materiały po webinarium portalu ngo.pl